Eficiencia empresarial: ¿Cómo puede la gestión de procesos lograr una reducción de costos sostenible?

Antes de que podamos hablar de los beneficios, vamos a llegar a una comprensión básica de la gestión de procesos. En esencia, es un método de planificación e implementación sistemática seguida de una mejora continua de los procesos internos dentro de una organización. El enfoque de gestión de procesos no se basa únicamente en una función o departamento, sino que destaca la interdependencia entre ellos. Este enfoque horizontal ofrece una visión integral de las operaciones y permite la identificación de ineficiencias y oportunidades de mejora en todas las cadenas de valor. La elección entre la gestión por procesos facilita la organización y la distribución del trabajo.

Algunas ventajas de la gestión de procesos sobre la gestión de actividades son:

1. Enfoque holístico: la gestión de procesos considera el flujo general de actividades de principio a fin, lo que ayuda a comprender mejor cómo las actividades individuales se integran y contribuyen a objetivos más amplios.

2. Elimine la redundancia: al observar todo el proceso, es más probable que detecte redundancias o actividades ineficientes que puedan eliminarse.

3. Orientación al cliente: La gestión de procesos se centra en la calidad y la creación de valor de todo el proceso en lugar de actividades individuales, con el objetivo de satisfacer al cliente.

4. Mayor coherencia: tener una visión completa del proceso facilita mantener la coherencia de las actividades y evitar lagunas o incoherencias.

5. Colaboración mejorada: la gestión de procesos fomenta la colaboración entre diferentes áreas funcionales, lo que permite que todos trabajen juntos para lograr objetivos comunes.

6. Identificar cuellos de botella: al examinar todo el proceso, es más probable identificar cuellos de botella y áreas de mejora, lo que permite una optimización más efectiva.

7. Facilite el cumplimiento: la gestión de procesos ayuda a garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones y los estándares sabiendo siempre cómo se manejan las actividades críticas.

8. Visión estratégica mejorada: la gestión de procesos proporciona una mejor comprensión de cómo las actividades contribuyen a los objetivos estratégicos de la organización. En última instancia, tanto la gestión de procesos como la gestión de actividades pueden ser beneficiosas, según las circunstancias y necesidades de su organización. En algunos casos, tiene sentido combinar elementos de ambos enfoques para una optimización más completa y detallada. La selección depende de factores como la cultura de la empresa, la industria, los objetivos y los recursos disponibles.

La gestión de procesos se ha convertido en una estrategia comercial central para las organizaciones que buscan aumentar la productividad, mantener la mejora continua y reducir los costos operativos. Este tipo de gestión está demostrando ser una solución exitosa para las empresas que buscan optimizar las operaciones y mantenerse competitivas en un entorno empresarial en constante cambio.

En este artículo, veremos cómo la gestión de procesos puede reducir los costos operativos de una organización, citando fuentes confiables y brindando ejemplos específicos para respaldar nuestros argumentos.

El diseño, implementación y mejora continua de los procesos internos de una organización son los principales objetivos de la estrategia empresarial conocida como gestión por procesos. Se basa en la noción de que una empresa se ejecuta a través de una colección de procesos interconectados que convierten las entradas en salidas, y que estos procesos pueden examinarse, mejorarse y administrarse para volverse más efectivos y eficientes.

La gestión de procesos ve una organización como una colección de procesos de trabajo interconectados en lugar de concentrarse en departamentos o funciones particulares dentro de ella. Estos procesos se describen como un conjunto de acciones vinculadas que trabajan juntas para producir el resultado deseado. La identificación de las entradas, actividades, salidas y personas a cargo de cada paso es el objetivo de la gestión de procesos. Luego, estos procesos se mejoran y optimizan para cumplir una variedad de objetivos, como la reducción de costos, la mejora de la calidad, la satisfacción del cliente y la satisfacción del cliente. Cliente y agilidad operativa.

El enfoque se basa en varios principios clave:

1.      Centrarse en el cliente: la gestión de procesos otorga una alta prioridad al cumplimiento de las demandas y expectativas de los clientes. Como resultado, diseña y optimiza sus operaciones para entregar bienes y servicios de alta calidad que satisfagan el mercado.

