Comunicación en entornos Agile

"Dos monólogos no hacen un diálogo". - Jeff Daly

Agilismo y comunicación

La comunicación efectiva es crítica para el éxito Agile. La transmisión de información entre los individuos es un elemento fundamental para el aprendizaje, la colaboración y el trabajo en equipo.

Uno de los principios del enfoque Agile establece que: el método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara. Establece la comunicación abierta y honesta. En la medida que utilizamos otros métodos de comunicación la efectividad disminuye y se integra mayor ruido en la comunicación, se pierde la comunicación no verbal y los gestos que dan forma al mensaje. Otra situación que no se tiene con otros métodos es la comunicación en tiempo real, se pierde tiempo crucial para el equipo y la resolución de dudas e inquietudes.

Decálogo de la comunicación Agile

Los equipos Agile requieren estar informados, en todo momento, de las tareas, avance y resultados que se tienen y la comunicación de toda esa información debe fluir de manera ágil y adaptable a las condiciones cambiantes. Se requiere que sea simple, franca y cercana (Conversaciones cara a cara).

La comunicación es fundamental pero en la vida real hay muchas limitaciones y barreras, más allá de las buenas intenciones y bases del agilismo. Existen barreras físicas en los espacios de trabajo, los tiempos de los proyectos y el personal de los equipos. Tenemos barreras mentales en el lenguaje, las habilidades o el interés. Muchas veces no se tiene claro cómo ser ágil, qué hacer o cuándo y la comunicación es sobre temas incorrectos o no se tiene el tiempo adecuado para abordarlo.

Las diez acciones a continuación pueden contribuir a eliminar barreras para facilitar la comunicación en los equipos ágiles y lograr la transparencia, interacción y colaboración que se requiere.

Comunicación por ósmosis

El trabajo conjunto en tiempo y espacio propicia la comunicación por ósmosis. No es más que la información que se transfiere al escuchar conversaciones o estar atento a lo que sucede en el entorno.

El entorno de los proyectos Agile propicia la comunicación por ósmosis al permitir mayor proximidad física y temporal así como la amigabilidad del equipo, escuchan y hablan sin maldad o malas intenciones. Cuando las personas siente la proximidad en el trabajo pero además sienten la confianza del equipo, se comunicarán de manera más efectiva y con mayor transparencia.

La comunicación por ósmosis reduce el costo de la comunicación y la respuesta a la información es inmediata, se corrigen rápidamente los errores y el conocimiento es difundido fácilmente. Es útil para equipos pequeños que puden facilmente interactuar en el mismo espacio.

En equipos más grandes o distribuidos se puede facilitar, aunque no se tienen los mismos resultados, estableciendo sesiones abiertas de videoconferencia permanente que garanticen la comunicación y conexión entre los diferentes grupos. En estos entornos es prudente establecer lugares privados donde las personas puedan tener un ambiente para reconectarse y relajarse de la presión del equipo. Consideremos las necesidades según el estilo de personalidad y establezcamos esos espacios según las características del equipo.

Los valores en Agile promueven la comunicación abierta y honesta que permite al equipo confiar en la información que se transmite. Todos estamos abiertos al aprendizaje colectivo y facilita la apertura de los canales de comunicación y la recepción de la información. La humildad permite aceptar que todos podemos aprender de todos y facilita en gran medida la comunicación.

Conclusión

El método de comunicación se debe adaptar a la situación y condiciones del proyecto. Debemos usar la técnica más efectiva privilegiando la comunicación cara a cara con un soporte de apoyo a la colaboración. Si las condiciones no lo permiten podríamos tener apoyo con videoconferencias, un repositorio compartido que permita la colaboración y eventualmente algún soporte con correo electrónico.

Como mismo cambian las necesidades y la dinámica del equipo, se requiere ajustar la estrategia de comunicación. La reunión de retrospectiva al final de la iteración permite revisar los métodos que no funcionan y determinar acciones efectivas para mejorar la comunicación en el equipo. Al final, lo que necesitamos es lograr la mayor efectividad en la comunicación para un mejor resultado.

Fuente

• Robson, Sharon. "Agile Communication, Why it sucks!", 2013