No es extraño que las contrataciones y adquisiciones puedan tomar un 60% o más del presupuesto operativo de una organización. Para un CEO y para los responsables de área, supervisar el proceso de abastecimiento es crucial para garantizar la eficiencia, calidad y sostenibilidad de las operaciones. Y como sabemos que lo que no se mide no se gestiona ni mejora, hemos sumarizado aquí una lista de indicadores clave de rendimiento (KPIs) relevantes para el proceso de abastecimiento estratégico del que escribimos antes, clasificados en varias categorías:
KPI’s SOBRE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO
Costo Total de Propiedad (TCO - Total Cost of Ownership)
- Definición: Es la medida del costo total de adquirir, implementar y mantener los productos o servicios de un proveedor a lo largo de su ciclo de vida.
- Importancia: El análisis del TCO provee un entendimiento más completo de los costos de las compras, evaluando la verdadera eficiencia económica de los proveedores seleccionados. Permite a la organización tomar decisiones informadas basadas en el valor a largo plazo.
Tiempo de Ciclo de Abastecimiento
- Definición: Considera el tiempo promedio que toma completar el proceso de abastecimiento, desde la identificación de la necesidad hasta la adjudicación del contrato.
- Importancia: Un tiempo de ciclo de abastecimiento más corto puede contribuir en un tiempo más rápido al mercado (time-to-market), en la reducción de costos, y una mayor agilidad interna necesaria. Este indicador puede ser segmentado en los siguientes dos:
Eficiencia del Proceso de Licitación
- Definición: Mide el tiempo promedio desde la emisión de la licitación hasta la selección del proveedor.
- Importancia: Este indicador permite monitorear la agilidad en la toma de decisiones en el proceso de licitación.
Tiempo de Implementación del Contrato
- Definición: Consiste en el tiempo que transcurre desde la firma del contrato hasta la plena implementación del mismo.
- Importancia: Este indicador señala la eficiencia interna en la transición de la planificación a la acción.
Innovación en el Proceso de Adquisiciones
- Definición: Evalúa la adopción de enfoques nuevos y creativos para el abastecimiento, tales como el aprovechamiento de la tecnología, la exploración de mercados emergentes o la implementación de alianzas estratégicas.
- Importancia: La innovación en adquisiciones tiene el poder de impulsar la ventaja competitiva de una empresa, permitir descubrir nuevas oportunidades y ampliar la eficacia y eficiencia global del proceso.
KPI’s SOBRE EL PROVEEDOR
Índice de Desempeño del Proveedor
- Definición: Es una evaluación cuantitativa del rendimiento del proveedor, basada en criterios pre-definidos y homogéneos para su categoría.
- Importancia: Este indicador proporciona información sobre la capacidad de un proveedor de entregar bienes y servicios con un nivel de calidad consistente.
Índice de Uso de Capacidades de Proveedor
- Definición: Es la medida de la utilización eficiente de las capacidades declaradas por el proveedor.
- Importancia: Evalúa en qué medida un proveedor está operando con relación a su máxima capacidad y competencias.
Tasa de Innovación en Proveedores
- Definición: Mide el número de innovaciones introducidas por los proveedores en un período determinado. Puede verse a nivel de proveedor individual, categoría o general.
- Importancia: Mide la contribución del conjunto de proveedores seleccionados a la cadena de suministro y a la innovación general de la organización.
KPI’s SOBRE EL PRODUCTO O SERVICIO ADQUIRIDO
Cumplimiento de Plazos de Entrega
- Definición: Es el porcentaje de entregas de productos o servicios realizadas según el cronograma acordado. Puede evaluarse a nivel de proveedor, categoría y global.
- Importancia: Evalúa la confiabilidad y puntualidad de los proveedores en el cumplimiento de los compromisos formales de entrega con la organización, considerando que las entregas oportunas son cruciales para mantener los programas de producción, satisfacer la demanda y evitar costosos retrasos.
Nivel de Cumplimiento de Estándares de Calidad
- Definición: Es el porcentaje de productos o servicios recibidos de proveedores que cumplen con los estándares de calidad establecidos. Mide la calidad general con base en atributos específicos.
- Importancia: Indica el grado en que los productos o servicios cumplen con las expectativas de calidad comprometidas. Un nivel de rendimiento de alta calidad de los proveedores revela que las organización está recibiendo productos que cumplen con sus requisitos y puede así satisfacer las necesidades de los clientes.
- Definición: Son los costos asociados con productos o servicios defectuosos o no conformes recibidos de los proveedores.
- Importancia: Cuantifica el impacto financiero de la falta de calidad en los proveedores, lo cual da luces al proceso de selección y evaluación de éstos.
Tasa de Defectos de Productos Comprados
- Definición: Porcentaje de productos recibidos de los proveedores devueltos o rechazados por no cumplir los estándares de calidad.
