Claves para una reunión virtual de trabajo exitosa
Andenissa Lo Gatto
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La reunión virtual
La reunión virtual de trabajo se ha transformado en una actividad muy frecuente, sobre todo en el último año debido al confinamiento producto de la pandemia.
El crecimiento del home office ha introducido a la reunión virtual de trabajo como una de las herramientas más potentes a la hora de relacionar personas en el ámbito.
En este sentido, existen algunas pautas que serán necesarias y satisfactorias a la hora de llevar a cabo una reunión virtual de trabajo, y lograr el éxito.
Conectividad y espacio
Resulta muy relevante que la conexión se mantenga estable durante la reunión y que la comunicación no se interrumpa.
En ese punto, se recomienda realizar una prueba previa de la plataforma a utilizar, para asegurar un correcto funcionamiento.
Respecto del espacio, este deberá estar libre de ruidos y protegido de imprevistos como sonidos de teléfonos o timbres.
Apariencia personal
Aunque pareciera no ser tan importante la apariencia personal y el atuendo para la situación, en realidad sí lo es y mucho.
De hecho, determinadas personas asocian la apariencia propia con el compromiso que se tiene hacia el otro, cómo le interesa relacionarse y llegar a él.
De todas formas, en este punto se tendrá en cuenta cuál es la clase de reunión que se llevará a cabo, para establecer la vestimenta más adecuada a la misma.
Planificación
Para organizar el tiempo y lograr participación, será necesario establecer una planificación de los segmentos temáticos con los que contará la reunión.
Además se deberán priorizar los objetivos, dado que muchas veces las reuniones se pueden extender y será necesario resguardar los temas relevantes primero.
Por su parte, contar con algunos apuntes preelaborados es un buen instrumento para no perder de vista los temas importantes e imprescindibles a tratar.
Duración
Las reuniones muy extendidas generan estrés y malestar entre los participantes. Las reuniones deberán ser de corta duración si se desea mantener una atención activa.
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En este sentido es menester tener en cuenta el tiempo utilizado por cada integrante que deba hacerlo, como así también considerar un espacio ocasional de comentarios.
Lo ideal es cumplir con los tiempos determinados de duración del encuentro y finalizar de acuerdo a lo acordado, o incluso antes.
Modulación
Teniendo en claro el contexto y los objetivos, se puede determinar la expresión y postura adecuada que se debe adoptar.
Durante el desarrollo de la reunión es importante mantener una modulación segura de la voz y con la mayor claridad posible.
A su vez se recomienda sonreír y usar el sentido del humor como en las reuniones presenciales, generando de esta forma una ambiente de comodidad.
Invitaciones
Existen varios softwares que permiten enviar de manera masiva, las invitaciones a las reuniones y sus posteriores recordatorios para garantizar la asistencia.
En este punto es aconsejable chequear varias veces que la información del encuentro sea la correcta, así como también los medios de contacto para cualquier eventualidad.
Programa e información previa
Para tener una reunión virtual exitosa, lo ideal es enviar un programa o información previa sobre los temas a desarrollar.
El mismo contendrá los segmentos a tratar y las voces e intervenciones pautadas, todo con sus respectivos márgenes de tiempo.
Esto generará orden, participación e inclusión, dado que los invitados podrán planificar sus intervenciones de acuerdo a sus intereses.
Claves para una reunión virtual de trabajo exitosa
Tanto en lo presencial como en lo virtual, la reunión de trabajo tiene sus particularidades para lograr que sea completamente efectiva.
La organización y ciertas reglas específicas transformaran una reunión de trabajo en un encuentro exitoso y agradable.
Lic. Maria Soledad Luna