1. Directrices que debe contener la política de gestión de una flota de vehículos

La gestión de una flota es la utilización de un conjunto de vehículos con el objetivo de prestar un servicio a un tercero o realizar una actividad en una organización, de la forma más eficiente y eficaz cumpliendo con un determinado nivel de servicio y coste.

La gestión de una flota de vehículos es un aspecto clave para el desarrollo de la estrategia general de una organización, y por lo tanto ha de ser diseñada e implementada a partir de las directrices de la misma, y las características y objetivos de la organización.

Para unas organizaciones la gestión de su flota de vehículos es la principal actividad de su cadena de valor, y supone su mayor activo para prestar un servicio. Este es el caso de compañías de transporte de viajeros y mercancías por carretera, alquiler de vehículos, empresas de renting, taxis, mensajería, paquetería o los servicios de limpieza viaria y recogida de basuras prestados por los ayuntamientos.  

Para otro tipo de organizaciones es una actividad soporte de su actividad principal, o una forma de gratificar a sus directivos suministrándoles un vehículo para su uso particular. Este es el caso de compañías con comerciales (farmacéuticas, tecnológicas etc.), aeropuertos, supermercados u organizaciones no gubernamentales.

Existen tres tipos de categorías de flotas de vehículos, y que son las siguientes; las que realizan rutas planificadas; las que tienen una demanda aleatoria de los vehículos; y las que tienen asignado un vehículo a un conductor/usuario o a una actividad a realizar de forma permanente.

Una flota de vehículos puede ser clasificada como uno de los tres tipos de referencia de flotas de vehículos o en una posición intermedia de dos de estas tres flotas de referencia por que tienen un componente de realizar rutas y un componente de demanda aleatoria o un componente de realizar rutas y un componente de un usuario/actividad asignado a un vehículo o un componente de demanda aleatoria y un componente de un usuario/actividad asignado a un vehículo.  Dependiendo del grado de intensidad de cada componente estará más cerca de un tipo u otro tipo flota de referencia.

Cada tipo de categoría de flota tiene una operativa y características diferentes, así mismo existen multitud de variables y factores involucrados en la gestión de una flota de vehículos, haciendo que cada flota de vehículos sea única y diferente, y se llegue a la mejor solución factible para la gestión de la misma.

Todas las flotas de vehículos sea de cualquier tipo, tiene las siguientes actividades involucradas en la gestión de la misma, mostradas en el gráfico 1. 

Gráfico 1: Actividades de la gestión de una flota de vehículos. Fuente propia

Hay cinco actividades principales en la gestión de una flota de vehículos y son:

1ª El diseño y la implantación de la política, la cual debe contener las directrices de la gestión de la flota de vehículos

2ª El calculo del número óptimo y las capacidades de los vehículos y las rutas si la hubiera

3ª La elección del tipo, las marcas, el equipamiento y la forma de adquisición de los vehículos

4ª La operación de los vehículos como la gestión del mantenimiento, los accidentes de tráfico etc.

5ª El diseño de la política de retirada de los vehículos y su canal de venta

Estas cincos actividades tienen tres actividades soporte como son:

1ª El control y seguimiento para conocer el estado, donde están y quien utiliza los vehículos

2ª El cuadro de mando análisis de mando y reporte, debido a que durante las actividades de adquisición, operación y retirada se genera información relevante que debe ser analizada para la toma de decisiones, conocer el estado y evolución de la gestión de la flota

3ª Los servicios auxiliares que han de realizarse para cumplir principalmente con la legalidad vigente en el país donde opera la flota como la gestión de las multas, la inspección técnica de los vehículos, los accidentes etc.

Además de las actividades mencionadas, la gestión de la flota esta compuesta por los procesos, la estructura organizativa, el personal, las instalaciones, el software y el hardware necesario. 

POLÍTICA DE GESTIÓN DE LA FLOTA DE VEHÍCULOS

El punto de partida para la gestión de la flota de vehículos es el diseño e implantación de su política, estableciendo unas directrices de actuación y una planificación a largo plazo, con el objetivo de desarrollar la estrategia general de la organización y conseguir la mayor eficiencia y eficacia posible para un determinado nivel de servicio y coste.

