Control de Gastos en tu Empresa

¿Necesitas reducir gastos? Evidentemente, las empresas también cogen peso. Y casi, sin darnos cuenta llegamos a una situación comprometida. No vamos a analizar el origen de dicha situación. Y, honestamente, estas claves deberían aplicarse en escenarios diferentes, sin embargo, en una situación depresiva, tiene más argumentos tenerlas en cuenta.

¿Es lo más efectivo?

Por sí solo, en absoluto. Debe ir acompañado de una batería de medidas orientadas a incrementar las ventas y a reducir los costes variables. Estos últimos, normalmente y dependiendo de la actividad de la empresa, recogen la cuota de gasto más significativa sobre ventas. No obstante, este capítulo daría para mucho. En esta ocasión, nos centramos en los costes estructurales.

Gastos Fijos de una Empresa

Lo primero que vamos a hacer es identificar las cuentas de gastos estructurales (a 3 dígitos). Mostraremos la cifra de gasto para ver el “peso” que tiene cada cuenta de gasto sobre el total. Siguiendo la regla de Pareto suele cumplirse que, aproximadamente, el 20% de las cuentas de gasto recogen el 80% de la cuantía total de los mismos.

Buscamos más Precisión

Esas cuentas (grupos) a 3 dígitos, vamos a desarrollarlas a más dígitos. El objetivo es ver cómo está compuesto cada grupo, en subgrupos o cuentas y conocer cuál es el peso de cada uno de ellos en el propio grupo.

Ahora estamos en disposición de marcar en rojo, aquello sobre lo que vamos a trabajar.

Los Grupos de Trabajo

Es recomendable que, en esta actividad, participen aquellas personas que se ven afectadas por dichas cuentas de gasto. Su sentido común es la primera de las medidas que hay que adoptar: ”¿Se deben contratar los envíos 24h o podemos entregarlos en 72h? ¿seguimos pagando electricidad fuera de la jornada laboral?, ¿nuestro seguro sigue cubriendo la cobertura de equipos que ya no tenemos?…

Consejos

• ¿Alguna actividad es “gratuita”? Es muy importante hacer esta primera reflexión, porque podemos encontrar entre las cuentas, actividades que no tiene sentido que las sigamos realizando y deben descartarse.
• Reflexiona sobre la propia organización. Cuanto más vertical sea, es decir, cuantos más niveles tenga, mayor será el peso que debe soportar. Esto significa que, quizá, debemos trabajar en este aspecto.
• De la misma manera, aconsejo que, si tenemos varios centros de coste, sería conveniente reducir estos. Por ejemplo, gestionar varias sociedades puede conllevar multiplicar servicios innecesariamente.
• La posibilidad de externalizar servicios no estratégicos es una de las posibilidades sobre la que encontraréis amplia información. ¡Cuidado con sus efectos colaterales!

Otra opción para reducir costes son las  Unidades de Servicio Compartidos (USC). Servicios como Asesoría, RRHH, Gestión de bienes inmuebles, etc encajan muy bien en esta elección. Se trata de  concentrar los esfuerzos de varias unidades de negocio o diversas sociedades, y compartir el gasto.

Ejemplos para controlar el gasto

1. Fijar un día de mes para pagos y cobros.
2. Simplificar el proceso de validación de facturas de proveedores.
3. Centralizar las compras de ofimática en una sola persona.
4. Utiliza tickets restaurante en lugar de pagar medias dietas, renting vs pago por kilometraje,...
5. Utilizar la videoconferencia en lugar de la asistencia física a una reunión (con los costes que conlleva)
6. Evitar el cambio de ordenadores cada pocos años.
7. Reducir el número de líneas de teléfono.

Utiliza un documento de Plan de Acción. Hay muchos formatos. A modo de ejemplo debe recoger lo que vamos a hacer, quién lo va ejecutar, cuándo, quién lo va a revisar y que beneficios se han obtenido por ello.

Por último, este proceso puede comenzar estableciendo un objetivo de reducción, pero mi recomendación es hacerlo de esta manera y no “montar castillos en el aire” sino hablar con los datos en la mano. No tengáis miedo a cuestionar el status quo y a aportar soluciones creativas.

Como siempre apunto, son consejos para una materia más compleja. No hemos tocado recompensas a nuestros “colaboradores” o como mantener la cultura de reducción de costes (muy importante), pero espero que os sirvan de ayuda.