Cómo manejar los resultados de los exámenes médicos ocupacionales en el interior de la empresa

Las empresas no siempre tienen claro cómo manejar los resultados de los exámenes médicos ocupacionales en el interno de la organización.

El principio fundamental que debe tomarse en cuenta es que los resultados de un examen médico son confidenciales. Ello está establecido en el artículo 25 de la Ley General de Salud, la cual además establece 05 excepciones en las que dicha información médica se puede compartir, las cuales son:

1. En caso de consentimiento del paciente.
2. Cuando la autoridad judicial lo requiere.
3. Cuando se use en investigación manteniendo el anonimato.
4. Cuando se proporciona a familiares o allegados para beneficiar al paciente, siempre que él no lo prohíba expresamente.
5. Cuando se proporciona a la autoridad de salud por enfermedades de declaración o notificación.

Adicionalmente en el caso de exámenes médicos ocupacionales, y de acuerdo a lo contemplado en la RM-312-2011-MINSA,  el trabajador autoriza bajo consentimiento escrito, para que el médico ocupacional reciba la información médica producto del examen médico ocupacional. Así mismo en el artículo 123 del DS-021-2016-EM, se establece que la copia de la historia médica ocupacional debe ser enviada al médico ocupacional para los fines de gestión en la empresa. 

Por tanto, es importante que la empresa tenga presente las restricciones que puede tener el manejo de los documentos producto del examen médico ocupacional.

Los exámenes médicos ocupacionales tienen como producto 3 documentos principales:

1. Certificado de aptitud, que principalmente registra la aptitud para el puesto de trabajo con algunas recomendaciones de índole ocupacional. Por ejemplo Usar permanentemente los protectores auditivos. No debe incluir diagnósticos de enfermedad común ni recomendaciones para ello, por ejemplo: Realizar control con urólogo de manera anual.
2. Ficha médica ocupacional. Contiene todo el detalle de los resultados del examen y los diagnósticos, siendo ello confidencial.
3. Informes de exámenes auxiliares, igualmente con información médica confidencial.

Entonces, ¿cómo debiesen manejarse los documentos producto del examen médico ocupacional?

1. El certificado de aptitud, es un documento al cual pueden acceder  el personal administrativo además del personal de salud.  Por ejemplo el personal de Recursos Humanos. Usualmente los establecimientos de salud brindan el acceso vía web a este documento a las personas que tienen el permiso.
2. La ficha médica ocupacional es un documento al cual tienen acceso solo los médicos. Igualmente el establecimiento de salud brinda el acceso vía web brindado usuarios y claves solo al personal médico.

El médico ocupacional debe mantener la reserva con la documentación Contiene información médica confidencial. 

¿Qué es lo que se puede mostrar en las auditorías?

En las auditorías, ya sean corporativas o de la autoridad nacional, lo que puede mostrarse en el peor de los casos son los certificados de aptitud. Usualmente es suficiente el listado de trabajadores con las fechas de examen y aptitud. En las auditorías no es posible mostrar la ficha ocupacional ni el resto de la historia clínica. 

¿Es necesario que la empresa guarde una copia de la historia clínica?

Es recomendable que los médicos ocupacionales guarden las copias de las historias clínicas ocupacionales aunque no estén obligados, al margen que el original de dicha información se mantenga en el establecimiento de salud. En caso no se guarden, es posible solicitar la copia al establecimiento de salud o acceder vía su portal web donde usualmente las historias ocupacionales siempre están disponibles.

Cuando un establecimiento de salud cierra por alguna razón, las historias debiesen pasar a la red de salud a la cual pertenece según esta normado, sin embargo este procedimiento no siempre se cumple existiendo el riesgo de que la empresa no pueda acceder a las historias de sus trabajadores.

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