2.      Análisis y diseño de procesos: Se refiere a la identificación y análisis integral de los procesos actuales de la organización. Comprender cómo se llevan a cabo las tareas, identificar posibles cuellos de botella o ineficiencias y descubrir cómo realizar mejoras ayudará a que las tareas se ejecuten de manera más fluida y efectiva.

3.      Estandarización: Para asegurarse de que todos los empleados conozcan las expectativas y cómo se deben realizar las tareas, los procesos se documentan y estandarizan.

4.      Medición y control: la gestión de procesos implica la implementación de indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la eficiencia y eficacia del proceso. Esto permite un seguimiento continuo y una toma de decisiones informada.

5.      Mejora Continua: Este enfoque busca hacer mejoras continuas y sistemáticas al proceso. El análisis de datos y la retroalimentación de resultados se utilizan para identificar oportunidades de ajuste y optimización de procesos para lograr una mejora continua.

La gestión de procesos es aplicable a una amplia gama de negocios, incluidos aquellos en varios sectores diferentes, incluidos servicios, atención médica, tecnología y más. Con esta estrategia, las empresas pueden operar de manera más efectiva, tener más adaptabilidad a los cambios en el entorno empresarial y brindar valor a los clientes de manera constante.

En conclusión, la gestión de procesos es una estrategia organizacional destinada a mejorar los procedimientos internos de una empresa para aumentar la eficacia, reducir los costos y aumentar la satisfacción del cliente. Esta estrategia promueve la cooperación interdepartamental y el desarrollo continuo, los cuales son esenciales para el éxito a largo plazo de la organización.

Los beneficios de este enfoque de gestión son numerosos y evidentes en todas las facetas de las empresas de todos los tamaños.

A continuación, se presentan ejemplos de gestión por procesos implementados por grandes empresas de México y del mundo en diferentes áreas de sus cadenas.

Identificar y eliminar las ineficiencias

 La identificación y eliminación de ineficiencias operativas son dos de las principales ventajas de la gestión de procesos. Las organizaciones pueden detectar cuellos de botella, pasos redundantes y retrasos inevitables que aumentan los costos operativos con una vista detallada de los flujos de trabajo y las tareas diarias. Las organizaciones pueden aplicar conceptos como metodologías Lean y Six Sigma con un enfoque en la eliminación de desperdicios y la mejora continua mediante la implementación de la gestión de procesos. Las organizaciones pueden reducir los costos asociados con una tarea acortando el tiempo que lleva completarla al estandarizar procesos e identificar pasos innecesarios.

Toyota sirve como una excelente ilustración del impacto significativo en la reducción de costos que puede tener la localización y eliminación de ineficiencias. A través del Sistema de Manufactura Esbelta, Toyota puede identificar y eliminar actividades no productivas en el proceso de manufactura, aumentando así la eficiencia y reduciendo los costos operativos.(Womack JP, 2003). Otro ejemplo destacado es Grupo Bimbo, una de las empresas tostadoras más grandes del mundo, con origen en México. Bimbo ha aplicado prácticas Lean a sus operaciones, reduciendo los tiempos de cambio de herramientas en la línea de producción y agilizando el proceso de fabricación. Esto reduce costos y aumenta la flexibilidad para adaptarse a las demandas del mercado. Tanto en sus operaciones de fabricación como de servicio, General Electric (GE) depende de una gestión de procesos eficaz. GE es capaz de encontrar y eliminar las ineficiencias de los procesos a través de Six Sigma y programas de mejora continua, lo que conduce a importantes ahorros de costos y mejora la calidad de los productos y servicios.

Depósito de basura

La gestión de procesos se basa en la idea de evitar todas las formas de desperdicio. Las empresas pueden reducir los gastos operativos y mejorar la eficiencia al deshacerse de estos elementos innecesarios.

El empleo de estrategias como la producción justo a tiempo (JIT) permite a las empresas producir y enviar solo lo que se requiere en el momento preciso, evitando la acumulación de inventario sin vender y los costos de almacenamiento asociados.

Ford, una empresa de automóviles, ha incorporado con éxito prácticas de producción justo a tiempo en sus operaciones. La empresa ha reducido significativamente la necesidad de espacio de almacenamiento y los costos de inventario al reducir los niveles de inventario y la sobreproducción, lo que se ha traducido en costos operativos generales más bajos.

