¿Debo subcontratar algunos servicios en mi empresa?

Como siempre sucede con estas tendencias, que normalmente se originan en países más desarrollados, se genera una especie de "moda" que todos siguen.

La verdad es que la decisión de subcontratar dependerá de muchos factores, como el conocimiento de nuestro propio negocio, nuestros clientes, el enfoque, el propósito, etc.

Si no conocemos bien nuestro negocio, nuestras fortalezas, nuestras debilidades y no tenemos definido cómo enfocamos nuestro servicio, es difícil definir.

Necesitamos tener muy bien estudiado nuestros costos y desmenuzar el negocio dividiéndolo en una suma de procesos, algunos que serán centrales y otros de soporte.

Puede ser que nos veamos en la tentación de externalizar un servicio que nos parece que no va con nuestro giro, pero que en realidad lo hacemos bien y de manera eficiente. Entonces, ¿estamos obligados a externalizar?, claro que no. Las empresas son dinámicas y entidades que tienen muchas complejidades que, muchas veces, las hacen inclasificables.

Recuerdo un caso en una empresa en la que trabajé a cargo de control de gestión. Una empresa muy grande, por lo tanto difícil de pesquisar y evaluar cada gasto si queríamos avanzar rápido. Pues bien, en una de las tantas reuniones de revisión de gastos se nos presenta, por parte de los encargados de seguridad, la modalidad de administración de los sistemas de vigilancia (CCTV fundamentalmente).

Se había hecho un contrato grande con un proveedor que ofrecía las cámaras en formato de arriendo, con contrato de mantenimiento. Claro, resulta tentador ya que tú dices, me saco el problema de encima y cada vez que lo necesito viene alguien y me mantiene las cámaras o me la reemplaza si hay un problema.

Hicimos los cálculos, dibujamos varios escenarios y nos dimos cuenta que era pésimo negocio ya que nos costaba algo así como 3 o 4 veces lo que nos costaría si comprábamos los equipos y hacíamos un contrato de mantenimiento aparte. Por todos lados era una mala externalización, pero claro, estaba de moda hacer ese tipo de contratos.

No estoy diciendo que no haya que externalizar, todo lo contrario, estoy muy a favor ya que tiene tremendas ventajas, como que normalmente sale más barato en términos reales ya que el externo es más eficiente que nosotros porque es especialista y porque tiene un equipo administrativo exclusivo para este servicio con lo cual diluye mejor los costos fijos. Además te dedicas a aquello para lo que eres bueno con lo cual el beneficio neto es mayor.

En fin, argumentos hay para cada lado pero quise hacer un contrapeso a algo que parece ser una decisión casi imperativa. No, no lo es. Hay que evaluar muchos aspectos y sacar bien las cuentas, como siempre.

Acá les dejo algunos aspectos a considerar en esta decisión:

Ventajas de la Subcontratación

1. Reducción de Costos: Subcontratar puede ser más económico que mantener un departamento interno para ciertas funciones, reduciendo gastos en salarios, beneficios y formación.
2. Acceso a Talento Especializado: Las empresas subcontratadas suelen contar con expertos en áreas específicas, proporcionando acceso a habilidades y conocimientos avanzados sin necesidad de formar al personal interno.
3. Flexibilidad y Escalabilidad: La subcontratación permite ajustar la escala de operaciones según la demanda, aumentando o disminuyendo la capacidad operativa sin los costos y complicaciones asociados a la contratación y despido de personal.
4. Foco en Competencias Clave: Al delegar tareas no esenciales, la empresa puede concentrarse en sus competencias principales, mejorando la eficiencia y la calidad de sus servicios o productos.
5. Innovación y Acceso a Tecnología Avanzada: Las empresas subcontratadas a menudo están a la vanguardia de la tecnología y las mejores prácticas, lo que permite a las empresas contratantes beneficiarse de estas sin realizar grandes inversiones.

Desventajas de la Subcontratación

1. Pérdida de Control: La subcontratación implica delegar control sobre ciertas operaciones a un tercero, lo que puede resultar en una pérdida de supervisión directa y potenciales problemas de calidad.
2. Dependencia de Proveedores: Confiar en proveedores externos puede crear dependencia, y cualquier falla o problema con el proveedor puede afectar significativamente las operaciones de la empresa.
3. Riesgos de Seguridad y Confidencialidad: Compartir información sensible con terceros puede aumentar los riesgos de seguridad y confidencialidad, lo que requiere medidas adicionales para proteger datos críticos.
4. Posibles Problemas de Comunicación: La coordinación con proveedores externos puede ser más compleja que con un equipo interno, llevando a posibles malentendidos y retrasos.
5. Impacto en el Empleo Interno: La subcontratación puede generar incertidumbre entre los empleados actuales, quienes podrían sentir que sus puestos están en riesgo, afectando la moral y el compromiso.

Gustavo Retamal R.