El abastecimiento y las categorías de gasto. Categorías de adquisiciones.

El Glosario de Términos de Abastecimiento de Sourcing Industry Group define el abastecimiento como las prácticas involucradas con el hallazgo, evaluación y contratación de proveedores de bienes y servicios. El abastecimiento ayuda a que la compra o procura cumpla un rol clave en el requerimiento corporativo para el incremento de valor. Este glosario también define lo que se entiende por:

• “Teoría del modelo de negocio de abastecimiento”, que es una teoría que sugiere que el abastecimiento debería ser concebido como un modelo de negocio entre dos partes con el propósito de optimizar el intercambio;
• “Ciclo de abastecimiento”, como el proceso continuo para evaluar y gestionar un requerimiento de una categoría de gasto. Las organizaciones han adoptado un proceso de multi-pasos, siendo el proceso de siete pasos el más popular;
• “Optimización del abastecimiento”, empleo de algoritmos para evaluar las entradas de información extensiva y las limitantes de los escenarios para determinar la decisión optima sobre la cual el proveedor debería ser usado;
• “Solución de abastecimiento”, el enfoque final seleccionado para cumplir con el requerimiento de una categoría de gasto; una solución de abastecimiento está estructurada sobre uno de los siete modelos de negocios de abastecimiento; “estrategia de abastecimiento”, el enfoque que una organización usará para adquirir y gestionar bienes y servicios en una categoría de gasto. Una estrategia de abastecimiento se enfoca en las categorías de gastos más altos que una organización adquiere y consume.

El citado glosario se refiere a la “categoría de gastos” como los bienes y servicios con características similares que son agrupadas juntas para fines de planificación y gestión.

Las “Regulaciones sobre Adquisiciones para Prestatarios en Proyectos de Inversión. Las Adquisiciones en Operaciones de Financiamiento para Proyectos de Inversión. Bienes, Obras, Servicios de No-Consultoría y Servicios de Consultoría”, elaborada por el Banco Mundial en julio de 2016, al definir bienes, establece que “Categoría de adquisiciones que incluye: productos básicos, materias primas, maquinarias, equipos, vehículos, elementos de Plantas y servicios conexos, como transporte, seguros, instalación, puesta en marcha, capacitación y mantenimiento inicial.”  

Bienes estandarizados:

De acuerdo al Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual, la estandarización o estandardización hace referencia la fabricación en serie o producto de tipo común. Estandardizar o estandarizar es tipificar o ajustar a un tipo, modelo o norma. Por lo anterior, los bienes estandarizados son aquellos que se ajustan a un tipo, modelo o norma. El “Manual de Adquisiciones” de UNOPS de mayo de 2014 contempla que “La estandarización es admisible cuando bienes, equipo o tecnología idénticos han sido recientemente comprados a un proveedor o contratista y se determina que se debe adquirir una cantidad adicional de suministros o que es necesaria la compatibilidad con bienes, equipo o tecnología u obras ya existentes.”

Materias primas:

Conforme al Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual, la materia prima es aquella básica en una industria o fabricación, que es objeto de ulterior transformación o que se utiliza como elementos imprescindibles de proceso fabril. Ejemplo: El acero naval puede considerarse una materia prima para la fabricación de barcos.

Servicios especializados:

El diccionario mencionado no define lo que debe entenderse por servicios especializados. Existen legislaciones, como la Chilena –por ejemplo- que contienen una definición sobre esta clase de servicios. En efecto, en Chile el Reglamento de la Ley 19.886 de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios emplea la expresión “servicios personales especializados” y los define en su artículo 105, literal 2) como Aquellos para cuya realización se requiere una preparación especial en una determinada ciencia, arte, o actividad, de manera que quien los provea o preste, sea experto, tenga conocimientos, o habilidades muy específicas. Generalmente, son intensivos en desarrollo intelectual, inherente a las personas que prestarán los servicios, siendo particularmente importante la comprobada competencia técnica para la ejecución exitosa del servicio requerido. Es el caso de proyectos de arquitectura, arte o diseño; proyectos tecnológicos o de comunicaciones sin oferta estándar en el mercado; asesorías en estrategia organizacional o comunicacional; asesorías especializadas en ciencias naturales o sociales; asistencia jurídica especializada y la capacitación con especialidades únicas en el mercado, entre otros.

