Certificación IVA IEPS-CIVA, Calendario de Actividades y Responsables

‘’No pierdas tu Certificación, No arriesgues tu Certificación, No Incumplas tu Certificación IVA IEPS‘’ - José Castañón Aduanas-Comercio Exterior

Qué tal colegas, espero todos se encuentren bien, vamos a hablar de un tema muy importante, interesante y definitivamente disciplinado, SI SEÑOR! Un servidor lo determina ‘’Deja que la Tecnología o Herramientas Trabajen Para Ti‘ ’ , y bueno no específicamente eso quiere decir que dejemos que la tecnología nos renueve, nos certifique, nos cumpla todo con un solo clic en la computadora, consiga toda la información y datos como si fuera IA o un asesor externo, simplemente hoy hablaré de una herramienta sencilla que nos puede ayudar a colaborar en el cumplimiento y recordatorios, es la creación de un Calendario GANTT y Calendario APP o simplemente un Excel, es muy sencillo si lo sabes aplicar.

La Certificación en materia de IVA-IEPS no es una actividad o una labor de solamente un departamento, una sola persona, incluye varios departamentos o áreas, incluye diferentes personas, también depende de las empresas y la estructura de las áreas de trabajo, pero bueno entremos en contexto SI SEÑOR! La certificación a partir del 2015 a los colegas aduaneros y de cumplimiento nos desarrolló más actividades y administración, el Gobierno determino opciones y una era pagarían el I.V.A. las empresas que importan temporalmente o se certificaran en materia de IVA e IEPS (A,AA,AAA) , tomaremos otros capítulos para hablar como se desarrolló esta certificación y más a detalle los requisitos, ahorita lo que les quiero hablar es la importancia de llevar un calendario o calendarización de actividades y responsables con fechas de medibles, que nos pueden ayudar a estructurar lo que es el cumplimiento y recordar sobre todo sin necesidad de olvidar algo.

En ocasiones se considera que el cumplimiento o la renovación de la empresa en certificaciones solo es en el mes previo o 30 días dentro del periodo a vencer, negativo colega, es una estructura que mes con mes y ciertas actividades tienes que estar cumpliendo en el momento para poder tener vigencia en ella o renovar, lo cual aquí les voy a determinar algunas recomendaciones y como lleven una gráfica o diagrama de Gantt o calendario que les pueda ayudar a delegar:

Puede ser una tabla de Excel Checklist, un Gantt, Software de gestión de tareas o una App en tu dispositivo móvil, con la siguiente estructura:

1. La actividad a desempeñar o descripción, debe ser clara y precisa, de aquí se desprende lo principal que llevar a cumplir o administrar. Les recomiendo ser precisos, inclusivo asignar por rubros y prioridades, existen tareas que si no cumples puedes perder o te cancelan la CIVA. Es importante aquí asignes las tareas de requisitos y obligaciones una por una. Cuanto más claras las actividades es mejor para cumplir.
2. Cronología, fecha de Inicio de actividad y fecha final, con porcentaje de avance o status, esto es opcional, pero para un servidor es super importante, te ayuda a estar revisando el progreso y cumplimiento, es indispensable llevar fechas de compromiso. Te puede ayudar asignar también rubros en caso sean tareas de mes con mes o una actividad solamente de revisión o monitoreo como decimos acá en el norte.
3. El responsable de la actividad y/o el área, aquí es importante y en ocasiones recomiendo ademas asignar el contacto como correo electrónico, teléfono y un suplente, debes asignar a alguien que tenga conocimiento del tema, de lo contrario es posible no tome la responsabilidad con la importancia adecuada.
4. Tipo de obligación en documento o información, en ocasiones son tareas que requieren de un documento con ciertas especificaciones y aquí tienes que estar recabando estos documentos o también puede ser solamente información por escrito, depende de la obligación y/o requisitos. Algunos comparten un documento en Google por ejemplo, donde cada área que se asigna sube su información en automático. Es importante tener cuidado quien tiene acceso a la información, puede ser confidencial para la empresa o el usuario.
5. Campo de comentarios, este rubro es de lo más común, aquí se asignan textos que indican algo más específico por ejemplo una tarea que no es este cumpliendo en tiempo y forma, o existe un problema para cumplirla o dudas, lo importante es que el texto se acompañe de cómo se resolverá o quién lo resolverá.

Algunos colegas asignan colores en las celdas en caso utilicen Excel para indicar la importancia de la tarea o fecha a vencer, como lo mencionaba hoy en día existen herramientas como aplicaciones en tu dispositivo móvil que se pueden compartir a las personas o áreas correspondientes y puedes asignarles alertas para que mes tras mes o actividad esté recordando que cumplir, todo va a depender de que tú quieras elegir y sea la que te funcione.

Es importante llevar un seguimiento después de la entrega o cumplimiento de tarea, informando los resultados a los involucrados o los retos que llevaron a ello por medio de un informe.

Otra situación que siempre recomiendo es llevar una capacitación interna sobre las actividades que cumplir y la importancia, esto ayuda demasiado al momento de asignar tareas.

 ¡Referente al artículo, me agradaría conocer su punto de vista, amigas, amigos y colegas! Nos vemos pronto, Gracias por su tiempo.

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José Castañón- Aduanas y Comercio Exterior

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