Crónicas del PM: 7 Tips para organizarse en un empleo, aplicando conceptos Agile-Scrum
Advertencia: Estos textos van siempre dirigidos a aquellos que desean tener nociones sobre los temas que hablo, y les muestro el inicio del ovillo. Espero que los disfruten.
La semana de trabajo canadiense tiene, como máximo, 40 horas. Dependiendo del tipo de obligaciones y necesidades, ésta puede variar, buscando siempre que el trabajo extra sea compensado con horas libres, pago extra, o vacaciones. Esto, en un contexto ideal. Es una gran diferencia a las 60 horas de mi país de origen, que incluyen fines de semana. Así, cuando tuve la primera oportunidad laboral profesional en mi nuevo país, no me podía creer que tuviera una semana de 37.5 horas. Era genial.
Sin embargo, yo no contaba con un factor muy importante, del que me di cuenta casi al instante: la intensidad del trabajo, la automotivación por entregar los resultados con rapidez y eficiencia, de mi equipo. Además, tenía mis propios desafíos: dominar el nuevo idioma con competencia profesional, y realizar -yo misma- muchas de las actividades que, en mi país de origen, asignaba a un grupo de especialistas. La manera de trabajar de mi nuevo equipo y mis dos desafíos personales se mezclaban peligrosamente para generar un cuadro de estrés.
Así que, progresivamente (sería irreal decir que tuve una epifanía) empecé a crear ciertas rutinas de trabajo, así como tareas de autoorganización que funcionaron, no sólo en este empleo; sino en todos los otros que tuve. Fueron criterios que incluso ahora, cuando trabajo con equipos multidisciplinarios, trato de implementar, en la manera de lo posible. Esto sucedió mucho antes de que conociera el Manifiesto Agile y el entorno de trabajo Scrum. Aún en las circunstancias más complicadas de mi vida profesional, han servido como una barrera de seguridad -en la media de lo imposible, posible- de mi propia salud mental. Porque optimizar tu manera de trabajar es asegurarte que tu desempeño profesional sea efectivo y eficaz, pero también que tu ánimo esté siempre listo para lo imprevisto. Una mini gestión de riesgo en tu propia vida laboral.
Así que, sin más, les presento mis 7 buenas practicas para organizar tu propio trabajo, en cualquier empleo, con base en Agile, aunque tu entorno no lo sea.
1. Tener en claro las tareas cotidianas: Muchas veces, la confusión empieza cuando no se entienden cuales son las funciones o actividades del puesto en el que se está. Durante la etapa de adaptación, posterior al inicio del contrato, se van delineando y ajustando. Es en ese momento que vamos a ir estableciendo una lista de actividades primordiales y otras, secundarias. Estas tareas pueden ser dinámicas, porque los puestos de trabajo suelen evolucionar, cambiar o adaptarse, según las necesidades del entorno, sobre todo en empresas pequeñas o con presupuestos magros. En Scrum, esto vendría a ser crear nuestro Backlog personal.
2. Establecer prioridades de aquellas tareas: No todas las actividades de un puesto tienen la misma importancia y urgencia. Hay tareas que se repiten y son importantes, pero también algunas que, siendo igual de relevantes, no requieren ser hechas ya mismo. Habrá entonces, que entender que hay una serie de actividades que, siendo cotidianas, siempre estarán en nuestra lista de cosas a hacer; pero en algún momento, otras actividades inesperadas pueden tomar relevancia. Hay que ser flexible. Tómalo, según Scrum, como establecer prioridades en el tu Backlog, desmenuzarlas y darles un nivel de complexión.
3. Establecer horarios para las tareas, durante el trabajo diario: ¿Qué es lo que se hace, ni bien llegando a la oficina (aunque sea virtual)? ¿Cuánto tiempo considero que debo tomar para revisar mis correos pendientes, por ejemplo? Designar espacios de tiempo para aquellas actividades y ceñirse a ello, en la medida de lo posible. Esto dará una rutina que hará acceder a las actividades de manera ordenada y jerarquizada. Tienes, entonces un tiempo permitido que debes de tratar de respetar, como en las diferentes ceremonias Scrum.
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4. Separar tiempo para actividades que consideras imprescindibles: Si hay actividades cotidianas que requieren concentración, separar especialmente el tiempo para ellas. No se está disponible para reuniones, llamadas o conversaciones triviales. Es un momento solo para enfocarse en aquella actividad importante. Que todo el equipo sepa que es un espacio de tiempo bloqueado...salvo suma urgencia. Considera esto como dentro de tu espacio-tiempo de trabajo diario, como si fuera un Sprint semanal, por ejemplo.