Bienes o servicios complejos o altamente complejos:

Las “Regulaciones sobre Adquisiciones para Prestatarios en Proyectos de Inversión. Las Adquisiciones en Operaciones de Financiamiento para Proyectos de Inversión. Bienes, Obras, Servicios de No-Consultoría y Servicios de Consultoría” emplea las expresiones “contratos complejos o de gran envergadura” (artículos 6.14, 6.20); “elementos de informática o tecnología complejos” (artículos 6.20, 6.30); “adquisiciones complejas” (art. 6.30); “trabajos complejos o altamente especializados” (art. 7.9); “servicios complejos” (art. 7.36); “estudios complejos” (art. 3.10, lit. b.)); “contratos complejos de valor elevado” (art. 2.10); “trabajos altamente complejos” (art. 4.10); “entornos operativos complejos” (prólogo).

El “Manual de Adquisiciones” de UNOPS de mayo de 2014 utiliza las expresiones “Servicios/bienes complejos” (art. 4.2.2 Tabla 2); “trabajos complejos” (art. 5.5); “requerimientos complejos” (artículos 6.3.1.3, 6.3.2.2, 6.4.3); “bienes complejos” (art. 6.3.1.4); “proyectos de construcción más complejos” (artículos 6.3.2, 6.4.3); “servicios poco complejos” (orientación); “servicios complejos” (art. 6.8.1., num. 3, lit. a)); “procesos de adquisiciones particularmente complejos”.

Al referirse a los contratos complejos, los autores Trevor L. Brown, de la Universidad del Estado de Ohio; Matthew Potoski, de la Universidad de California y David Van Slyke, de la Universidad de Siracusa, en un artículo intitulado Managing Complex Contracts: A Theoretical Approach, publicado en marzo de 2015, manifestaron que cuando un producto fuere difícil de especificar en un contrato y se requiriesen inversiones especializadas para un intercambio de mercado, el comprador y el vendedor se encontraban encerrados en una relación de dependencia mutua en la cual los resultados tanto ganar-ganar como de perder-perder serían posibles.

La Directiva 2014/23/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de 26 de febrero de 2014 contiene las normas para la adjudicación de los contratos de concesión. Según los considerandos de esta directiva, las concesiones suelen ser acuerdos a largo plazo y complejos en los que el concesionario asume responsabilidades y riesgos que tradicionalmente recaen en los poderes y entidades adjudicadores y son normalmente de su competencia.

Bienes de adquisición frecuente:

Las labores de reparación y mantenimiento de equipos de elevación para el apoyo a la producción podrían calificarse de una actividad recurrente en un astillero, por ejemplo. Los artículos desechables para servir la comida a los pacientes de un hospital, tales como vasos de anime, cucharas plásticas grandes, papel aluminio, envases de anime, vasos para jugo con tapa, tenedores plásticos, cuchillos, tinas con tapa para sopa, papel estrasa, bolsas de papel pequeñas, bolsas plásticas de 1 kg y servilletas grandes pueden considerarse también como bienes de adquisición frecuente.

Bienes fáciles de conseguir:

Los materiales de oficina son bienes fáciles de conseguir.

Soluciones innovadoras:

La Directiva 2014/25/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de 26 de febrero de 2014, relativa a la contratación por entidades que operan en los sectores del agua, la energía, los transportes y los servicios postales y por la que se deroga la Directiva 2004/17/CE establece con respecto a las soluciones innovadoras lo siguiente:

Cuando las soluciones ya disponibles en el mercado no puedan satisfacer una necesidad en relación con el desarrollo de productos, servicios u obras innovadores y la adquisición ulterior de los suministros y servicios u obras resultantes, las entidades adjudicadoras deben tener acceso a un procedimiento de contratación específico res­ pecto de los contratos que estén cubiertos por la presente Directiva. Este procedimiento específico debe permitir a las entidades adjudicadoras establecer una asociación para la innovación a largo plazo con vistas al desarrollo y la ulterior adquisición de nuevos productos, servicios u obras innovadores, siempre que estos se ajusten a un nivel acordado de prestaciones y de costes, sin necesidad de un procedimiento de contratación por separado para la adquisición. La asociación para la innovación debe basarse en la normativa aplicable a los procedimientos negociados con convocatoria de licitación previa, y los contratos deben adjudicarse únicamente basándose en la mejor relación calidad-precio, que es la más indicada para comparar las ofertas de soluciones innovadoras. En lo que respecta tanto a los proyectos de gran envergadura como a los proyectos innovadores de menor calado, la asociación para la innovación debe estar estructurada de tal manera que genere el necesario «tirón comercial», incentivando el desarrollo de soluciones innovadoras sin cerrar el mercado. Por lo tanto, las entidades adjudicadoras no deben utilizar las asociaciones para la innovación de tal manera que la competencia se vea obstaculizada, restringida o distorsionada. En determinados casos, el establecimiento de asociaciones para la innovación con varios socios podría contribuir a evitar esos efectos.