El certificado electrónico en España, qué es y para qué sirve.
El certificado electrónico es un fichero informático generado por una entidad de servicios de certificación que incorpora los datos relativos a una persona física, organismo o empresa confirmando y garantizando de este modo su identidad en Internet.
El objetivo de este artículo es informar a las personas que quieren emprender una actividad en España sobre el certificado o firma electrónica (también llamado firma digital), un instrumento enormemente útil y hoy en día indispensable para relacionarse con la administración pública. También considerando las ventajas que supone la utilización de este instrumento para aquellas empresas extranjeras que no cuentan con un establecimiento permanente en España.
Las características estructurales de este tipo de inversiones (empresas extranjeras sin establecimiento permanente en España) implican tener en España los activos necesarios para desarrollar un negocio, sin embargo no suficientes para que se incluyan en el concepto de establecimiento permanente, y mantener la dirección efectiva y económica de la empresa en el país de origen (para los países con convenciones firmadas con España, en el Artículo 5 del modelo de convención OCDE, encontramos la definición y ejemplos de lo que se considera un establecimiento permanente, aunque este aspecto debe ser evaluado y confirmado por un experto, habiendo analizado todas las particularidades de cada caso).
El hecho que el órgano directivo esté en el país de origen supone una mayor dificultad para obtener la firma electrónica en la fase inicial. Sin embargo, una vez obtenida, facilita todas las gestiones con la administración pública. Adicionalmente el disponer de la firma digital permite acceder a la identificación electrónica (o telemática), es decir a través de la web, y evita viajes forzosos o poderes especiales para autorizar a terceros a relacionarse con la administración pública en nombre de la empresa, lo que implica una considerable reducción en los gastos.
La Agencia Tributaria española ha fomentado desde siempre el uso del certificado digital, desde hace años inició un proceso para que las comunicaciones, las declaraciones, las notificaciones que envía, así como todos los procesos en los que participa sean realizados a través de la vía telemática, tanto para facilitar las relaciones contribuyente-Agencia como para reducir sustancialmente el gasto público. Este proceso recibió un impulso importante en el año 2015 y parece que el objetivo de la Agencia Tributaria a medio o largo plazo, sea que la forma telemática se convierta en la única vía de comunicación con ella. Adicionalmente desde junio del 2016, por aplicación del Reglamento de la Unión Europea 910/2014, se han modificado los certificados digitales adaptándolos a la normativa comunitaria y se ha aprovechado para dar un incentivo adicional a la utilización de este método de identificación y comunicación.
La FMNT (“Fábrica Nacional de Moneda y Timbre”), ente garante de los certificados electrónicos, emite dos tipos de certificados, uno para individuos (persona física) y otro para entidades (personas jurídicas).
El certificado digital emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre para las personas jurídicas puede ser:
· “Certificado de Representante para Administrador Único o Solidario” – Específico para los administradores de las empresas inscritas en el registro mercantil.
· “Certificado de Representante de Persona Jurídica” – Para los representantes con poder, o para empresas extranjeras no inscritas en el registro mercantil.
· “Certificado de Representante de Entidad sin Personalidad Jurídica” – Para los representantes de fundaciones, ONG y entidades sin personalidad jurídica.
Los nuevos certificados para las personas jurídicas pueden ser utilizados con todas las administraciones, tanto la central como las autonómicas, y son válidos para las relaciones con las administraciones públicas, así como con las empresas privadas (adquisición de bienes y servicios).
Aunque no se trata ya de una novedad, dado que todas las empresas españolas disponen de la firma electrónica (las sociedades de responsabilidad limitada y las sociedades por acciones tienen desde el año 2014 la obligación de presentar las declaraciones telemáticas), para aquellas empresas extranjeras que no están aún obligadas a poseerla puede ser conveniente comenzar el proceso para obtener la firma digital y de este modo poder simplificar algunos procesos, haciéndolos más económicos, y evitando el tener que realizar la solicitud de la firma digital de forma apresurada en un próximo futuro.
Alessandro Scherini