Cinco ideas para revisar y controlar sus costos

En los negocios sólo hay dos formas de elevar la rentabilidad: incrementar las ventas y reducir costos. Aumentar las ventas es algo muy factible, además de necesario, y puede producir un crecimiento notable en la rentabilidad de un negocio. Sin embargo, es algo que toma tiempo y que no ocurrirá de la noche a la mañana. En cambio, el recortar costos es generalmente un proceso relativamente rápido y “fácil” (entre comillas porque implica a veces decisiones complicadas). De los negocios que he conocido, es típico encontrar oportunidades de ahorro entre el 10 y el 20%, simplemente al reducir gastos innecesarios o que impactan poco en el resultado. Es importante mencionar que todo negocio tiene un límite inferior, un piso, del cual ya no es posible reducir costos sin impactar la calidad del servicio o del producto, o la capacidad de ejecutar eficientemente sus procesos. En ningún momento sugiero traspasar este límite inferior, pero sí sugiero que lo conozcamos y que eliminemos todo aquello que contribuye poco o nada al resultado final de la empresa.

Quiero presentar cinco ideas para revisar y controlar los costos en los negocios. Aunque quizá son muy evidentes, a veces obviamos el proceso de revisarlas e implementarlas, simplemente porque psicológicamente nos resistimos a cualquier cosa que pueda implicar cambio o incomodidad (aunque temporal). En lo que veremos a continuación, el énfasis está en la búsqueda de generación de liquidez, de efectivo, para que el negocio pueda crecer, desarrollarse e impactar a sus grupos interesados efectivamente.

Idea #1: Antes de incurrir en un nuevo costo pregúntese si es realmente necesario

Debemos tener cuidado cuando decidimos incurrir en nuevos costos, cuestionándonos seriamente si son necesarios. Particularmente hay que tener cuidado con aquellos costos que vemos como “inversión”, bajo la premisa de que generarán un retorno. Si la forma en que el retorno se producirá es poco clara, o hay riesgos involucrados, se debe evitar este costo hasta clarificar este punto.

Idea #2: Haga un análisis detallado de los gastos, evaluando impacto en ventas y rentabilidad

Elabore un listado de todos sus gastos en su hoja electrónica preferida y determine cuánto ha impactado cada línea de gasto en dos dimensiones: Ventas y Rentabilidad. Si son gastos que han producido ventas o han mejorado las utilidades, estos son gastos a los que debemos tratar de privilegiar. Todos los demás, especialmente los recurrentes, deben ser revisados con esa misma lupa.

Idea #3: Determine el porcentaje mínimo necesario de reducción de costos que requiere para “normalizar” la rentabilidad del negocio

Muchas veces las empresas dejan que sus costos escalen al mismo ritmo que sus ventas, y luego – cuando estas bajan o son interrumpidas – se quedan con un nivel alto de costos sin los ingresos que los sustenten. Si se encuentra ante la necesidad de revisar sus costos, determine qué porcentaje es necesario reducir y súmele entre 3 y 5 puntos porcentuales adicionales. Si por ejemplo, necesita reducir 5%, busque oportunidades por un 10%. La razón de esto es que cuando haga los recortes, seguramente descubrirá que hay gastos o costos que no podía recortar o que debe retractarse en algunos casos de la decisión. También hay costos que se podrán reducir paulatinamente y no en el momento que se toma la decisión, o que hay cuentas pendientes de pagar asociadas a ese rubro. Este “colchón” de 5% se considera precisamente para dar espacio a esas posibilidades.

Idea #4: Elimine todos los costos que no sean necesarios para que su negocio funcione eficientemente o que ayuden a tener a sus clientes satisfechos

Esto cae de su peso, pero es importante recalcarlo. No elimine aquello que produce el resultado y que contribuye a generar valor. Elimine la “grasa” únicamente. Negocie todos los gastos que quedan, excepto la planilla. Busque mejorar términos y condiciones, obtener concesiones en términos de pago, descuentos por pago anticipado o por volumen (en caso de productos de alta rotación).

Idea #5: Clasifique los gastos y congele la deuda

Cada línea de gastos debe ser revisada y clasificada en una de estas categorías: (a) Gastos que generan utilidad directamente (la palabra clave es “directamente”), (b) Gastos que pueden ser necesarios pero que podrían ser reemplazados con otra alternativa más económica o eficiente, (c) Gastos que no son necesarios para servir a nuestros clientes a través de nuestros productos o servicios. Cualquier forma de efectivo saliendo de su negocio debe clasificarse así. Es recomendable que para este proceso se busque apoyo externo de alguien que esté menos involucrado sentimentalmente con la decisión. Finalmente, tome la decisión de congelar efectivamente la deuda de su negocio, es decir, no incurrir en endeudamiento adicional para hacer frente a gastos operativos.

Con estas cinco ideas espero aportar un marco de referencia para considerar opciones de mejora de la rentabilidad en sus negocios. Nuestro país, nuestro mundo, necesita de empresarios que gestionen negocios rentables. Es la única forma que podremos salir adelante de esta crisis generada por lo que nos ha tocado vivir en el último año y medio con la pandemia.