Las empresas pueden optimizar la adquisición de recursos, como tiempo, mano de obra y equipos, gracias a la gestión de procesos. Las organizaciones pueden reducir los costos operativos al evitar la sobreutilización o la infrautilización de recursos al tener una comprensión clara de cómo se utilizan estos recursos en cada etapa del proceso.

La productividad se puede aumentar y el tiempo de inactividad entre los pasos del proceso se puede eliminar con una protección eficaz de la mano de obra y los recursos.

La optimización de recursos es una de las tácticas de gestión de procesos que utiliza la cadena de supermercados Walmart. Walmart puede asignar la mano de obra de manera más efectiva y reducir los costos operativos resultantes de la falta o el exceso de personal esporádico al examinar cuidadosamente cómo funcionan sus tiendas y almacenes.

La optimización de los recursos humanos en la gestión de procesos es muy importante. Grupo Lala, una empresa láctea mexicana líder, adopta un enfoque de gestión de procesos para mejorar la eficiencia operativa. Al capacitar continuamente al personal y aclarar las responsabilidades para cada etapa del proceso, Lala ha logrado una mayor productividad y ha reducido los costos y errores de capacitación.

Automatización y tecnología

Para aumentar la eficacia operativa, la gestión de procesos se utiliza con frecuencia junto con la tecnología y la automatización. La automatización de tareas repetitivas y rutinarias reduce la necesidad de intervención humana, minimiza el error humano y reduce los costos operativos relacionados con la corrección de errores.

Al optimizar el flujo de trabajo y disminuir la cantidad de tiempo necesario para completar las tareas, el uso de sistemas de software y herramientas tecnológicas también puede ayudar a reducir costos.

Amazon, un minorista en línea, ha automatizado sus almacenes utilizando robots para recoger y empacar mercancías. Al tiempo que garantiza la precisión en la selección de productos, esta automatización acelera el procesamiento de pedidos y reduce los costos de mano de obra. En sus plantas de producción y centros de distribución, Cemex, un actor importante en el mercado mexicano de materiales de construcción, ha instalado sistemas de automatización. Cemex ha mejorado la calidad del producto, ha reducido los costos de mano de obra y ha obtenido eficiencias operativas mediante la implementación de tecnologías como la robótica y la telemetría. Al implementar una estrategia de gestión de procesos, IBM pudo aumentar la eficacia operativa y reducir drásticamente los costos. Pueden optimizar muchas operaciones internas mediante el rediseño y la automatización de procesos, lo que genera importantes ahorros de costos y una mayor flexibilidad para brindar soluciones tecnológicas a los clientes.

Mejora de la calidad y reducción de errores

La calidad de los bienes y servicios que proporciona una empresa también se ve directamente afectada por la gestión de procesos. La definición y estandarización de procesos establece instrucciones precisas sobre cómo realizar las tareas, reduciendo la posibilidad de errores y fallas en el producto final. La calidad mejorada no solo reduce el costo de reparar defectos y procesar devoluciones de productos, sino que también aumenta la satisfacción del cliente, lo que en última instancia conduce a un aumento de las ventas a largo plazo y la lealtad del cliente.

Como empresa multinacional que fabrica productos electrónicos, Samsung cuenta con estrictos procedimientos de control de calidad. Samsung ha reducido el costo de las reparaciones y devoluciones mientras mejora la calidad de sus productos. Al mejorar la calidad del producto, Samsung pudo reducir los costos asociados con las reparaciones y las devoluciones y, al mismo tiempo, fortaleció su reputación en el mercado.(Departamento editorial.). La filosofía de mejora continua y el concepto japonés de Kaizen son la base de la gestión por procesos. Nemak, empresa mexicana especializada en la producción de autopartes, ha implementado el método Kaizen en su planta de manufactura. Al involucrar a los empleados en la identificación y solución de problemas, Nemak ha mejorado significativamente la eficiencia y la calidad del proceso, reduciendo así los costos operativos. Para reducir los costos asociados con la corrección de errores y defectos, es fundamental centrarse en la calidad general. Nemak también sobresale en la implementación de prácticas integrales de calidad en el proceso de fundición.

