¿Cómo verificar si tu proveedor de facturación cumple sus obligaciones?

Para garantizar la validez de tus facturas electrónicas, tu Proveedor Autorizado de Certificación (PCCFDI) tiene que estar autorizado por el SAT, pero además cumplir ciertas obligaciones en la prestación de su servicio. 

Toma en cuenta lo siguiente, nos interesa contribuir a tu tranquilidad fiscal. Verifica que tu sistema o servicio de facturación sea otorgado por un proveedor autorizado por el SAT 

1. Identifica en la versión PDF de una factura electrónica el RFC del proveedor de certificación
2. Busca en internet el RFC para que obtengas como resultado información pública del proveedor, como su nombre o sitio web.
3. Ingresa al sitio web del proveedor y busca el logotipo oficial del SAT, ahí encontrarás el número de autorización que tiene asignado. Suele estar a pie de página del sitio.
4. Entra a la página de la lista de proveedores autorizados que el SAT publica en su portal y confirma que el nombre comercial, la razón social, RFC del PCCFDI y el número de proveedor autorizado correspondan con los registrados por el SAT, en esta página: http://omawww.sat.gob.mx/tramitesyservicios/Paginas/proveedores_autorizados_certificacion.htm
5. Si todo coincide, esa factura fue validada y certificada por un proveedor autorizado por el SAT

Antes de contratar revisa el contrato y niveles de servicio

• Revisa el contrato de servicios

El proveedor de facturación está obligado a celebrar contigo un contrato de servicio que debe estipular lo relativo al manejo, seguridad y confidencialidad de la información, protección de datos personales y tiempos de respuesta ante problemas con el servicio.

• Manuales de usuario

El proveedor te debe proporcionar manuales y tutoriales en línea para ayudarte en el uso de su sistema.

• Preguntas frecuentes

Debe tener publicada una lista de preguntas frecuentes de su sistema y/o servicio.

• Servicio de soporte y atención a clientes

Debe contar con un servicio de recepción y atención de quejas y solicitudes de soporte que deberán ser atendidas en un plazo no mayor a dos horas y resueltas en un plazo no mayor a ocho horas.

Aplicación gratuita

Sabías que todos los proveedores de certificación de facturas electrónicas deben ofrecer una versión gratis de sus servicios, esta opción debe cumplir al menos las siguientes características:

1. Permitir la emisión y certificación de CFDIs uno a uno.
2. Debe permitir incorporar por lo menos el complemento para recepción de pagos y el complemento de timbre fiscal digital.
3. Disponibilidad las 24 horas de los 365 días del año.
4.  Permitir la consulta, impresión y almacenamiento durante tres meses posteriores a la fecha de certificación de la factura electrónica.

Si tienes dudas con respecto a la autorización de un proveedor o del cumplimiento de sus obligaciones, puedes llamar a MarcaSAT en los números 627 22 728 (Ciudad de México) o 01 55 627 22 728 (resto del país).

La verificación cuidadosa de la autorización y cumplimiento de obligaciones de tu proveedor de facturación es más que una buena práctica; es un escudo contra irregularidades que podrían afectar la integridad de tu negocio y tu conformidad fiscal. Al seguir estos pasos, te aseguras de que cada factura electrónica tenga plena validez ante el SAT y que los servicios recibidos cumplan con los estándares de calidad y seguridad requeridos. Este proceso fortalece la transparencia en tus operaciones, y te brinda la confianza de que estás construyendo tu negocio sobre una base sólida y conforme a la ley.