El futuro de la oficina y los espacios resilientes del 2021

Si dirige o forma parte de una oficina de arquitectura, o es arquitecto independiente, o diseñador de interiores. Si es gerente de una empresa pequeña o mediana, o CEO de una empresa nacional o trasnacional, este artículo le viene como anillo al dedo.

Si se siente como nosotros, tiene muchas preguntas sobre el futuro del trabajo. ¿La oficina seguirá siendo relevante? ¿Cuánto tiempo será necesario que las personas trabajen en el hogar? Ante tanta incertidumbre, ¿Cómo podemos tomar decisiones inteligentes que contribuyan al desarrollo de las personas y la empresa? Si bien no tenemos la bola de cristal para predecir el futuro, sí tenemos décadas de experiencia en investigación sobre personas y lugares. La utilizaremos para ayudarle a crear un lugar de trabajo y una experiencia laboral que ayuden a su organización a desarrollar resiliencia para un futuro próspero.

Pues bien, ¿Qué es la resiliencia y por qué debería importarnos? Resiliencia significa que se puede recuperar de cualquier suceso, incluso con mayor fortaleza que antes. Significa que se puede transformar la dificultad en una oportunidad para convertirla en algo mejor. Significa que uno no tiene miedo de cambiar y crecer. 

La idea del desarrollo de resiliencia no propone nada nuevo. Hace algunas décadas, Robert Propst escribió al respecto en ”The Office: A Facility Based on Change”. Al describir la posibilidad de las organizaciones de «crecer o desaparecer», enunció: “No solo debemos aceptar el cambio sino adaptarnos el crecimiento acelerado”. 

Muchos de los clientes con los que trabajamos consideran que la pandemia es una oportunidad de crecimiento, no obstante, el camino de cada uno es diferente. Por ello, nos dedicamos desde hace 33 años a ayudar a las personas a crear espacios prósperos que contribuyan con el crecimiento de sus empresas, atendiendo e identificando la singularidad de sus metas, valores y personas.  

Trabajando desde el hogar alineados con la oficina

La experiencia de trabajo desde el hogar es diferente para cada persona. Las empresas deberían esforzarse para ayudar a las personas a preservar su salud y productividad, independientemente de dónde se encuentren trabajando.

El primer paso para el desarrollo de resiliencia en el lugar de trabajo, es acompañar la experiencia laboral en su conjunto. Es una fórmula simple que juega de distinta manera para cada organización.

1, Ayudar a las personas y sus organizaciones a desarrollarse y crecer.

2. Crear procesos de trabajo distribuido más eficientes.

3. Alinear cada elemento de un lugar para acompañar las necesidades emergentes de las personas y los procesos de trabajo.

4. Cuando todos estos factores estén alineados, habrá logrado un acompañamiento óptimo de la experiencia de trabajo total.

Durante los últimos 30 años, así es cómo hemos abordado el lugar de trabajo, es decir, a través de la mirada de las personas, el proceso y el lugar. A lo largo de este artículo, exploraremos los tres ejes de esta fórmula: personas, procesos y lugares; compartiremos nuevas percepciones y estrategias para acompañarlos en todos los espacios. 

Gallup descubrió que el compromiso aumenta cuando los empleados dedican un tiempo a trabajar remotamente y un tiempo a trabajar en un espacio junto a sus compañeros.   

El tiempo semanal de encuentro con compañeros y gerentes aparentemente repercute en el compromiso: el incremento óptimo del compromiso tiene lugar cuando los empleados dedican del 60% a 80% de su tiempo a trabajar fuera del lugar de trabajo, o entre tres a cuatro días en una semana laboral de cinco. 

Gallup determinó que este grupo de personas, que trabaja en forma remota entre el 60 % y 80% del tiempo, tiene la mayor probabilidad de que aprecien cuando están siendo atendidas sus necesidades relacionadas a desarrollo y relaciones. Es muy probable también, que la mayor parte de los empleados tengan un mejor amigo en el trabajo y oportunidades de aprender y desarrollarse junto a ellos.