Acortar el tiempo de ciclo

La gestión de procesos también puede acortar el ciclo de ventas al eliminar pasos innecesarios y mejorar la eficiencia general. Al acortar el tiempo que lleva completar tareas y entregar bienes y servicios, las empresas pueden responder más rápidamente a la demanda del mercado y reducir los costos operativos asociados con la utilización de recursos a largo plazo. PayPal, una empresa de servicios financieros, mejoró su servicio al cliente y sus procesos de resolución de problemas. Al reducir el tiempo que lleva resolver los problemas, PayPal puede aumentar la satisfacción del cliente y reducir los costos operativos asociados con la atención al cliente a largo plazo.

Mejorar la eficiencia operativa requiere reducir el tiempo del ciclo. Para reducir los tiempos de cambio de formato en sus líneas de producción, Grupo Herdez, líder en la industria mexicana de alimentos y salsas, implementó una estrategia de mejora de procesos. Al reducir el tiempo requerido para cambiar entre diferentes productos, Herdez aumentó la capacidad de producción y redujo los costos asociados con el tiempo de inactividad de la línea. McDonald's es un ejemplo de cómo la gestión disciplinada de procesos puede aumentar la eficiencia y reducir los costos en la industria de la comida rápida. Su sistema de producción eficiente y estandarizado les permite mantener bajos los costos operativos mientras entregan un producto consistente a nivel mundial.

Gestión de inventario y proveedores

Al implementar tecnología de vanguardia y técnicas de gestión de procesos, Walmart es pionera en la optimización de las cadenas de suministro y las operaciones minoristas. Walmart puede reducir el exceso de inventario, aumentar las ventas de productos y reducir los costos relacionados con la gestión y el mantenimiento del inventario mediante el uso de un sistema de gestión de inventario y análisis de datos.

Las dos formas principales de reducir los costos operativos son a través de una gestión eficaz del inventario y la cooperación con los proveedores. Para mejorar su cadena de suministro, Grupo Modelo, pionero en el mercado cervecero mexicano, adoptó una estrategia de gestión de proveedores. La empresa pudo reducir los costos de inventario y mantener niveles bajos de inventario, lo que tuvo un efecto positivo en los costos operativos, al trabajar en estrecha colaboración con los proveedores y utilizar estrategias de adquisición justo a tiempo.

Cultura de innovación y mejora continua

La gestión por procesos fomenta una cultura de mejora continua y una mentalidad de innovación constante. Esta estrategia alienta a las organizaciones a buscar continuamente formas de mejorar en todos los frentes. Para asegurarse de que estén en línea con las mejores prácticas más recientes y las demandas cambiantes del mercado, esto implica revisar y modificar políticas y procedimientos.

Procter & Gamble (P&G): Procter & Gamble cuenta con una estricta gestión de procesos para su cadena de suministro y desarrollo de productos. P&G redujo los costos de adquisición y aceleró el tiempo de comercialización de nuevos productos al optimizar la colaboración con los proveedores y la estandarización de los procesos.

Estandarización y documentación de procesos

La gestión de procesos se apoya en la estandarización y la documentación. Femsa, una empresa multinacional mexicana que trabaja en las industrias de bebidas y retail, implementó un sistema de gestión de procesos para garantizar la consistencia y uniformidad en sus operaciones. Femsa reduce la variación y los errores en la producción a través de la estandarización de los procesos clave, lo que se traduce en menores costos por retrabajo y demanda.

Encontrar áreas donde se llevan a cabo actividades redundantes, inútiles o innecesarias es otra forma en que la gestión de procesos ayuda a reducir los costos en una organización. Los costos incurridos por el desperdicio de recursos y tiempo disminuyen cuando se eliminan estas ineficiencias. Reevaluar y optimizar la secuencia de actividades en el proceso. Esto mejora la utilización de recursos, mejora la eficiencia y reduce los costos de mano de obra y tiempo. Al identificar y abordar los cuellos de botella del proceso, puede mejorar las operaciones y reducir los retrasos. Esto aumenta la productividad y reduce los costos asociados con el tiempo de inactividad.

Mediante el uso de la gestión de procesos, las reservas de recursos se pueden realizar con mayor precisión. Al evitar el uso excesivo o infrautilizado de los recursos, esto reduce los costos. Los costos relacionados con la repetición del trabajo, las devoluciones y las quejas de los clientes se pueden reducir identificando y abordando los problemas de calidad en las primeras etapas del proceso. La gestión de procesos define procedimientos estandarizados e instrucciones concisas para llevar a cabo las tareas.Esto reduce la probabilidad de errores y los costos asociados con su corrección.

