CRONOGRAMA DE UN PROYECTO

¿QUÉ ÉS?

Según PMBOK La gestión del cronograma abarca desde su planificación; la definición, secuencia miento y estimación de la duración de las actividades que lo componen; su desarrollo y finalmente el control del mismo durante la ejecución del proyecto.

Planificar la gestión del cronograma

Se debe documentar como planificar, gestionar y controlar el cronograma con relación a la línea base del cronograma, además de gestionar las variaciones del cronograma.

Se deben determinar:

• Las métricas de desempeño
• Cómo y cuándo se recopilarán los datos para evaluar el desempeño.
• Cómo se emplearán los datos para mantener el proyecto encaminado.
• Qué se hará cuando se produzcan variaciones.

Aspectos que afectan la planificación del proyecto:

• Los involucrados en la planificación.
• El enfoque que se adoptará para planificar el cronograma.
• Los procesos y procedimientos que se usarán para crear el cronograma.
• El ciclo de vida y el enfoque de desarrollo del proyecto (influyen sobre el nivel y el tipo de planificación).
• Factores ambientales de la organización:
• Sistema de autorización del trabajo existente o la necesidad de crear uno.
• Software preferido para la elaboración de cronogramas o selección de uno conveniente para el proyecto.
• Cultura organizacional.
• Estructura organizacional.
• Etc.

Aspectos a tener en cuenta:

• Técnicas
• Juicio de expertos
• Análisis de datos
• Análisis de alternativas
• Reuniones con el patrocinador, miembros del equipo y demás interesados.
• Entradas
• Acta de constitución del proyecto

Plan de Gestión del Cronograma

Salida clave del proceso Planificar la Gestión del Cronograma e incluye:

• Metodología a emplear para la elaboración del cronograma.
• Software a emplear para la elaboración del cronograma.
• Reglas sobre las estimaciones:
• ¿Horas, días o semanas?
• ¿Se identificará la cantidad de trabajo necesario para completar la actividad?
• ¿Se identificará la cantidad de periodos de trabajo necesarios para completar la actividad?
• Etc.
• Línea base del cronograma.
• Umbral para variaciones aceptables.
• Métricas de desempeño (para predecir variaciones).
• Plan para gestionar las variaciones.
• Procedimiento para decidir si se debe actuar ante una variación.
• Procedimiento de control de cambios al cronograma.
• Tipo, formato y frecuencia de informes requeridos.
• Duración de las liberaciones e iteraciones (en ciclos de vida adaptativos).

Definir las Actividades

Implica tomar los paquetes de trabajo creados en la EDT y descomponerlos en las actividades que se requieren para producir los entregables.

Las actividades deben tener el tamaño suficiente para estimar, elaborar, monitorear y controlar el cronograma.

No confundir es desglose del trabajo en paquetes de trabajo (EDT) que forma parte de la gestión del alcance con la identificación de actividades que forma parte de la gestión del cronograma. En ambos casos se usa el método de la descomposición:

• Descomposición de los entregables en paquetes de trabajo (Gestión del Alcance).
• Descomposición de los paquetes de trabajo en actividades necesarias para producirlos (Gestión del Cronograma).

Entradas

• Plan de gestión del cronograma
• Enunciado del alcance
• EDT
• Diccionario de la EDT
• Activos de los procesos de la organización
• Plantillas existentes
• Información histórica
• Listas de actividades de proyectos similares
• Estándares
• Metodología para la elaboración del cronograma

La participación del equipo contribuye a que los estimados de las actividades sean más completos y precisos.

Estimar la Duración de las Actividades

Una vez identificadas y secuenciadas las actividades, corresponde estimar su duración. Esta actividad suele ser llevada a cabo por los miembros del equipo de dirección del proyecto que están más familiarizados con las actividades involucradas, y cuando fuera posible, es recomendable involucrar a los que están directamente a cargo de la ejecución de los trabajos.

Entradas:

• Listado y atributos de las actividades (incluidos los adelantos y retrasos)
• Registro de supuestos (incluye las restricciones)
• Registro de lecciones aprendidas (del proyecto en curso o de proyectos anteriores similares)
• Estructura de desglose de recursos (categorización de los recursos requeridos)
• Requisitos de los recursos (niveles de actividad de los recursos)
• Asignaciones del equipo del proyecto (cantidad de individuos asignados al proyecto y su experiencia)
• Calendario de recursos (disponibilidad de los recursos clave que cuentan con habilidades especiales, mayor asignación de tiempo cuando los trabajos se asignen a recursos menos experimentados)
• Registro de riesgos (amenazas y oportunidades identificadas deben reflejarse en los estimados)

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