Comunicación Virtual con calidad
Gabriela Arriaga Viggiano
Agile Management | Productivity Coach and Writer
La importancia de la comunicación nunca se ha puesto en duda, pero nuestra capacidad para comunicar nunca antes se había puesto tanto a prueba. ¿Qué tan eficiente es la comunicación virtual que sostienes con tu equipo, con tus clientes, o con tu familia?
La comunicación ha sido parte esencial de nuestra evolución como especie. Comunicamos siempre, aun cuando callamos, incluso mucho más, con acciones y formas; además, somos capaces de adaptar conversaciones de acuerdo a como se torne la situación.
La cercanía en los puestos físicos de trabajo nos ayudan a entablar conversaciones prácticas y generar acuerdos rápidos. Sobra recordar las reglas de cordialidad y respeto en las reuniones presenciales. Señales como los microgestos complementan nuestro contexto y guían nuestro comportamiento y nuestra percepción. Pero, ¿qué pasa cuando todo esto cambia? ¿Cómo evolucionamos dentro de un entorno cada vez más impersonal?
Si bien, hoy en día mucha de nuestra interacción es por medios digitales, estos no se habían visto en la necesidad de ser regulados, accesibles y confiables puesto que, siempre habíamos podido hacer uso de foros presenciales como primarios, para organizar, aclarar o reforzar temas. Al igual que nuestras habilidades y costumbres como comunicadores nunca antes se habrían solicitado precisas y eficientes.
De forma consciente e inconsciente, el ser humano ha podido expresar y comprender más allá de las palabras dichas haciendo uso del lenguaje no verbal. Esta habilidad está tan arraigada que pasamos por alto su importancia y su impacto en la comunicación. Sin embargo, cuando el entorno digital toma la exclusividad, no sólo por la emergencia sanitaria actual sino también, debido a la globalización que se vive ya desde hace algunos años en lo laboral, y ahora además, cobrando fuerza en los demás ambientes, escolar, casual y familiar. Cuando esta virtualización de entornos sucede, la calidad de nuestra comunicación escrita y conceptual queda expuesta, al igual que nuestra capacidad de atención y comprensión, y no se diga, nuestro sentido de percepción.
No es tarea fácil equiparar la calidad de la comunicación presencial que se nutre de habilidades afinadas a lo largo de cientos de años, pero es tarea de todos procurar nuestra mejor actitud y disposición para sobrellevar los retos de una comunicación virtual con calidad, eficiencia y respeto.
Desgaste y Retrabajo de la Comunicación
Una de las principales razones por las que la calidad de la comunicación se ve comprometida, es debido al agotamiento que se percibe en los foros.
Como tal el agotamiento puede ser resultado de una mala configuración de nuestra estación de trabajo, malas posturas, poca iluminación; puede ser consecuencia de un mal manejo del tiempo, una sobrecarga de información, desmotivación, o niveles altos de estrés.
Sin embargo, el agotamiento también puede presentarse debido a un deterioro continuo y progresivo en la comunicación, en el desarrollo de un contenido productivo, en los acuerdos de un foro comprometido, y en la continuidad de las resoluciones.
Agentes detonantes de una comunicación de baja calidad
Existen muchos elementos distractores que pueden impactar en la calidad de nuestra comunicación. Algunos de estos son difíciles de detectar, otros, difíciles de gestionar, pero todos pueden regularse tan pronto estemos conjuntamente convencidos de sus implicaciones y conscientemente comprometidos con el objetivo final que es, eficientar nuestra comunicación y nuestro tiempo, procurando una colaboración honesta y eficiente, en cualquier entorno, digital o virtual, y con cualquier foro.
