Cómo usar la tecnología para impulsar la comunicación de equipos

La mayoría de los brokers y agentes están acostumbrados a la idea de apoyar sus actividades cotidianas con herramientas digitales y tienen sistemas configurados para hacerlo. Sin embargo, no todas las oficinas tienen canales de comunicación digital claramente definidos dentro de sus equipos más allá de correos electrónicos o llamadas telefónicas, y aún menos habrán previsto la situación 100% digital en la que nos encontramos ahora.

Ya que muchos de nosotros estaremos obligados a trabajar de forma remota en los próximos días o semanas, es importante elegir sabiamente los canales de comunicación digital. Es importante elegir un conjunto de herramientas que nuestro equipo pueda adoptar rápida y fácilmente. Existen innumerables opciones para ayudarnos a administrar nuestro equipo de forma remota: este artículo tiene como objetivo ofrecerle un punto de partida.

Más que correo electrónico y llamadas telefónicas

Los correos electrónicos tienen un lugar en nuestras comunicaciones internas, pero deben reservarse más para comunicaciones oficiales. Las llamadas telefónicas son rápidas y simples, pero se pierde rápidamente la noción de los detalles discutidos a menos que los anotemos simultáneamente y luego los envíemos por correo electrónico. Para temas más urgentes y para evitar que las bandejas de entrada de nuestros colegas exploten, consideremos usar plataformas como Slack o Facebook Workplace.. Con estas soluciones de mensajería instantánea, podemos asignar tareas, realizar un seguimiento de los temas de discusión y enviar archivos de un lado a otro. Es la conveniencia de una llamada telefónica con los beneficios organizacionales del correo electrónico.

Estar allí cara a cara

En los próximos días y semanas, será cada vez más difícil, si no imposible, que los equipos tengan reuniones en persona. Mientras tanto, los plazos continúan acercándose, los colegas debemos alinearnos y la interacción humana regular debe mantenerse.

El uso de la videoconferencia no es nada nuevo y la mayoría de nosotros hemos estado utilizando servicios como WhatsApp y Skype durante algunos años. Pero las videollamadas han recorrido un largo camino y hoy en día existen herramientas como Zoom o GoToMeeting que permiten tener un gran número de participantes en una sola llamada sin pérdida de calidad ni del video ni del audio.

Con Zoom, es posible grabar la reunión y recibir tanto el video con grabaciones de audio como el audio inmediatamente después de que la reunión haya finalizado. GoToMeeting es una de las soluciones de capacitación en línea más sólidas que existen y ciertamente vale la pena considerarla si deseamos continuar apoyando a nuestros equipos con nueva información en masa.

RE / MAX Italia ha utilizado recientemente GoToMeeting para organizar con éxito un seminario web de capacitación para más de 1000 asistentes.

Estar todos alineados

Durante estos tiempos difíciles, es más importante que nunca que los equipos se mantengan coordinados, claros y seguros en las tareas que realizan. Si aún no lo has hecho, te recomendamos utilizar una herramienta de gestión de proyectos como Asana, Trello o Evernote para seguir el progreso de cada uno de tus proyectos. Además de proporcionar claridad, estas herramientas también pueden agregar responsabilidad y un positivo impulso mental cuando nuestro equipo ve que los objetivos están siendo cumplidos.

El acceso a documentos e información es clave para el éxito continuo de nuestro negocio. Asegúremosnos de tener una VPN (red privada virtual) configurada a la que todos los miembros de nuestro equipo puedan acceder desde sus hogares. Asegúremonos de proporcionar a nuestro equipo (o al menos a los jugadores clave) una ordenador portátil durante este período de oficina en casa. Tu departamento técnico o un consultor de TI deben poder asesorarte más.

Si el tiempo o los recursos técnicos son un problema al implementar una VPN, podemos cerrar temporalmente la brecha de información configurando un equipo, Dropbox, trabajando a través de Google Docs o Microsoft Teams . Esto también asegurará que nuestro personal pueda colaborar en un documento central sin la necesidad de tener diferentes versiones volando.

Para obtener una lista más completa de los tipos de herramientas de trabajo remotas disponibles, te recomiendo que consultes este artículo de The Couch Manager. Lo más importante es adoptar herramientas que se ajusten a las necesidades y al estilo de trabajo de tu equipo. Mantenga el contacto regular, el apoyo mutuo y tenga proyección de futuro.

Y sobre todo, debemos mantenernos ocupados, sanos y en contacto regular con nuestros clientes. Es nuestra actitud la que define cuán exitosamente saldremos de esta crisis, y nuestra actitud es lo que nuestros clientes recordarán mucho después de que este período difícil haya pasado.

 No dudes en contactarme, será un placer conversar sobre el desarrollo de tu negocio.

Fuente: Remax Europa

Carlos Arribas Delegado Expansión @Remax. Ayudando personas a crecer.

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