¿Cómo manejar las Finanzas en una empresa pequeña mediana familiar?

Vamos a poner como ejemplo un cliente de nuestra empresa:

El padre fundador con 100% de acciones invitó a trabajar a sus 4 hijos ya maduros, los cuales actúan como gerentes. Son emprendedores sin estudios profesionales y en la segunda generación. En el diagnóstico que realizamos se reveló la siguiente información:

• No tenían Plan Comercial, venden en el Centro de Lima.

• No sabían el costo real contable de los productos.

• Compraban productos de importación por intuición.

• Usaban líneas de bancos para compra de mercadería y la pagaban en 12 a 24 meses a tasas de interés mayores a 13% TEA.

• No tenían un área de RRHH.

• Los 4 gerentes tomaban decisiones en todas las áreas.

• Los empleados estaban confundidos con órdenes de todos los gerentes.

• Solo se emitía un ESF una vez al año junto con la DJ anual, es decir al año siguiente. No se tenía conocimiento de los números reales del negocio.

• Su contabilidad solamente liquidaba impuestos.

• No tenían presupuesto, planning tributario ni flujo de caja.

• No tenían conocimiento de sus requerimientos de líneas de crédito para financiar su capital de trabajo e importaciones.

La situación descrita es muy común en empresas pequeñas y medianas familiares.

Luego de largos comités con el dueño y los gerentes, pudieron entender que debían profesionalizar la empresa y usar un modelo de gestión empresarial.

Por lo que resumimos las acciones que se tomaron:

ORGANIZAR y CAPACITAR

Se diseñó el Manual de Organización y Funciones, y el Manual de Procedimientos. Dura tarea, nunca existió un modelo de organización definido y se cruzaban las funciones. Con este nuevo modelo la empresa y su personal ya sabía y tenía claro cuáles eran sus funciones, además de los procedimientos a seguir.

Se realizó un coaching personalizado a los gerentes y un coaching grupal para que entiendan su rol y sus funciones.

CONTABILIDAD

Emitir estados financieros mensuales confiables y a tiempo. Se cambió al contador y de sistema contable.

PLANIFICACION COMERCIAL

Diseño del plan comercial por producto, familias, estacionalidad, incluye márgenes. Este objetivo se logró con reuniones del equipo de trabajo, primero capacitándolos y luego haciéndolo juntos en equipo.

Luego del plan comercial, se trabajó el plan de compras, evitando la compra de stocks innecesarios, base para el correcto cálculo de la necesidad de capital de trabajo e importaciones.

Elaboración del presupuesto anual y mensual. Definición de Kpis y ratios objetivo.

Elaboración del flujo de caja mensual y anual.

Con esta información calculamos las necesidades operativas y se estableció utilizar una línea de importaciones a 120 días pagadera con la misma venta. Además, se detectó que la deuda de corto actual se había vuelto estructural, es decir se vió necesario el re-perfilamiento de pasivos de corto a largo plazo.

EJECUCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Luego vino la actividad más difícil, que todo lo implementado se cumpla y se controle.

Si deseas saber más de este tema importante, el Equipo Externo Experto de Finanzas de Eva Consulting te puede ayudar a resolver tus dudas

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