Por qué se debería limitar el numero de reuniones virtuales? Y cómo esto afecta la eficiencia de mi equipo?

En la normalidad del pasado había un síndrome de reunionitis, muchas áreas gerenciales mantenían reuniones para definir cuando sería la reunión del siguiente mes, y aunque era muy ineficiente esta práctica de reunión tras reunión, en nuestra nueva normalidad, se ha incrementado de forma abismal.

En esta nueva normalidad al no existir un desplazamiento o incluso al no divisar a nuestro a equipo con la cabeza clavada hacía el computador es muy sencillo pedir una reunión virtual, las cuales toman en promedio 1 hora de tiempo, y que se dan sin la mínima planificación, reunión tras reunión quitando tiempo valioso para la ejecución de los planes de trabajo han hecho que muchos colaboradores decidan querer volver rápidamente a las oficinas.

No obstante desde mi perspectiva podría existir varias formas en las cuales podemos atacar esto, existe la forma de - Aceptar que esto puede detener o generar incumplimientos en los planes de trabajo - o la de - Planificar el tiempo de reuniones y limitarlas a un porcentaje máximo de tiempo en la semana -

Aceptar el impacto de las reuniones en los planes de trabajo

Aceptar el impacto de la reuniones en los planes de trabajo es muy importante, porque si yo soy un generador de reuniones virtuales debo aceptar que estoy quitando tiempo de ejecución a mis planes de trabajo, empecemos con un ejercicio sencillo, vamos a contabilizar la cantidad de horas semanales que puede darse de reuniones.

TotalHoraReunionSemanal = (Prom(DuracionReunion)*(Prom(CantidadReunionDia))*5

• Mi promedio de duración de cada reunión es 1 Hora
• Mi promedio de cantidad de reuniones al día es 2

Entonces:

THRS = (1*2)*5 = 10 Horas Semanales

Osea, al mes estoy sacrificando 40 horas lo equivalente a una semana de trabajo, pero el problema no reside en el numero de horas sino que no seamos conscientes que esto puede afectar los planes de trabajo de nuestras compañías.

Un ultimo detalle para agregar, este numero equivale a una sola persona, y normalmente este tipo de reuniones pueden desarrollarse en grupo de 2 a 5 personas.

Planificar y limitar las reuniones

Planificar, este es el verbo más usado en las reuniones, claramente durante la semana van apareciendo incidencias que se salen de nuestras manos y eso normalmente termina generando una nueva reunión de urgencia, es muy importante que podamos planificar por lo menos cuando se deben dar ciertas reuniones que no son urgentes o que no afecta de manera directa el negocio. Por ejemplo:

1. Un nuevo proyecto.
2. Un nuevo prospecto de cliente.
3. Un problema que afecta a un solo cliente.
4. O, el brainstorming semanal.

Encontrar espacios o incluso días específicos para reuniones no bloqueantes del negocio es una buena práctica, pero lo es más aún, limitar el tiempo que estas tomaran. El tiempo es unos recursos más preciados que tenemos en nuestra vida, y es tan importante por que es un recurso no renovable, esa hora que pasaste en una reunión que no llego a ninguna conclusión no va a devolverse para que lo use en el reporte de ventas semanales que estaba haciendo antes, o esa reunión que inicio 15 min tarde por alguien o usted llego tarde a la misma.

Planificar y limitar es compromiso de todo el equipo, respetar tanto el inicio como el final de la reunión ayuda a que no gastemos nuestro tiempo y el de los demás de manera ineficiente.