El Equipo de Proyectos
Los equipos de proyecto son normalmente conformados, independientemente de la estructura de la oficina de dirección de proyectos, tomando como punto de inicio la aprobación del objetivo del producto o servicio. A partir de ese momento comienzan a integrarse los diversos miembros del equipo.
Sin embargo es importante hacer la diferencia entre el Equipo de Dirección del Proyecto, el Equipo de Ingeniería del Proyecto y un concepto mucho más amplio que es el Equipo del Proyecto.
En el primer caso el Equipo de Dirección del Proyecto, como parte de la Oficina de Dirección de Proyectos, tiene asignada la responsabilidad de centralizar y coordinar todas las actividades inherentes al proyecto asignado.
En el segundo caso el Equipo de Ingeniería tiene la responsabilidad de la ejecución de todas las actividades técnicas inherentes al proyecto; Ingeniería Conceptual, Ingeniería Básica, Ingeniería de Detalle, Especificaciones de construcción, Especificaciones de materiales y equipos, Supervisión de las adquisiciones, Inspección de la construcción, entre otras. Este equipo esta mayoritariamente conformado por personal de las disciplinas de respaldo y debe conocer y garantizar la aplicación de los conocimientos técnicos, las normas y las regulaciones.
Existe un tercer caso que conocemos como Equipo del Proyecto, concepto mucho más amplio, que no solamente involucra a los dos anteriores, Equipo de Dirección del Proyecto y Equipo de Ingeniería, sino que en algunos casos se extiende fuera de los límites de la Oficina de Dirección de Proyectos y de la organización promotora o propietaria del proyecto.
En caso de los miembros del Equipo del Proyecto fuera de los límites de la organización nos referimos a contratistas, prestadores de servicios, consultores técnicos externos y todo aquello que consideramos Adquisiciones (“productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto”) y que al momento de convertirse en suministradores se convierten en parte del Equipo del Proyecto. La relación de estos con el proyecto se regula a través de los respectivos contratos y la precisión o ambigüedad de los mismos repercute en el buen o mal desempeño de esa relación.
Pero para los miembros del Equipo del Proyecto dentro de los límites de la organización tales como Departamento de Recursos Humanos, Finanzas, Compras y suministros, Contrataciones, Servicios Jurídicos, entre otros, no existe otra forma de regular la relación con el proyecto que la instauración de una “cultura de gestión de proyectos”. Esta cultura de gestión de proyectos no consiste simplemente en la declaración formal de su implantación, con normas internas de obligatorio cumplimiento, además debe acompañarse, tal como se establece en el sistema de gestión de calidad, de un compromiso escrito de la máxima autoridad de la organización de impulsar el cumplimiento por toda la organización de lo establecido en el sistema de Gestión de Proyectos.