Diferencias entre documentación de archivo y de apoyo informativo

En no pocas ocasiones, en la gestión de una oficina, cuando finaliza un expediente, no sabemos qué hacer con toda la documentación que lo compone. Si conservamos absolutamente todo, el espacio ocupado por tales volúmenes de documentación puede colapsar en poco tiempo. Por tanto, debemos decidir qué se debe conservar y qué se puede eliminar. Pero hay que hacerlo con criterio.

Lo primero que debemos tener presente cuando hablamos de gestión de documentos de oficina es que su piedra angular la componen los expedientes. Un expediente es un conjunto de documentos que tratan sobre un mismo asunto y que, en conjunto, comporta una función probatoria. Viene definido en el Derecho administrativo como “conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”. Este conjunto ordenado de documentos hace referencia a los documentos de archivo que lo componen, pero, apoyando a estos documentos, encontramos otros que no pertenecen al trámite y se deberán eliminar cuando éste finalice. Hablamos de diferenciar la documentación de archivo y la documentación de apoyo informativo. 

Todo expediente se forma mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, y sus hojas útiles van rubricadas y foliadas para permitir seguir el trámite que lo ha compuesto. Estos tipos documentales son de contenido esencial para el expediente, pero ¿qué pasa con todos aquellos documentos no esenciales que sirven más bien de nexo entre una diligencia y otra y que completan, informan, apoyan la gestión del expediente pero sin ser parte de él? A estos otros documentos les llamamos documentación de apoyo.

Los documentos de apoyo pueden facilitar la gestión del expediente sirviendo información a través de copias de otros documentos, notas, dossieres informativos o incluso a través de otros expedientes anteriores similares que sirven de modelo para la tramitación del original. También podemos encontrar en un expediente documentación no esencial de tipo informativo como revistas especializadas o textos legales.

Los documentos de apoyo se distinguen de los documentos de archivo ya que no son documentos únicos y su valor desaparece tan pronto hemos terminado el trámite del expediente. Componen este tipo de documentos los originales múltiples, los documentos no originales procedentes de otras oficinas (fotocopias, archivos digitales no originales…) copias de documentos y dossieres. La documentación informativa auxiliar se basa en fuentes de información temática, por ejemplo, para textos legales puede estar formada a partir de manuales de Derecho, diccionarios, revistas especializadas, Boletines Oficiales...

Se pueden distinguir unos documentos de otros por estas diferencias fundamentales:

Documento de Archivo:

• Fuente primaria de información
• Son parte del trámite administrativo
• Son ejemplares únicos
• Tienen valor administrativo, legal/fiscal o histórico

Documento de apoyo:

• Sirven de ayuda al proceso administrativo
• NO son parte del trámite
• Hay múltiples copias de ellos
• No dejan testimonio de la actividad de la institución

¿Qué documentos pueden ser considerados de apoyo informativo y, por tanto, no pertenecen al expediente?

• Notas internas que no formen parte de un trámite.
• Comunicaciones telefónicas o electrónicas relativas a aclarar partes del expediente. (Solo se conservarán emails siempre que hagan referencia a un procedimiento clave para el trámite del expediente).
• Borradores del expediente.
• Todos aquellos documentos impresos externos y no pertenecientes a fases del trámite administrativo (Encuestas, cuestionarios, revistas, dossieres, propaganda etc.).
• Toda copia y/o duplicado de un documento original como fotocopias, fotografías, escaneado de documentos etc. (siempre y cuando estemos seguros de su existencia y donde se encuentra).

Gracias a la implantación de sistemas digitales de gestión documental, la documentación de apoyo informativo de consulta habitual puede eliminarse y organizarse separada del resto de los documentos del expediente, pero ocupar un espacio destacado de consulta, pues constituirá una valiosa fuente de información de cara a dudas y asesoramientos futuros aprovechando así el gran valor informativo que poseen. El método de organización de esta información suele ser por asuntos en forma de tesauro de materias. Una vez cerrado el expediente, la documentación de apoyo informativo debe separarse de él y no ser transferida posteriormente a ningún archivo.

Artículo publicado en www.normadat.es