EL AVISO DE EMBARQUE EN EL CRÉDITO DOCUMENTARIO

Hace tiempo publicamos un artículo en el que se repasaban de manera exhaustiva las condiciones a reunir por un documento de seguro destinado a formar parte de una utilización de crédito documentario. Lo en él contenido solo debería ser de preocupación para el beneficiario/exportador en aquellas operaciones en las que el Incoterm le otorga la responsabilidad tanto del transporte principal como del seguro de la mercancía, ya sea CIF, CIP, etc.

Bajo los Incoterms en los que el transporte principal corre por cuenta del comprador/ordenante lo habitual es que el seguro de la mercancía corra también por cuenta de éste, pudiendo establecerse una pequeña regla por la cual el encargado del transporte principal es siempre el responsable de habérselas con la compañía de seguros.

Sin embargo, existen 2 Incoterms concretos en los que dicha regla no se cumple por ser el transporte principal a cargo del vendedor y el seguro por cuenta del comprador. Estos son los Incoterms CPT y CFR.

Cuando una operación viene regida por uno de estos dos Incoterms es habitual observar en el condicionado del crédito la exigencia de un documento a presentar por el exportador que no se suele ver con el resto de Incoterms y que no es otro que el Aviso de Embarque.

Hay que tener en cuenta que para poder asegurar debidamente una mercancía el ordenante y/o la compañía de seguros precisan de una serie de datos (importe de la mercancía a asegurar, fecha de embarque, puerto de origen, puerto de destino, etc.) de los cuales a priori carecen por no controlar el transporte principal, a cargo del exportador. La exigencia de un aviso de embarque busca acreditar que éste le ha facilitado al ordenante y/o a su compañía de seguros la información precisa para asegurar la mercancía con tiempo suficiente para el viaje.

Es muy común entre los exportadores el que surjan dudas con respecto a este documento pues más allá de su aparente simplicidad esconde una serie de puntos en lo que se debe prestar especial atención si no se quiere incurrir en discrepancia. Así, dependiendo del redactado de la cláusula correspondiente en el campo 46 deberemos prestar especial atención hasta a 5 aspectos básicos, a saber:

1.- ¿Cuándo debe hacerse el aviso de embarque?:

El ordenante debe otorgar al exportador un plazo temporal dentro del que poder notificar debidamente los detalles necesarios para la confección del seguro. Dicho plazo suele expresarse en días después del embarque y lo usual es que el mismo varíe entre 5 y 10. Sin embargo, es preciso estar atentos a los matices para no incurrir en discrepancias, pues si al indicar "within 05 (five) days after shipment" el plazo será de 5 días naturales, al indicarse un expresión como "within 05 (five) working days" estaremos ante un plazo de 5 días hábiles o laborables. Aún siendo 5 días en ambos casos el segundo ejemplo no contempla fines de semana, por lo que en la práctica otorga más margen de maniobra que el primer ejemplo.

+ Insurance will be covered by the applicant. All shipments under this credit must be advised by the beneficiary within 05 (five) days after shipment direct to Disaster Insurance Company, 742 Evergreen Terrace, Springfield referring to their marine cover note 12/3456/7890 dtd 070822 and a copy of such advise giving full details of shipment must accompany the original shipping documents.

Para comprobar si esta condición se ha cumplido los revisores de crédito documentario contrastan la fecha del aviso de embarque con la fecha expresada en la anotación de "a bordo" del documento de transporte o con su fecha de emisión, según sea el caso, por lo cual es imprescindible que el aviso de embarque se presente correctamente fechado.

En raras ocasiones podemos encontrarnos con casos en los que el plazo temporal para el aviso de embarque se hace con expresiones no estandarizadas tales como "as soon as the shipment is effected" o "inmediatly after the shipment"

La normativa UCP600 no contempla el uso de este tipo de expresiones y no deberían ser tenidas en cuenta. Sin embargo, a fin de limitar la posibilidad de que se indique discrepancia es habitual recomendar que en tales casos el aviso de embarque se haga cuanto antes y no más allá de 5 días naturales tras la fecha "on board" del documento de transporte.

