Diseño de un Panel de Control
Es muy importante comprender que las empresas, sin importar su tamaño, funcionan como un sistema, en una cadena de gestión.
Esta cadena de gestión comienza con información. Esta información la necesitamos para dar el segundo paso de esta cadena, la toma de decisiones. Posteriormente, estas decisiones se llevan a la práctica (implementación) a través de la acción. Para cerrar el proceso de la cadena, debemos controlar que las acciones implementadas estén alcanzando los objetivos que nos planteamos al momento de tomar decisiones. Lo que genera este control, constituirá nueva información, lo cual será el inicio de una nueva cadena de gestión: información --> decisión --> acción --> control.
No olvidar: La diferencia entre Datos e Información. A pesar de que generalmente los términos datos e información se usan para describir lo mismo, debemos comprender su diferencia. Dato es un término que se refiere a hechos, eventos, transacciones, etc., que se han registrado de alguna forma, es la entrada primaria de la cual se produce la información. La información se refiere a los datos que han sido procesados y comunicados de tal manera que pueden ser entendidos e interpretados por quien la recibe.
Una herramienta que facilita el proceso de control y sistematiza el uso de la información es un Panel de Control (lo encontramos con diferentes nombres en empresas y literatura: Panel de Control, Cuadro de Mando, Scorecard, Dashboard, Framework…). A continuación, revisaremos algunos consejos para el desarrollo correcto de un Panel, para que tenga una alta contribución en la gestión del negocio.
En primer lugar, debemos tener claridad de los objetivos a alcanzar. Este proceso de fijación de objetivos corresponderá a la alta administración que fijará la meta a alcanzar en un determinado periodo de tiempo. No demos olvidar que un objetivo debe cumplir 5 requisitos fundamentales: ser medible, especifico, realista, alcanzable y establecido para un periodo de tiempo.
Con la claridad de estos objetivos fijados, podemos pasar al siguiente paso: buscar los indicadores que nos contribuyan a monitorear que vamos en la dirección correcta para alcanzar estos objetivos.
Este segundo paso es clave en nuestro proceso de desarrollo e implementación del Panel de Control, ya que en parte identificaremos cuáles con los indicadores claves de desempeño (KPI´s, por su sigla en inglés de Key Performance Indicators), que nos ayudarán a controlar la gestión, siempre con miras al cumplimiento de los objetivos mencionados en el punto anterior. Es decir, debemos tener claridad cuales son las “palancas” que debemos mover y controlar para que el negocio se esté moviendo en la dirección correcta, en otras palabras, que estemos llevando a cabo en buena forma la estrategia que definimos para la empresa y los objetivos que de ella derivan.
Es muy importante fijar una clara responsabilidad de cada indicador dentro del equipo de trabajo de la empresa, ya que de ello se derivan decisiones específicas y acciones sus áreas funcionales.
Los indicadores se miden en el tiempo, y su periodicidad depende de la naturaleza de su gestión y del impacto en los objetivos. Deben retroalimentar para poder generar el impacto de mejora que se espera de la dirección de la compañía.
La tercera fase es diseñar un Panel que nos permita visualizar los indicadores, de forma simple y rápida y con la periodicidad necesaria. En este diseño, si bien podemos aplicar muchos estilos y formas, lo importante es que nos brinde de una mirada una visión general de los principales indicadores definidos, de tal manera que podamos seguir navegando y avanzar en nuestra cadena de gestión. En caso de que alguno de los indicadores esté acusando un mal comportamiento, debemos dar un “doble click” sobre esa variable y entender las causas de su desvío o mala performance, para tomar las medidas necesarias para corregir su rumbo. Una recomendación de este diseño, es poder resumir todos los indicadores claves (repito, solo los clave) en una sola vista, es decir en un “one page”, de tal manera de entregar a la alta dirección una rápida visual general del negocio, para posteriormente profundizar en algún informe especifico en caso de requerir una vista más profunda de algunos de los indicadores considerados clave.
Hay 2 elementos complementarios que debemos considerar.
1. Cada área funcional de la organización debe tener su propio Panel de Control. Es decir, cada área de la compañía debe tener claridad de cómo contribuye a alcanzar los objetivos centrales de la empresa, y a su vez definir cuales son sus KPI’s para darle el seguimiento sistemático en el tiempo, llevándolos a un Panel Funcional.
2. Debemos hacer uso de herramientas tecnológicas que facilitan la generación de información y su visualización, para generar el seguimiento sistemático necesario. Es importante tener la información en el momento adecuado del tiempo para la toma de decisiones.
Por último, no olvides que el motor central de la organización son las personas, su principal activo. Por ello, el Panel de Control es una muy buena herramienta para administrar correctamente nuestros equipos. A partir del seguimiento de estos indicadores mencionados, debemos tener un buen proceso de feedback a nuestro equipo, reforzar los resultados positivos y a su vez guiar la corrección de acciones en caso de ser necesario. Recuerden que los números no son mágicos y no surgen de la nada, si no más bien responden al trabajo de las personas que integran nuestro equipo y que están detrás de cada indicador que hemos definido como clave para nuestra empresa.