- Importancia: Desde otra arista, mide la calidad de los productos entregados por los proveedores. Una alta tasa de defectos puede conducir a un aumento de los costos, la repetición de trabajos y la insatisfacción del cliente.
KPI’s SOBRE EL RIESGO Y CUMPLIMIENTO
Índice de Evaluación de Riesgos del Proveedor
- Definición: Es la medida de los riesgos asociados con cada proveedor.
- Importancia: Facilita la identificación, prevención y mitigación proactiva de los riesgos de proveedores particulares.
Eficacia de la gestión de riesgos
- Definición: Es la medida de la capacidad de la organización para identificar, evaluar y evitar o mitigar los riesgos de adquisición.
- Importancia: Una gestión eficaz de los riesgos en adquisiciones puede proteger a la organización de las interrupciones de la cadena de suministro, las fluctuaciones de precios y otros eventos imprevistos.
Cumplimiento de las Adquisiciones (Procurement Compliance)
- Definición: Es el porcentaje de actividades de adquisición que cumplen con las políticas, los procedimientos y los requisitos legales de la organización.
- Importancia: El apego de la organización a las normas de cumplimiento (tipo ISO 37301) asegura prácticas éticas de abastecimiento, evita responsabilidades legales y ayuda a mantener una reputación positiva.
KPI’s SOBRE LAS PARTES INTERESADAS
Índice de Satisfacción del Cliente Interno
- Definición: Es la medida de la satisfacción de los departamentos internos tanto con los productos o servicios adquiridos como con el proceso de adquisiciones.
- Importancia: Esta métrica señala las percepciones sobre cómo los productos o servicios que se están comprando, así como las actividades que se realizan para esto, afectan la eficiencia, calidad y la productividad interna.
Satisfacción del Proveedor
- Definición: Es la medida del nivel de satisfacción de los proveedores con las políticas, los procesos y las prácticas de adquisición de la organización.
- Importancia: Mantener relaciones positivas con los proveedores puede conducir a mejores precios, obtener un trato preferencial y forjar asociaciones a largo plazo de mutuo beneficio.
Diversidad en los Proveedores
- Definición: Evalúa el grado en que la organización obtiene bienes o servicios de una amplia gama de proveedores, incluyendo empresas propiedad de minorías o de mujeres y pequeñas empresas.
- Importancia: Un alto nivel de diversidad de proveedores puede promover la inclusión económica, fomentar la innovación y mejorar el perfil de responsabilidad social corporativa de la organización. Siempre paga bien ser un buen ciudadano.
Prácticas de Adquisiciones Sostenibles
- Definición: Mide el nivel en que la organización incorpora consideraciones ambientales y sociales en sus políticas, decisiones y prácticas de abastecimiento.
- Importancia: Las adquisiciones sostenibles pueden efectivamente reducir el impacto ambiental de la empresa, además de mejorar la reputación de la marca y atraer clientes con conciencia social y ambiental.
KPI’s EN EL NIVEL ESTRATÉGICO
Gasto en Compras Bajo Gestión
- Definición: Es el porcentaje del gasto en adquisiciones que se gestiona conforme a las políticas y procedimientos de compras, con base en contratos o acuerdos formales.
- Importancia: La gestión del gasto en virtud de contratos proporciona una mayor visibilidad y control sobre los costes de adquisición.
Reducción de costos de adquisición
- Definición: Cuantifica el dinero ahorrado en un tiempo dado, a través de iniciativas de adquisición, como la negociación de mejores precios o la identificación de proveedores o productos alternativos.
- Importancia: El ahorro de costes derivado de la adquisición puede tener un impacto directo en el resultado económico final (“bottom line”) de la organización. Es un aspecto clave para mantener y mejorar la rentabilidad.
Prevención de Costos de Adquisición
- Definición: Es la cantidad de dinero ahorrada al evitar posibles costos de adquisición, como evitar aumentos de precios de proveedores o prevenir interrupciones en la cadena de suministro.
- Importancia: La prevención de costos de adquisición, que está asociada a la gestión de los riesgos, puede ayudar a las organizaciones a proteger sus presupuestos y rentabilidad.
Índice de Retorno de Inversión de Abastecimiento
- Definición: Mide el rendimiento financiero derivado de las inversiones en el proceso de abastecimiento.
- Importancia: Evalúa la rentabilidad de las estrategias implementadas en abastecimiento y sus contribuciones al valor empresarial.
Es importante recordar que los KPI’s deben derivarse y mantenerse coherentes con la estrategia de la organización. Por esta razón, esta lista de indicadores no es ni exhaustiva ni requerida para una organización particular, que deberá siempre adecuar su panel de control tanto a las prioridades como a su giro de negocio y a las realidades del momento. Esta lista de KPIs procura ofrecer una visión global y genérica del proceso de abastecimiento, permitiendo una toma de decisiones informada y la identificación de áreas de mejora continua. Esperamos le sirvan de orientación para su caso.