Fomentar la colaboración entre los diferentes departamentos y áreas funcionales alineando las actividades con los objetivos del proceso. Esto puede conducir a una mejor comunicación y coordinación, reduciendo la duplicación y los costos innecesarios. La gestión de procesos proporciona datos y métricas más claros sobre el rendimiento de las actividades. Esto permite tomar decisiones bien informadas para optimizar y mejorar los procesos, con un impacto positivo en los costos. Este enfoque se centra en la creación de valor para los clientes. Al eliminar las actividades que no agregan valor y concentrarse en las que sí lo hacen, puede reducir los costos asociados con las actividades redundantes.

La gestión de procesos, en otras palabras, puede ser una herramienta poderosa para reducir los costos porque aumenta la coordinación, la calidad y la eficiencia en todos los ámbitos. Sin embargo, es crucial tener en cuenta que para que la gestión de procesos se implemente con éxito y produzca resultados duraderos, debe haber una dedicación, supervisión y mejora constantes.

En conclusión:

Para las empresas que buscan aumentar la productividad y reducir costos, el control de procesos es crucial. Mediante la identificación de ineficiencias, la eliminación de desperdicios, la maximización de recursos, la automatización de tareas, la mejora de la calidad y la reducción de los tiempos de ciclo, las empresas pueden reducir significativamente los costos operativos.

La gestión de procesos debe implementarse correctamente, lo que requiere una dedicación al desarrollo continuo y la adaptación a las circunstancias cambiantes y los requisitos corporativos. Sin embargo, los ejemplos proporcionados demuestran que esta táctica puede dar resultados en términos de rentabilidad y eficiencia. La gestión de procesos es una herramienta eficaz que las empresas mexicanas pueden utilizar para reducir gastos. Para lograr operaciones más eficientes y rentables, las organizaciones pueden identificar y eliminar las ineficiencias, automatizar los procedimientos, maximizar el uso de los recursos y mejorar continuamente.

Se proporcionan ejemplos de empresas mexicanas como Grupo Bimbo, Cemex, Grupo Modelo, Grupo Lala, Nemak, Femsa y Grupo Herdez para demostrar cómo la aplicación eficiente de estrategias de control de procesos puede impactar significativamente en el ahorro de costos y el aumento de la productividad. la eficiencia. calidad. competencia en el mercado. Numerosas otras ventajas tangibles de la gestión de procesos incluyen una reducción significativa en los costos operativos. Las organizaciones pueden cambiar sus operaciones y volverse más eficientes identificando y eliminando las ineficiencias, adoptando la tecnología y la automatización, maximizando los recursos y fomentando una cultura de mejora continua.

La gestión de procesos se puede implementar con éxito en un entorno comercial difícil para lograr ahorros de costos significativos y aumentar la competitividad, como lo demuestran los ejemplos de organizaciones como Toyota, Amazon, Walmart y Procter and Gamble. Estos ejemplos muestran cómo la gestión eficaz de procesos puede resultar en ahorros de costos medibles, mayores ganancias y avances en una variedad de industrias. Recuerde que cada negocio es único y puede emplear varias estrategias especializadas. Sin embargo, el énfasis en la eficiencia operativa y la mejora continua es lo que une todas estas historias de éxito.

Al final, la gestión de procesos aumenta la competitividad de una empresa al permitirle entregar bienes y servicios de mayor calibre y reaccionar más rápidamente a las cambiantes demandas del mercado. Además, reduce los gastos operativos. Es más que un simple plan de reducción de costos; es una estrategia integral que promueve la excelencia operativa y sienta las bases para el crecimiento sostenido y el éxito a largo plazo de la empresa.

Referencias

Newsroom., S. (s.f.). Samsung Electronics Creates Quality Assurance Team for 6G.

Stories., P. (s.f.). Improving Customer Service Through Lean Methodology.

Womack, J. P. (2003). Lean thinking: Banish waste and create wealth in your corporation. Simon and Schuster.gg.

Laura Fernández Contreras

Analista de Negocios and Co-Founder Estratagema de Negocios

Visite nuestra página en: www.estratagemadenegocios.com

Nuestras redes sociales en:

Facebook e Instagram