CONVENCIÓN DE DISTRIBUIDORES RICOH 2020

. "CONNECT & GROW"

Desde hace cuatro años, cada convención de distribuidores es un reto para mí, aunque este año, ha sido un RETO en mayúsculas.

Desde el último trimestre del 2019 venía trabajando en una convención que se iba a celebrar en Sant Cugat. Queríamos enseñar a todos los distribuidores nuestras nuevas oficinas, que están conceptualizadas para permitir nuevas formas de trabajar más ágiles y colaborativas. Compartir nuestra visión del lugar de trabajo que contempla tanto la tecnología (salas de reuniones...), como espacios hot-desking que nos permiten trabajar según el propósito de cada momento, en definitiva una nueva cultura en la manera de trabajar.

A principios de marzo empezó a aparecer la idea de que quizás, la convención no se podría celebrar con el formato que teníamos planteado y cerrado. Poco a poco esa idea paso a convertirse en un comunicado que envié a todos los invitados, diciendo que: “Asegurar el bienestar de todos es nuestra principal prioridad. Debido a la situación global que ha generado el brote de COVID-19 y teniendo en cuenta la seguridad de todos los asistentes, este año modificaremos el formato de la convención a modo virtual.”

Gracias a que en Ricoh, hace años que venimos adoptando las nuevas herramientas y hábitos digitales en nuestra manera de trabajar, pudimos adaptar la convención a las nuevas tecnologías. Así que por primera vez en la historia de Ricoh, mantuvimos la convención en la agenda y la adaptamos a una convención virtual.

En ese momento el reto era diseñar la dinámica de la sesión plenaria y los talleres, en función de la actualización de las normativas del gobierno. ¿Podríamos ir todos los ponentes a la oficina y hacer la plenaria desde Sant Cugat manteniendo las distancias de seguridad entre nosotros? ¿Cambiaria la normativa y no podríamos ir a la oficina? ¿Habría problemas con las conexiones si lo hacíamos cada uno desde su casa? Fueron varias las preguntas que tuvimos por delante. Finalmente realizamos la sesión plenaria con cada ponente conectado desde de su casa, y realizamos la sesión a través de una sala virtual UCS Advance, y la emitimos en streaming en youtube para todos los invitados.

¿La experiencia hacer la convención anual vía UCSA? ¡Un éxito! En esta sesión plenaria, contamos con las ponencias de Ramon, Ignacio, Xavier y Jaume quienes nos hablaron de la situación actual que estábamos viviendo, desearon salud para todas las personas, nos dieron una visión a medio plazo, de cómo esta crisis está cambiando los hábitos y las formas de trabajar de las personas, y una visión de futuro más sostenible tanto por parte de las empresas como de las personas. Jorge dirigió unas bonitas palabras en portugués para todos los asistentes.

 Tuvimos la suerte de poder contar con la Dra. Elisabeth Rosell (doctora en Ciencias Químicas y Biológicas, especializada en Bioquímica), quien compartió una visión más especializada de la situación por la COVID-19 y al finalizar su presentación, abrimos un turno de preguntas donde los distribuidores pudieron presentarle sus cuestiones, y ella pudo dar respuestas a todas ellas.

Confieso que antes de empezar la sesión pase nervios por si fallaban las conexiones: “era la primera vez que hacíamos una convención virtual y cada uno conectado con diferentes redes”, aunque en el minuto uno olvide los nervios, y empecé a disfrutar de la experiencia.

El reto no termino con la sesión plenaria, sino que durante 5 semanas, hemos realizado 15 talleres a través del sistema UCSA, donde hemos compartido con los distribuidores, diferentes sesiones de DocuWare, Colaboración en el lugar de trabajo del presente, Woffu y del Modelo de servicio al cliente, donde han asistido todos los distribuidores, tanto a los distribuidores de Ricoh España como Ricoh Portugal.

¿Connect & Grow? Un claim definido en el 2019, aunque con una gran visión del futuro: hemos dado un paso más realizando esta convención y talleres en modo virtual (connect) para poder seguir trabajando en acciones que nos harán seguir creciendo (grow).

Mil gracias a todos los distribuidores de RES y RPT por asistir y participar tanto a la sesión plenaria, como a los talleres que hemos realizado virtualmente.

Ahora solo me queda una cosa…. “empezar a pensar en el próximo reto: la convención de distribuidores Ricoh 2021”