5. Utilizar las herramientas físicas o virtuales para hacer seguimiento de tus actividades: Esto es, en algunos equipos con lo que me he encontrado, controversial. En una época en la que las plataformas de gestión del trabajo están en todo su furor, hay mucha gente que participa ellas, colaborativamente. Pero a veces, parte del equipo no se siente absolutamente cómodo usándolas para gerenciar su propio trabajo. Es normal. La idea es usar las herramientas con las que se sienta uno cómodo para llevar su propia agenda interna. Si gusta el Kanban para las tareas, individuales, hay que usarlo. Si se anota todo en un calendario personal, hacerlo. Si se prefiere anotar todo en agendas físicas, y es seguro (nada aconsejable si se maneja información sensible), perfecto. La idea es que no se olvide lo que se tiene que hacer. Hay muchas herramientas virtuales que, sin ser engorrosas, pueden ayudar de manera sencilla y práctica para planificar. La portabilidad es una gran ventaja, cuando se quiere acceder a las listas de tareas desde cualquier lugar. Yo empecé haciéndome recordatorios en Google calendar, por ejemplo, con la agenda del día siguiente y recibía las alertas una hora antes de empezar mi labor cotidiana. Escoger la herramienta que se adapte al tipo de trabajo y personalidad del usuario, es el modo más gráfico y claro de aplicar las ideas de Agile & Scrum en tu propio beneficio.
6. Establecer una rutina de control, al comenzar y terminar la jornada laboral: Esto es algo que aprendí, mucho antes de descubrir la idea del Scrum StandUp. Lo hice porque básicamente tenía tanto trabajo que necesitaba hacer una verificación de todas las actividades diarias y revisar qué iba para el día siguiente. Así que hacía mi propio StandUp personal todas las mañanas. ¿Qué quedó pendiente del día anterior? ¿Qué cosas se tienen que resolver hoy? ¿Qué problemas tengo al respecto de las tareas? Una lista actualizada antes de partir a casa puede dar la seguridad de que no se olvidará nada la mañana siguiente, también. No se puede confiar en la buena memoria. Para eso están los programas virtuales de organización del trabajo y hay que habituarse a usarlos. Sé tu propio Scrum Master y organiza que estas rutinas se repitan siempre, para tu beneficio.
7. Desconectar estratégicamente: Una vez que se está fuera de las actividades laborales diarias, se deben establecer parámetros de silencio. Sobre todo, cuando se sabe que las obligaciones no tienen que ser revisadas, sino hasta el día siguiente. Tal vez se encuentre uno en un equipo donde hay colegas que no logran organizarse ellos mismos y estos pueden intentar contactar fuera del horario. Es necesario poner espacios claramente definidos en las agendas públicas que muestren que no se está disponible en esos espacios de tiempo. También se pueden establecer que las alertas del trabajo – a menos que sean realmente urgentes- no aparezcan en los dispositivos hasta que sea el horario normal. En los programas de gestión de proyectos, se pueden establecer alertas sólo para las actividades que sean relevantes para el usuario. Tu eres tu propio equipo Scrum, ¿recuerdas? Establece tus parámetros de bienestar y lucha por ellos.
Sin embargo, soy sincera: mucho de aquello que se pueda implementar en tu experiencia individual Agile puede resultar incómodo para ambientes de trabajo con jefes con problemas de micro gestión: controlar el tiempo para desarrollar el trabajo satisfactoriamente no ha pasado por su mirada y va a sabotear la organización individual, cambiando constantemente las prioridades, las tareas, etc. Pero, en conclusión, creo firmemente que la organización del trabajo te hace eficiente y eficaz. Da la posibilidad de hacer cara a los imprevistos, con cierta tranquilidad. Disminuye muchísimo el estrés. Mejora el trabajo en equipo, y casi siempre, es imitado por los otros. Hay que tener en cuenta también, que estos puntos deben adaptarse a la manera de trabajar, al background profesional y cultural de las personas que conforman un equipo de trabajo. Mi sugerencia siempre será que sea adaptable a cada quién, sin presión; e inicialmente como una experiencia para lograr cohesión y un ambiente cordial. Y luego, a disfrutar.
Me encantará leer sus opiniones e ideas al respecto. Soy especialista en gestión de proyectos, principalmente digitales, así como la organización de trabajo, especialmente en pequeñas empresas. Si están interesados en mis servicios, podemos empezar la conversación aquí, en LinkedIn o en mi sitio web www.dreampicker.ca