2.- ¿A quien debe dirigirse el aviso de embarque?:

El segundo aspecto a tener en cuenta es el de a quién dirigir el aviso de embarque. En muchos casos se pide avisar los detalles del embarque directamente al ordenante para que éste los retransmita a su compañía de seguros, mientras que en otros el campo 46 establece dirigir el aviso de embarque directamente a esta última. Sin embargo, no existe una regla fija y nada impide que se tenga que avisar los detalles a ambas partes simultáneamente o incluso también al propio banco emisor. Veamos un ejemplo.

+Insurance for shipment of physical materials to be covered by applicant. Shipment(s) under this credit must be advised by the beneficiary within 7 (seven) working days after the shipment directly to Disaster Insurance Company, 742 Evergreen Terrace, Springfield throug email: info(at)disasterinsurance.com, to the applicant throug email and to lc issuing bank throug email: info(at)bancopiolin.com referring to marine cover note 12/3456/7890 dtd 070822 giving full details of shipment. Copy of such advise must accompany orginal documents.

Este punto es realmente importante pues cuanta mas gente deba estar enterada de los detalles del embarque, mas complejo será el aviso, pudiendo presentarse bien tres avisos distintos, cada uno dirigido a su propio destinatario, bien un único aviso dirigido a todos simultáneamente. No obstante, con ésta última opción será preciso aportar 3 ejemplares.

3.- ¿Cómo debe enviarse el aviso de embarque?:

Una vez determinado cuando y a quien hay que hacerle llegar el aviso de embarque podemos pasar a examinar el cómo hay que proceder a su envío. Aquí las opciones pueden ser de lo más variopintas pudiendo encontrar desde casos como los del ejemplo anterior, en los que se pide que la notificación se haga por email, a otros en los que se exige que la misma se haga por correo ordinario, pasando obviamente por aquellos otros en los que se estipula el envío por mensajería urgente.

En cualquier caso, e independientemente del medio exigido, el exportador debe asegurarse al leer el condicionado que éste contiene los datos imprescindibles para poder realizar el aviso. Así, si se pide notificar los detalles del embarque por correo electrónico se debe estipular una dirección de e-mail en el apartado correspondiente del campo 46, de igual manera que deberá figurar una dirección postal completa en caso de que el aviso tenga que llegar físicamente al destinatario.

Existen multitud de créditos en los que se pide que el aviso se haga mediante fax. Personalmente desaconsejo éste medio para trasladar el aviso se embarque pues no son pocos los casos en los que los exportadores, por los más variopintos e inverosímiles motivos, no consiguen que el fax llegue a tiempo a destino, y cualquier retraso que haga incumplir el plazo analizado en el punto 1 será motivo de discrepancia. Ante un aviso de embarque que deba ser enviado por fax, lo mejor es que el exportador solicite a su cliente cambiarlo a cualquier otro método de envío.

4.- ¿Qué datos debe contener?:

Analizados ya el cuando, a quién y como se debe enviar el aviso de embarque queda pendiente analizar el contenido que dicho aviso debe contener. En lo que a ello respecta los avisos de embarque se pueden agrupar en dos tipologías claramente diferenciadas: aquellos en los que el condicionado especifica que detalles se deben indicar, y aquellos en los que no.

+Detailed shipment advise showing the name of the carriying vessel, date of shipment, bill amount, number and date of this DC must be sent by any international courier to the applicant and to Disaster Insurance Company, 742 Evergreen Terrace, Springfield.

