Ciclo de vida de las Subvenciones

El proceso de concesión sigue un ciclo de vida lineal que incluye la creación de oportunidades de financiación, la solicitud, la toma de decisiones de adjudicación y la implementación exitosa. Las acciones específicas a lo largo del ciclo de vida se agrupan en tres fases principales. Cada una de las tres fases:

·        Fase previa a la adjudicación - Oportunidades de financiación y revisión de la solicitud

·        Fase de adjudicación - Decisiones de adjudicación y notificaciones

·        Premio Post - Implementación, Informes y Liquidación

Fase previa a la adjudicación

En las primeras etapas del proceso de subvención, la agencia de concesión de subvenciones planifica y desarrolla un programa de financiación basado en su misión, la Administración y las iniciativas del Congreso.

A continuación, la agencia de otorgamiento de subvenciones anuncia formalmente la oportunidad de financiación, publicitándola a las comunidades solicitantes e invitando a propuestas adaptadas para abordar la misión del programa.

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Se debe hacer uso de las herramientas de búsqueda, para encontrar oportunidades de financiación para las que su organización es elegible y que coincidan con la misión de su organización.

Una vez se ha identificado una oportunidad para solicitarla, se debe verificar la oportunidad de financiamiento, identificar los requisitos especificados por la agencia que otorga la subvención.

Solicitud

Completar una solicitud de subvención puede llevar semanas (1 – 3). Usualmente los formularios de solicitud requieren de todo, desde información básica de la organización hasta explicaciones del trabajo propuesto y datos financieros. Cuando se completa un paquete de solicitud según las instrucciones de oportunidad y se comprueban los errores.

Envío 

Cuando se envía una solicitud, la agencia que otorga la subvención recupera la solicitud y se evalúa su cumplimiento. Si supera el examen inicial, la solicitud se envía al programa de la agencia correspondiente para su consideración. En este punto, comienza el procesamiento de la solicitud del otorgante.

Establecer el vínculo

Como solicitantes es necesario rastrear el estado de las solicitudes comunicándose con la agencia de concesión de subvenciones. El proceso de estado de la solicitud es manejado de manera diferente por cada agencia.

A medida que el organismo de financiación revise las solicitudes, participarán una serie de partes interesadas del programa. El proceso de revisión lleva tiempo y varía según el tipo de subvención. A medida que se lleva a cabo el proceso de revisión, las agencias otorgantes de subvenciones pueden actualizar a los solicitantes sobre el estado de su solicitud.

Fase de adjudicación

Cuando el proceso de revisión se ha completado, la agencia de financiación notifica a los solicitantes si recibieron o no una subvención. La agencia también comienza a trabajar con el destinatario del premio para finalizar el marco legal para el acuerdo de financiación. Después de esto, los fondos se desembolsan.

Inicio

Después de que un solicitante recibe una notificación de adjudicación y se han desembolsado los fondos, inicia la implementación del proyecto.

Como destinatarios de la subvención, es responsable de cumplir con los requisitos administrativos, financieros y de informes programáticos requeridos por él financiador.

Fase de adjudicación posterior

Después de que se ha desembolsado un premio, un oficial de administración de subvenciones en la agencia de financiamiento supervisa el cumplimiento de informes de un adjudicatario. Este proceso se extiende a lo largo de la duración de la concesión de la subvención e implica la revisión de los informes presentados. Los representantes de la agencia otorgante pueden realizar visitas in situ con el director del proyecto y el personal de implementación. La supervisión también puede ocurrir en forma de auditoría.

Progreso

Existen dos tipos principales de informes de financiación y se deben presentar de forma regular: informes financieros e informes programáticos. Estos informes proporcionan información sobre el estado financiero general y el rendimiento del programa del proyecto de subvención. Los destinatarios de subvenciones también deben responder a cualquier solicitud de auditoría relacionada con la concesión.

A medida que los informes y los datos financieros se transmiten a la agencia otorgante, las partes interesadas del programa se aseguran de que se cumplan todos los requisitos. Al completar todos los requisitos de cierre, incluida una revisión de los informes financieros y técnicos finales del adjudicatario, el ciclo de vida de la subvención llega a su fin.