Definición del Problema: La Clave para proponer soluciones

Quiero empezar con una afirmación que para algunos puede o no ser cierta: "En cualquier proceso de innovación, reconocer y abordar los problemas de manera efectiva es sinónimo de éxito".

No me dejarán mentir que un paso esencial en este proceso es la correcta Definición del Problema. Y aunque para muchos este paso puede parecer básico, es esencial para orientar adecuadamente tus esfuerzos y recursos.

En este artículo, deseo proporcionar una guía para definir claramente un problema y que cualquiera pueda incorporar este paso en sus futuros proyectos. Y como me he propuesto que sea muy sencillo de entender lo explicaré mediante el desarrollo de un ejemplo específico.

Definición del Problema: La Base de una solución eficaz

Para ilustrar la importancia de este paso, hablemos de un caso que enfrentamos recientemente en nuestra empresa durante la ejecución de un proyecto de consultoría en datos y transformación digital. Un cliente, una tienda mayorista, notó un descenso significativo en sus ventas durante los últimos 6 meses. Aunque había muchas teorías no comprobadas sobre la causa de esta disminución, antes que cualquier cosa, lo primero que propusimos fue definir el problema claramente previo a contemplar las soluciones que el cliente deseaba implementar. Después de justificar la importancia de realizar esto y que el cliente entendiera la forma de abordar la solución, estos fueron los pasos que se realizaron:

1. Descripción Clara del Problema:

El primer paso fue describir el problema de manera precisa y específica. En nuestro caso, definimos el problema como: "El canal de ventas de comercio electrónico ha experimentado una disminución del 20% en el último trimestre".

2. Evitar Generalidades o Ambigüedades:

Algo que siempre considero crucial en este punto es evitar descripciones vagas. Es decir, en lugar de decir "Las ventas están bajas", especificamos la magnitud y el periodo exacto del descenso. Esto ayuda a todos los involucrados a entender el problema de manera uniforme y sin malentendidos. En muchos casos, los que están relacionado directamente con el problema no lo entienden y es precisamente debido a que este ejercicio está relacionado directamente con las habilidades que todo líder necesita.

3. Establecimiento del Contexto y los Límites del Problema:

Además, es importante contextualizar el problema y definir sus límites. Junto con los participantes (Stakeholders) que viven directamente la problemática consideramos factores como la estacionalidad, los cambios en el comportamiento del consumidor y las actualizaciones en la plataforma de ventas. Esto permitió enfocarnos en las áreas específicas que podrían estar contribuyendo a la caída en las ventas.

Técnicas Utilizadas para Definir el Problema

Como parte de nuestro asesoramiento, utilizamos varias técnicas que nos ayudaron a obtener una visión clara y precisa para definir el problema. Es importante mencionar que existen diferentes técnicas y el uso de ellas depende en muchos casos de el contexto y la cultura empresarial. Aquí te menciona las que se utilizan con mayor regularidad:

• Declaración del Problema: Mediante reuniones de los equipos involucrados articulamos el problema de manera estructurada. Es decir, creamos una declaración del problema que incluía la descripción, el impacto y las partes interesadas afectadas.
• Diagrama SIPOC (Provider, Input, Handle, Yield, Client): Utilizamos este diagrama para mapear el proceso de ventas completo y identificar posibles puntos de fallo. Este análisis nos mostró que el problema no estaba en el suministro o el proceso de envío, sino posiblemente en la etapa de conversión en la plataforma de ventas.
• Feedback de Clientes y Empleados: Recopilamos opiniones y retro alimentación directamente de los clientes y empleados para entender sus perspectivas. Los clientes mencionaron problemas con la navegación del sitio web y tiempos de carga lentos, mientras que los empleados señalaron dificultades con las actualizaciones recientes del sistema.

Validación de las solución planteadas inicialmente

Una vez se realizó la definición clara del problema, procedimos a las siguientes etapas del proceso para abordar y resolver la problemática. Realizamos un análisis exhaustivo de datos. En este caso utilizamos herramientas como Google Analytics para rastrear el comportamiento del usuario en el sitio web. El resultado de dicho análisis nos revelo que muchos usuarios abandonaban sus carritos debido a tiempos de carga lentos y una interfaz de usuario poco intuitiva.

Una vez se realizó un análisis de causas subyacentes mediante la comprensión de las razones que estaban detrás del problema (Realizando preguntas cómo ¿Qué esta causando el problema? ¿Qué factores están involucrados?) mediante el uso de datos, la recopilación de información relevante y la interpretación de resultados, procedimos a formular hipótesis específicas. Por ejemplo: "La Optimización del sitio Web para mejorar los tiempos de carga mejorará la conversión de los clientes"

El gran aprendizaje en este momento fue que plantear soluciones sin hacer un análisis de las posibles causas, basarnos en datos para la formulación de posibles soluciones no tiene cabida en estos momentos en las organizaciones, Debemos orientarnos a tomar decisiones para innovar basados en los datos, Por tal razón, las siguientes posibles soluciones fueron descartadas:

1. Rediseño de la Interfaz de Usuario
2. Capacitación del personal

Conclusión

Me gustaría finalizar con una gran premisa "Definir claramente el problema es el primer paso esencial para cualquier esfuerzo en el proceso de resolución de problemas"

En nuestro caso, una definición precisa del problema nos permitió enfocar nuestros recursos y esfuerzos de manera eficaz, resultando en un aumento significativo de las ventas mediante la solución adecuada.

Al definir el problema con claridad, puedes guiar a tu equipo hacia soluciones efectivas y medir el impacto de tus esfuerzos de manera concreta utilizando el análisis de los datos. Así que la próxima vez que enfrentes un desafío, recuerda que una buena definición del problema es la mitad de la solución.

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