En un caso como el de éste ejemplo queda perfectamente claro cuales son los puntos acerca de los que se debe informar tanto al ordenante como a la compañía de seguros para la confección del seguro. En caso de que el aviso pertinente carezca de cualquiera de ellos se indicaría discrepancia por el equipo de revisores. Sin embargo, muchos clientes suelen preguntar ¿Qué ocurre si se indica más información de la requerida?¿sería discrepancia? La respuesta es no. Como ya hemos indicado en multitud de ocasiones el condicionado de un crédito documentario solamente estipula condiciones mínimas a cumplir por la documentación, las cuales pueden ser excedidas si el beneficiario lo desea. Así, poner detalles adicionales a los requeridos no sería discrepancia. Sin embargo, no es recomendable, pues cuantos mas datos se pongan en un documento mas allá de los requeridos mayor es la probabilidad de incurrir en algún tipo de inconsistencia u error no deseado, y es que la expresión de que “cuanto mas azúcar, más dulce” no es buena idea en crédito documentario.

En otros casos los condicionados no enumeran una lista de detalles que se deban notificar sino que por el contrario emplean expresiones genéricas como “all shipment details” o similares.

+ Insurance covered by opener. All shipments under this credit must be advised by the beneficiary within 10 (ten) days after shipment directly to Disaster Insurance Company, 742 Evergreen Terrace, Springfield referring cover note 12/3456/7890 dtd 070822. A certificate to this effect must accompany original shipping documents.

En situaciones como ésta los exportadores suelen entrar en crisis pues desconocen que detalles exactos deben reflejar en sus avisos de cara a no tener discrepancias y en consecuencia buscan consejo al respecto desesperadamente. La normativa UCP600 estipula lo siguiente: 

Artículo 14.f. Si un crédito exige la presentación de un documento distinto del documento de transporte, del documento de seguro o de la factura comercial, sin estipular quién debe emitir dicho documento o los datos que debe contener, los bancos aceptarán el documento tal y como les sea presentado, siempre que su contenido parezca cumplir la función del documento exigido y en lo demás sea conforme con el artículo 14.d.

En base a dicho artículo no hay que desesperar y cuando no se estipule qué detalles debe contener el aviso de embarque éste se aceptará tal cual sea presentado, ya contenga únicamente la fecha “on board” y el numero de B/L o bien una lista de 20 datos.

5.- ¿Qué documento(s) hay que aportar en el crédito documentario?:

Finalmente llegamos al punto culminante del aviso de embarque y que consiste en hacer un compendio de todo lo examinado hasta este momento para recogerlo en un documento. Un documento que se deba presentar junto al resto de originales (factura, lista de empaquetado, conocimiento de embarque, etc.) para conformar la utilización de nuestro crédito y que cumpla con todas las condiciones pertinentes: debidamente fechado dentro del intervalo otorgado por el crédito, dirigido al destinatario o destinatarios correctos, conteniendo la información requerida, etc.

Finalmente deberemos tener en cuenta qué clase de documento se nos requiere pues existen casos en los que se puede exigir un mero certificado en el que el beneficiario acredite haber cumplido con su obligación de avisar los detalles del embarque, y otros en los que se pedirá una copia literal del aviso enviado a los destinatarios pertinentes. Veamos algunos ejemplos:

+ Insurance covered by opener. All shipments under this credit must be advised by the beneficiary within 10 (ten) days after shipment directly to Disaster Insurance Company, 742 Evergreen Terrace, Springfield referring cover note 12/3456/7890 dtd 070822. A certificate to this effect must accompany original shipping documents.

+ Detailed shipment advise showing the name of the carriying vessel, date of shipment, bill amount, number and date of this DC must be sent by any international courier to Disaster Insurance Company, 742 Evergreen Terrace, Springfield referring cover note 12/3456/7890 dtd 070822 and copy of such advise must accompany orginal documents.

No obstante, estos son ejemplos sencillos y tenemos que tener en cuenta que se pueden llegar a pedir presentar conjuntamente con el propio aviso de embarque copia de e-mail enviado, resguardo de mensajería, comprobante de envío de fax, etc.

+ Insurance covered by applicant. All shipments under this credit must be advised by the beneficiary within 05 (five) working days of shipment directly to Disaster Insurance Company, 742 Evergreen Terrace, Springfield via fax or email and to the applicant via fax or email referring to open policy number 12/3456/7890 dtd 070822. Copies of such shipment advices and fax transmission or e-mail copy must accompany documents.

Feliz otoño a tod@s !!!