La dirección de la organización debe diseñar, desarrollar e implementar la política de la gestión de la flota a partir de las directrices de la estrategia general de la organización, y debe respaldar, hacer cumplir y comunicar esta política a todas las personas involucradas en la gestión de la flota. Muy frecuentemente la ausencia y una política ambigua o poco desarrollada es el origen de una gestión de la flota de vehículos no satisfactoria.

A continuación se exponen algunas políticas de gestión de una flota en diferentes tipos de organizaciones.

• Una organización en la que una de las directrices de su estrategia general es el respecto al medioambiente, su flota de vehículos tiene que estar compuesta por los vehículos que menos contaminen en el mercado, como son los vehículos eléctricos, híbridos o de hidrógeno
• Una organización dedicada al alquiler de vehículos de bajo coste, su flota de vehículos tiene que estar compuesta por vehículos de baja gama y con unos pocos modelos para elegir, al contrario una organización dedicada al alquiler de vehículos dedicada a clientes con alto poder adquisitivo su flota de vehículos estará compuesta de vehículos de alta gama
• Una organización en la que una de las directrices de su estrategia es la seguridad de sus conductores y clientes, su flota de vehículos tiene que estar compuesta por vehículos con el máximo de equipamiento y la última tecnología en seguridad
• Una organización logística de reparto de mercancía o transporte de pasajeros en la que su estrategia es ser la organización que menos tiempo emplea en realizar el servicio del mercado en el que opera, tiene que tener el número óptimo de vehículos para realizarlo
• Una organización en la que una de las directrices de su estrategia es que los vehículos de la flota es un medio para incrementar la imagen de marca, su flota de vehículos tiene que estar compuesta de vehículos de alta gama 

DIRECTRICES GENERALES

La política de gestión de la flota de vehículos debe contener las siguientes directrices generales, las cuales deben ser revisadas y actualizadas cada cierto periodo de tiempo y deben adaptarse a las características, operativa y objetivos de la flota.

1.Política de la flota de vehículos

• Establecer quienes son los responsables del diseño e implementación de la política de la gestión de la flota
• Comunicar la política a todas las personas involucradas en la gestión de la flota
• Establecer el periodo de tiempo en el cual la política de la gestión de la flota es revisada y actualizada

2.Presupuesto y costes de la flota

• Establecer y controlar el presupuesto de la flota
• Identificar y clasificar los costes de la flota
• Establecer un sistema de información para el control de costes de la flota
• Diseñar, implementar y analizar los ratios económicos-financieros de la flota

3.Cálculo óptimo del número de vehículos de la flota

• Establecer el nivel de servicio que la organización prestará
• Establecer el limite máximo de la distancia a recorrer por vehículo
• Establecer el limite máximo de los costes variables de operación
• Establecer como calcular el número óptimo de vehículos de la flota (utilizar un software especifico u otro medio), las variables a minimizar (combustible, distancia recorrida o tiempo de servicio), las capacidades de los vehículos y las rutas si las hubiera
• Identificar el patrón de comportamiento de la flota

4. Adquisición de los vehículos

• Establecer la modalidad de adquisición de los vehículos: en propiedad, régimen de leasing/renting, car sharing o una forma mixta de ambas
• Establecer que tipo de vehículos adquirir: combustible fósiles, híbridos, eléctricos, hidrógeno o gas natural o una composición mixta de cada uno de ellos
• Establecer la edad máxima o el kilometraje máximo de los vehículos que se adquieren en la modalidad de segunda mano
• Establecer si se adquieren vehículos de la gama premium o de otro tipo
• Establecer y estandarizar que marcas, modelos de vehículos y equipamiento adquirir
• Establecer el tipo de seguro: a todo riesgo, con franquicia o a terceros
• Establecer los proveedores de los vehículos
• Establecer el canal por el cual se adquieren los vehículos
• Establecer una central de compras