Dispositivos Digitales
Los múltiples dispositivos digitales ya venían siendo potenciales distractores en entornos presenciales, limitando y disminuyendo nuestra capacidad de atención, comprensión y participación en las reuniones de cualquier índole. Aun siendo herramientas importantes de trabajo y de comunicación ágil, su mínima o nula regulación cuestionaba su eficiencia entonces, cuando herramientas de respaldo, y esto no ha cambiado mucho, aun ahora siendo herramientas de primera necesidad. Esto es, porque la comunicación, aunque fácil y ágil, no depende de la herramienta a utilizar, sino de la calidad del mensaje y de la habilidad de sus emisores/ receptores de enviar/recibir e interpretar la información.
Compleja separación de deberes.
Este escenario se presenta sobre todo cuando hablamos del trabajo en casa. Cuando actividades del hogar, de la familia, personales y del trabajo, se mezclan, ocasionando un caos en nuestra agenda diaria. En principio estar desde casa da la impresión de poder combinar actividades para eficientar nuestro tiempo, y en algunos escenarios esto puede resultar conveniente o no.
Si bien algunas personas pueden aprovechar sus tiempos muertos de la oficina para retomar actividades o pendientes personales, no todos tienen éxito en llevar a cabo esta práctica, tanto en su identificación, su ejecución y muy importante, su priorización. Dando entonces la sensación de que el tiempo no alcanza y el rendimiento nunca es suficiente. Esto a la larga ocasiona un descontrol importante en las cargas de trabajo y un desbalance en la agenda personal, además de potenciales problemas resultantes tanto físicos como emocionales.
Algunas actividades no podemos evitarlas y tenemos que sincronizarlas con nuestra agenda, pero tenemos una errónea percepción de que cada rol que jugamos en el día cuenta con una agenda independiente y ese es nuestro principal error, porque, sin importar cuantos roles tengamos en nuestra vida, solo vivimos bajo una agenda. Nos es imperativo eficientar nuestra capacidad de organización, para así identificar y planear de manera realista las actividades más relevantes de nuestro día, cada día.
Multitasking
Considerado como una ventaja competitiva entre algunos agentes de búsqueda de talento, el multitasking es un hábito de alto riesgo y como tal debe saberse gestionar. Si bien, poder estar pendientes de varias actividades casi simultáneamente, nos permite incrementar en cantidad nuestros resultados, esto no asegura que así sea en cuanto a calidad. Es un hecho que realmente no hacemos dos actividades a la vez, aunque si podemos hacer uso de nuestra destreza para cambiar entre actividades sin perder el foco de sus respectivos generales, pasamos fácilmente por alto los detalles que pudiesen representar una importante diferencia en el tiempo invertido o en el resultado obtenido. Está demostrado que podemos incrementar la calidad de una actividad sólo si actuamos en ella con plena dedicación a sus particularidades. Vale la pena ponderar el impacto de eficientar en tiempo a pesar del riesgo cualitativo, o mitigar el riesgo aunque ello nos lleve más tiempo ahora.
Herramientas y Habilidades
La versatilidad, la accesibilidad y la robustez de una herramienta son competencias indispensables para llevar a cabo sesiones estables y continuas de comunicación, sin embargo, la claridad de los mensajes, la generación de acuerdos, la participación activa y objetiva, no son resultados de una herramienta potente, sino de una actitud conjunta comprometida. El notable agotamiento, los agentes distractores, la capacidad extralimitada de concentración y de conceptualización de información no se resuelven con una aplicación, sino con un ejercicio de colaboración consciente y afable, además de una gestión ecuánime de emociones para sortear las limitaciones no-verbales de la comunicación virtual.
Establecer foros de gestión de progreso para dudas y bloqueos minimizando canales de difusión, generar el hábito de reuniones efectivas proporcionando contenido práctico, procurar un ambiente equilibrado de confianza, responsabilidad y cooperación, manteniéndonos enfocados en los objetivos comunes mientras nos sabemos respaldados por el equipo.
Comunicar es una habilidad individual y una herramienta de equipo.
Referencias
§(2) “Cómo leer a las personas: Herramientas prácticas de la ciencia para detectar mentiras, influir en otros y saber lo que realmente siente una persona” ‘ Diego Barahona A.