Comparar y seleccionar software ERP

Métricas para comparar y seleccionar software ERP

Cuando vamos a comprar por ejemplo un automóvil la mayoría del público tiene claro qué cosas puede comparar entre las diferentes opciones para definir su elección. Lo mismo ocurre con un teléfono celular con una computadora o con unas zapatillas.   En general la gente conoce las métricas de calidad de los objetos que utiliza.

En el software ERP esto suele no ser así.  El cliente por lo general no conoce los puntos que definen la calidad de un producto de este tipo, y por este motivo escribo esta nota, con el objetivo de acercar algo de claridad a este asunto.

A continuación enumeraré algunos de los puntos más relevantes a tener en cuenta a la hora de seleccionar un software ERP.

Amplitud funcional 

Por amplitud funcional se entiende a la cantidad de cosas que el software puede hacer.  Funcionalidades típicas son por ejemplo el manejo de inventario, el de la cuenta corriente, el de clientes, el de proveedores, el de tesorería, etcétera.  Pero no sólo hay que tener en cuenta los títulos sino que muchas veces es menester adentrarse más en el detalle. Por ejemplo hay muchos productos que permiten manejar los pagos a proveedores, pero que no calculan las retenciones correspondientes.  Así también hay productos que permiten registrar las facturas de proveedores pero no permiten la emisión de las órdenes de compra que las originan. O sea, no sólo es importante que el software posea los módulos que necesitamos sino que los mismos sean realmente adecuados a nuestra necesidad.

Por otra parte existen funcionalidades que no son tan frecuentes de encontrar en los productos del mercado Por ejemplo módulos de manufactura con programación de la producción, control de calidad, manejo de logística (WMS), manejo de proyectos,   administración de bienes inmuebles, accesibilidad vía lenguaje natural, herramientas de BI, conexión con mercados electrónicos ( por ejemplo mercado libre), entre otras

Especificidad a la necesidad

Por otra parte usted puede conseguir un producto muy amplio en su funcionalidad pero que no cubre alguna cuestión específica suya y esto puede convertirse en un problema serio a la hora de realizar el proyecto de implementación. Por ejemplo hay cierto tipo de negocios dónde es muy importante registrar unidades lineales y no lineales,  es el caso de las distribuidoras de queso o de jamones, o sectores donde la problemática talla y color es esencial Como por ejemplo en la industria de la confección. El cliente puede comprar un producto muy poderoso pero sí es una zapatería y el mismo no contempla la problemática de los talles sencillamente no le va a servir.

Experiencia producto

Otro punto muy importante a evaluar es la experiencia producto el proceso de perfeccionamiento  de un software ERP demanda muchos años. De hecho los especialistas dicen que un producto de este tipo comienza a estar maduro luego recién de 10 años de experiencia con clientes.  por este motivo es que aparecen muy pocos nuevos jugadores en el segmento de software ERP mediano y grande, de hecho a nivel internacional casi no hemos visto ninguno en los últimos 25 años. 

También por este motivo es que los productos hechos por empresas para sí mismos practicamente nunca llegan a ser realmente operativos y esos proyectos suelen ir al fracaso.  También por este motivo es que los software ERP open source no llegan a consolidarse ni a ganar volumen.

Experiencia empresa y la cuestión del foco

Un punto muy importante a tener en cuenta a la hora de adquirir un software ERP es el relativo a la experiencia empresarial y su foco de negocios.  Una empresa proveedora de software ERP demora años en consolidarse de modo que un proveedor con menos de 10 años de historia es prácticamente inelegible.  No obstante también está la cuestión del foco, usted puede tener un proveedor potencial con gran prestigio y años en el mercado, pero sin foco en el software ERP  cómo puede ser los casos de Oracle y Microsoft, qué se dedican hacer plataformas, sistemas operativos, juegos, y motores de base de datos, además tienen software ERP; versus  el caso de ese SAP, empresa con foco total en el software de gestión

