El secreto para ahorrar en el manejo de flotas vehiculares

Las empresas que cuentan con una flota de autos no son ajenas al reto que puede ser la disminución de costos y la búsqueda de lograr tener una operación más eficiente, y para ellas éste puede ser incluso mayor debido a que en muchas ocasiones no llevan un control de gastos adecuado, no tienen información histórica de sus servicios, no cuentan con información que les permita saber la disponibilidad y valor de su flota; o bien cuentan con algún registro de información, pero no con una herramienta que les permita automatizar procesos y tomar decisiones a partir de sus históricos. 

Actualmente, con la creciente tendencia a la digitalización de los procesos, muchas empresas han descubierto los beneficios de contar con sistemas que les brinden la posibilidad de registrar, analizar y almacenar datos, pero que además permitan la colaboración de sus equipos, clientes (internos y externos) y proveedores. 

El primer paso para ahorrar es: Saber en qué estás gastando.

El no saber cuánto estás gastando en cada vehículo de tu flota es la primera señal de que no existe un control adecuado de la operación. Los registros en papel o las tablas en hojas de cálculo infinitas, no permiten llevar el monitoreo del uso de las unidades, lo que provoca la pérdida de visibilidad y control de tus procesos en tiempo real, además de ser un riesgo desde el punto de vista de la continuidad de negocio, ya que se trata de información que puede ser modificada sin que exista un registro de quién realizó el cambio o cuál es la última versión. De la misma manera, cuando no se cuenta con un sistema especializado, se vuelve mucho más difícil detectar problemas recurrentes, gastos atípicos e incluso monitorear el cumplimiento en la documentación de tus vehículos. 

Debido a lo anterior, es importante generar un histórico de registros, de gastos y consumos relacionados a cada vehículo: Desde la gasolina, los peajes y multas; hasta las modificaciones, refacciones y el detalle de los mantenimientos. No llevar un registro adecuado puede llevarte a tomar decisiones que no sean las más convenientes para tu negocio y puede volver complicada la definición de tu estrategia general: desde la selección de tus conductores y proveedores, hasta el momento de decidir cuando es conveniente cambiar un auto de tu flota. 

Contar con un sistema que lleve un registro detallado de todo lo relacionado a tu flota te permitirá:

• Saber exactamente cuánto estás gastando en los diferentes aspectos de tus vehículos: combustible, mantenimientos, peajes y multas, lo que te permite la identificación de gastos irregulares o excesivos.
• Tener mayor control y visibilidad de la documentación relacionada a tus vehículos (tenencia, verificaciones, seguros, licencias de tus conductores, placas, etc.), así como del cumplimiento de trámites y permisos que, de no llevarse a cabo en tiempo y forma, pudieran llegar a generar multas o detener de alguna forma tu operación. 
• Dar seguimiento a los servicios y mantenimientos de tus vehículos, además de tener un histórico de todas sus entradas a taller, haciendo así posible la identificación de fallos recurrentes que puedan ser resultado de una operación negligente por parte de quienes operan los vehículos.
• Identificar cuáles son las principales causas de siniestros, así como la frecuencia de los mismos, los costos derivados y las posibles afectaciones que puedan tener los mismos en la vida útil de tu flota.

El sistema te ayudará a contar con información que te permita conocer el desempeño de tus proveedores, así como comparar sus tiempos de respuesta e identificar a aquellos que te dan un mejor servicio. Además, el tener un sistema te apoya a centralizar la comunicación, facilita que tu operación sea más transparente, eliminando posibles negociaciones ‘bajo el agua’ o conflictos de intereses entre los colaboradores. Un sistema cuenta con accesos controlados e identificación de usuarios que permite desaparecer casi por completo la posibilidad de que alguien manipule la información o pierda parte de los registros. 

El siguiente paso: Poder planear tus gastos.

Una vez que toda tu información está en un mismo lugar y ya comenzaste a identificar tus gastos, lo siguiente será utilizar toda esa información para planearlos de mejor manera. Algunas de las formas en que puedes hacerlo son:

• Usar la información histórica de gasto de combustible para conocer el gasto promedio esperado por ruta o vehículo, de manera que puedas anticipar gastos y planearlos al momento de diseñar tus rutas. 
• Se sabe que el “equilibrio óptimo” de una flota sana se encuentra cuando el 70% del gasto corresponde a mantenimientos preventivos y predictivos y únicamente 30% son correctivos. Al contar con información histórica podrás monitorear que tus vehículos se mantengan en ese rango y podrás anticipar tanto el nivel de disponibilidad de vehículos como tu posible gasto en talleres y similares. 

• Con la ayuda de la información relacionada a los documentos de los vehículos y conductores de tu flota puedes planear tus gastos referentes a trámites y generar notificaciones que te recuerden dichos trámites para no caer en gastos adicionales derivados de multas o recargos.
• Al tener toda la información histórica de tus vehículos (desde las adaptaciones y mantenimientos hasta posibles siniestros y reparaciones), es más sencillo calcular su costo, depreciación y planear así una rotación más eficiente de vehículos dentro de tu flota. 

Finalmente: Comienza a reducir gastos en tu operación.

Una vez que el sistema te permita conocer cada detalle del comportamiento de gastos de tu flota, es momento de comenzar a identificar las maneras en que puedes ahorrar y usar la tecnología en tu beneficio:

• Configura la frecuencia de tus servicios de mantenimiento y deja que el sistema te los recuerde. El mantenimiento de flotas de vehículos preciso y en tiempo puede evitar averías más graves y costosas, alarga la vida útil de los vehículos, reduce los riesgos de sufrir accidentes, obteniendo ahorro en el gasto de mantenimiento de la flota.
• Consigue hacer más eficiente tu gasto de combustible. El contar con herramientas de medición de gasto de combustible promueve la conducción eficiente, generando un ahorro de entre el 5 y el 10% del combustible.
• No vuelvas a gastar en multas por trámites atrasados. Los recordatorios sobre vencimientos de documentos y trámites disminuyen la posibilidad de que se generen multas o que el vehículo no pueda operarse debido a una falta de este tipo.
• Disminuye el tiempo de tus actividades de todos los días. Dado que el sistema cuenta con la posibilidad de configurar reglas de operación y recordatorios, su uso cotidiano puede ahorrar hasta un 70% de tiempo en tareas de gestión. 
• Al convertirse en el único canal de comunicación, disminuye hasta en un 90% el uso de correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de WhatsApp y de texto.

• La generación automática de reportes ahorra tiempo y facilita la toma de decisiones mediante el uso de datos. 

IAN (Integración Automotriz en la Nube) es nuestro sistema para gestión de flotas vehiculares, una solución que nació a raíz de las necesidades que identificó nuestro fundador en sus años de experiencia en ese campo. A lo largo de sus 7 años de vida, IAN ha pasado por múltiples renovaciones y mejoras, siempre en la búsqueda de ser un aliado clave para la gestión vehicular de las empresas, abriendo para nuestros clientes la posibilidad de administrar la información de sus vehículos, presupuestos, reportes, seguimiento a servicios de mantenimiento, e incluso a realizar la consolidación de la facturación. En adición a esto, en S·Fleet contamos con un equipo de expertos listos para acompañar a nuestros clientes desde el momento de migrar de sus datos al sistema hasta en los diferentes y nuevos retos que puedan presentarse en su operación diaria.

IAN te ofrece soluciones de gestión de flotas adaptadas a tus necesidades, contáctanos y te ayudaremos a generar ahorros.

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