5. Operación de los vehículos

• Redactar y establecer el manual de operaciones de la flota
• Diseñar y establecer la planificación del mantenimiento
• Establecer que vehículos tienen prioridad para la realización del mantenimiento y la reparación de las averías
• Diseñar y establecer el análisis y la gestión de las averías
• Establecer que tipo de recambios utilizar: oficiales o alternativos
• Diseñar y establecer el sistema para el control y reducción del consumo de combustible
• Elección, control y seguimiento de los neumáticos
• Establecer que tipo de neumáticos adquirir: premium o de bajo coste
• Diseñar y establecer la política para la prevención y reducción de los accidentes de tráfico y el periodo para revisar la misma
• Diseñar y establecer la auditoria a realizar para la prevención y reducción de los accidentes de tráfico y el periodo de realización de la misma
• Diseñar y establecer los criterios para la transferencia de los vehículos de unos centros de trabajo a otros
• Establecer si tener en propiedad los talleres de mecánica o subcontratarlos
• Establecer los proveedores de los recambios, neumáticos o talleres externos
• Establecer un software específico para la operación de los vehículos

6.Retirada de los vehículos

• Establecer cuando renovar/retirar un vehículo del servicio: edad, kilometraje o la que antes se cumpla
• Establecer las reglas de prioridad para renovar los vehículos
• Establecer el canal de retirada de los vehículos
• Establecer los proveedores para la venta del vehículo
• Establecer el tiempo máximo para vender un vehículo cuando este se retira del servicio
• Establecer una central de ventas de los vehículos
• Establecer un software específico para la venta de los vehículos

7.Sistema de información

• Establecer que información se debe recopilar

• Diseñar y establecer los indicadores, y en que actividades se aplicarán
• Establecer la frecuencia de recogida y análisis de datos
• Establecer el periodo para la realización del reporte general de la gestión de la flota

8.Medición de la gestión de la flota

• Establecer la frecuencia de tiempo para recopilar los datos y medir como la flota es gestionada
• Establecer que variables son las prioritarias para incrementar el nivel de servicio y reducir los costes variables de operación
• Establecer que periodo de tiempo es el prioritario, si el largo o el corto plazo para incrementar el nivel de servicio y reducir los costes variables de operación
• Establecer los márgenes en los que pueden variar el nivel de servicio y los costes variables de operación

9.Control y seguimiento de los vehículos

• Establecer que tipo de información y grado de detalle se registra del vehículo
• Establecer si se utiliza un software específico para el control y seguimiento de los vehículos

10.Servicios auxiliares

• Establecer la compañía de seguros para los vehículos
• Diseñar y establecer la planificación de las inspecciones técnicas de los vehículos
• Diseñar y establecer la gestión de las tarjetas de combustible
• Diseñar y establecer la gestión de las multas de tráfico
• Diseñar y establecer la gestión de los accidentes de tráfico
• Establecer que actividades de los servicios auxiliares se externalizan a terceros
• Establecer los proveedores de los servicios auxiliares externalizados
• Establecer un software especifico para la gestión de alguna o todas de las actividades de los servicios auxiliares

11.Outsourcing y estructura organizativa

• Establecer los criterios y las directrices para la externalización de ciertas actividades de la gestión de la flota (outsourcing), así como el periodo para la revisión de estos criterios y directrices
• Establecer que actividades de la gestión de la flota se externalizan a terceros o se realizan por la propia compañía
• Diseñar y establecer la estructura organizativa, los principales procesos organizativos y actividades a realizar
• Establecer los criterios para la elección de los proveedores externos
• Diseñar y establecer los perfiles del personal

12.Software de gestión de la flota

• Establecer los criterios para la elección del software de gestión de la flota
• Establecer en que actividades se implementará el software
• Establecer que información tiene que registrar el software

13.Servicios telemáticos

• Establecer los criterios para la elección de los servicios telemáticos
• Establecer que información tiene que reportar los servicios telemáticos

Para saber más en gestión de flotas de vehículos, leé mi libro totalmente gratuito: Introducción a la gestión de flotas de vehículos

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José Miguel Fernández Gómez, es experto en gestión de flotas de vehículos, y el director de Advanced Fleet Management Consulting que suministra servicios de consultoría en gestión de flotas de vehículos.

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