Conseguir un trabajo nuevo durante la cuarentena. Así es como RRHH debe guiar a los nuevos empleados a través de la tormenta

Por Angelina Gentili, Team Lead HR and Talent Acquisition de Personio España

La crisis mundial causada por el Covid-19 ha marcado un antes y un después en nuestros lugares de trabajo. En sólo un par de semanas, el trabajo remoto se asentó entre los españoles y vino a quedarse. La digitalización será un pilar fundamental para garantizar el bienestar de los nuevos trabajadores y de la empresa ante la "nueva normalidad".

Hemos vivido momentos muy complejos y las empresas han tenido que hacer esfuerzos titánicos por mantenerse en una carrera a contrarreloj que no tiene meta clara a la vista y en la que han aprendido que estar preparados es la mejor forma de mitigar el golpe. Es momento de evaluar y valorar qué herramientas nos harán falta en un futuro cercano -y de difícil pronóstico- para tener todos los elementos posibles a nuestro favor. Tener la tecnología de nuestra parte en la nueva realidad es una apuesta segura y firme por la continuidad y la mejora de los negocios.

Una de las funciones más importantes de los departamentos de recursos humanos (RH) para hacer frente a la nueva normalidad será ocuparse con éxito de la incorporación de nuevos empleados a distancia. Esto implica tanto facilidades como dificultades a la hora de compararlo con el modo presencial, por lo que es necesario entender las principales claves que involucran a ambas partes trabajador-empresa para poder ejecutar el proceso de forma adecuada. 

Los primeros días de trabajo son muy importantes para cualquier nuevo empleado y suelen caracterizarse por un cierto grado de incertidumbre y ansiedad. Unirse a un equipo desde casa puede ser uno de los mayores retos ya que no se puede conocer el lugar de trabajo personalmente, ni a los colegas. ¿Qué se puede hacer? Suavizar la incorporación con un proceso de incorporación remota bien estructurado es la clave.

• Comunicación: Para muchos, tener que trabajar desde casa debido al actual confinamiento es una situación estresante. Por lo tanto, para aliviar sus temores, es importante que el equipo de RRHH mantenga un estrecho contacto con los nuevos empleados y les informe sobre la situación. Para evitar que se preocupen, lo ideal es anticiparse. Por ejemplo, el director o el responsable de RRHH puede enviar un correo electrónico o un vídeo corto respondiendo a las preguntas más importantes y dando la bienvenida a los recién llegados a la empresa, idealmente incluso antes del inicio real. También es bueno recibir una nota personal del supervisor con una foto de equipo, no sólo para responder a las preguntas, sino en general para dar la bienvenida al nuevo miembro del grupo.
• Configurar de antemano los equipos: Lo ideal sería que los nuevos empleados recibieran sus portátiles con todo el software y las herramientas necesarias (incluyendo VPN) ya instaladas, ya que será un poco más difícil conseguir ayuda del departamento de informática de la empresa cuando todos estén trabajando desde casa.
• Organizar sesiones de formación: No todo el mundo está acostumbrado a trabajar desde cualquier lugar. Pregunta siempre al nuevo empleado, antes del primer día, si conoce las herramientas de reunión y chat más comunes como Google Hangouts, Zoom y Slack. Organiza sesiones de formación antes de que empiecen a trabajar para que todos puedan participar en las reuniones de presentación virtual o elabora guías rápidas con las principales funciones de cada herramienta.
• Ofrecer una incorporación personalizada: La comunicación no sólo es importante para calmar las preocupaciones y los temores iniciales. También se debe promover el intercambio de información entre los recursos humanos, los gerentes y los nuevos compañeros tan a menudo como sea posible. Hay que tener en cuenta que las presentaciones que antes se realizaban en persona ahora se hacen a través de una computadora portátil. Por lo tanto, es aconsejable fomentar el contacto con el equipo ya sea a través de pausas para café, almuerzos o cervezas virtuales. Herramientas como el Wellness Warrior también pueden ayudar a promover el contacto entre departamentos. Esta herramienta sugiere compañeros al azar con los que se puede tomar un descanso o un almuerzo virtual. Otra característica es que no sólo ayuda a los nuevos compañeros, sino también a los "viejos" empleados a mantenerse conectados durante el teletrabajo.
• Designar a un mentor para mantener la cercanía: Especialmente durante el proceso de incorporación, los nuevos empleados valoran tener un mentor durante los primeros meses hasta que se acostumbren a la metodología de trabajo, el proceso, etc. Ya sea a distancia o en persona, Personio cuenta con un programa de mentores para dar la bienvenida a los recién llegados. A cada nuevo empleado se le asigna un mentor que le ayudará durante la incorporación y pondrá a su disposición todos sus consejos, experiencia y habilidades. Teniendo en cuenta el contexto actual, trabajando desde casa, esta figura se vuelve aún más importante. No sólo es un acompañamiento emocional, sino que también se encargará de presentar a los demás equipos y de dar a conocer la cultura de la empresa. Algo que es mucho más difícil a distancia que en persona. Pero, ¿quién mejor que un colega para transmitir lo que la empresa representa y lo que es trabajar allí?

Como dicen, sólo tienes una oportunidad de causar una buena primera impresión. Asegurarse de que los nuevos empleados tengan un buen comienzo es tan importante para ellos como para la empresa. Por eso es necesario un enfoque estratégico de la incorporación a distancia para asegurar la sostenibilidad a largo plazo de los nuevos empleados. No pierdas tiempo, prepárate para el cambio y gestiona tus procesos de RR.HH. desde todos los ángulos, incluyendo la incorporación a distancia.

Encuentra más consejos sobre la incorporación a distancia y una respectiva checklist aquí.