Experiencia de volumen

Un punto muy importante al momento de seleccionar un software es la experiencia de volumen. Un producto puede funcionar muy bien en un cierto rango de cantidad de transacciones y de usuarios,  y presentar serios inconvenientes por encima del mismo. Hay muchos productos que funcionan bien en el rango de hasta 15 o 20 usuarios concurrentes, otros que soportan bien hasta los 50 o 60, muchos menos son los que soportan a más de 100 y muy pocos los capaces de funcionar por encima de 500 usuarios concurrentes sin problemas de lockeo insolubles.  Por este motivo al momento de seleccionar el software tenga en cuenta dentro de qué segmento de concurrencia está usted y busque proveedores que puedan darle casos concretos de éxito en el mismo

Tecnología del producto

Es un punto importante, pero a su vez complejo de evaluar. Se trata de algo difícil de verificar ya que  si el producto está programado en cobol, en python, o en Java eso no se ve desde afuera. En general no queda más remedio que creerle al vendor  que no pocas veces falta a la verdad. Es como ver el interior del motor de un auto, no es sencillo.

Lo que es más o menos simple de verificar es si el producto es posible de ser corrido desde un browser cualquiera o no,  esto es si el producto es full web o no lo es, y este es un punto fundamental en la evaluación tecnológica del mismo. No obstante en mi experiencia he visto varios casos donde al cliente se le dice que está viendo un producto accedido mediante un browser cuando en realidad se lo hace con un remoto de terminar con productos como Terminal Server o Citrix.

Así también no es complejo verificar si el producto es accesible por ejemplo vía REST, o si implementa APIS para la interconexión.  Este tipo de cosas no son complejas de probar y es posible solicitar demostración o incluso pedir montar un prototipo con algún servicio existente en la empresa.

Tecnología de infraestructura

Un punto muy trascendente es el software de infraestructura que requiere el Software ERP que usted va a seleccionar.  En general cualquier motor de base de datos o cualquier sistema operativo que usted elija cumple con su cometido perfectamente bien, pero en cambio hoy es muy importante poner foco en la cuestión de costos de adquisición y mantenimiento.

Si usted selecciona un software ERP que sólo funciona sobre Oracle o sql server de Microsoft está agregando a su costo total una cifra que puede ser muy significativa, y es muy importante tenerlo en cuenta esencialmente cuando un software que funciona sobre Linux y postgre no lo requieren

User interface (UX)

La cuestión del user interface  es hoy fundamental. Los usuarios actuales no aceptan mansamente el utilizar un producto ERP  con una interfaz incómoda o poco operativa. Una buena interfaz de usuario agiliza el uso de la aplicación mejora los tiempos de trabajo y por lo tanto implica ahorros a la organización.  Una mala interfaz de usuario produce pérdidas de tiempo errores de carga, resistencia al uso y muchos tipos de problemas. es bastante común escuchar a usuarios de grandes organizaciones queQué es muy hacen las cosas con Excel y luego cargan los resultados en su software ERP.

Adecuación normativa

En el software ERP  la adecuación normativa es fundamental.  Desde él se calculan los impuestos y se intercambia información con los  organismos de control impositivo. Se puede disponer del mejor software ERP del mundo que si no está adecuado a la normativa nacional prácticamente es inusable.  Por este motivo es muy importante verificar que el producto que uno vaya a elegir esté bien adaptado a los impuestos y normas establecidas en el país de residencia. Esto que para el Lego podría parecer algo simple,  con seguridad que no lo es, fundamentalmente cuando hablamos de países latinoamericanos con gran frecuencia de cambios normativos y escala pequeña a nivel internacional. Por este motivo productos internacionales muchas veces no pueden adaptarse a países pequeños del continente en razón de que la clientela potencial para vender no alcanza a justificar un trabajo de nacionalización de los mismos. eventualmente se realizan mínimas adecuaciones indispensables y el resto se maneja planillas de excel lo cual implica una sobrecarga de tarea.