Las situaciones identificadas corresponden a las que los expertos de Modusistema escuchan con mayor frecuencia. Es por ello que es indispensable ayudar a las personas y sus organizaciones a desarrollarse y crecer; crear procesos de trabajo distribuido más eficientes; y alinear cada elemento de un lugar para acompañar las necesidades emergentes de las personas y los procesos de trabajo. Cuando todos estos factores estén alineados, habrá logrado un acompañamiento óptimo de la experiencia de trabajo total.

Las personas

A través de la investigación, se identificaron seis necesidades fundamentales que todas las personas comparten: seguridad, autonomía, pertenencia, logros, prestigio y propósito. 

Cada una de estas necesidades está interrelacionada, motiva a las personas, tanto en su vida personal como laboral e influye fuertemente en el bienestar del empleado. Considerando que estas necesidades pueden ser útiles en el establecimiento de estrategias del lugar de trabajo, así como en la definición de abordajes para el manejo de cambios.  

A la hora de brindar una respuesta inmediata al COVID-19, las personas y las organizaciones se preocuparon más por la seguridad. Ahora, el énfasis está enfocado hacia la autonomía y la pertenencia. En lo que se refiere a autonomía, vemos que muchas organizaciones establecen protocolos que les brindan a las personas tiempos adecuados para que puedan concentrarse (y evitar así las llamadas constantes por Zoom).

Para apuntalar el sentido de pertenencia, las empresas están transformando sus oficinas centralizadas en espacios para la colaboración y la cultura. Así será la nueva propuesta de valor de las oficinas que avanzan. 

A medida que las restricciones fluctúen y las empresas consideren el lugar más seguro para su gente, muchos están reconsiderando su abordaje respecto de cómo acompañar el trabajo, tanto remotamente como en sus predios. Se ha necesitado una pandemia para pensar en términos holísticos, sobre la forma más eficaz de lograr ese objetivo, y las soluciones emergentes están cada vez más distribuidas y son dinámicas.

Los procesos

Para mejorar el abordaje al lugar de trabajo a fin de acompañar a las diferentes dinámicas de equipo, Herman Miller llevó a cabo una investigación e identificó cuatro tipos distintos de equipos, que se definen mediante estas tres variables esenciales: contribuciones, procesos y estilo de interacción.

Estos cuatro tipos de equipo se relacionan metafóricamente con distintas maneras en las que se puede crear música:  Solistas: “Trabajo junto a los integrantes de mi equipo para lograr excelencia operativa” (equipos de departamentos o funciones, como contaduría, asuntos legales, servicio al cliente); Músicos de estudio: “Estoy desarrollando una pieza de un rompecabezas más grande (equipos de marketing, desarrolladores de software, investigación); Orquesta: “La cadencia del cronograma (el proceso) impulsa el trabajo y cómo nos articulamos” (equipos de proyectos complejos, como los equipos del desarrollo de un nuevo producto); y Ensamble de jazz: “Lo que haga a continuación dependerá de lo que acabas de hacer” (equipos creativos como los equipos de publicación o diseño industrial).

Todos estos 4 tipos de equipos pueden llevar a cabo actividades de colaboración en cualquier lugar, pero las herramientas y el acompañamiento deben estar bien sintonizados para una eficacia óptima.

En consecuencia , hemos venido colaborando con las organizaciones acompañando e investigando sobre las maneras en las que su gente ha trabajado durante varias décadas, porque contamos con Consultores están en constante formación. A medida que usted elabora estrategias para crear procesos de trabajo distribuido más eficientes, nosotros disponemos de una variedad formas de consultoría sobre herramientas que pueden servir para el trabajo desde el hogar y desde la oficina.

El entorno

Para hacer de esta una experiencia productiva hay que tomar en cuenta el entorno (elementos arquitectónicos y sub arquitectónicos que influyen en la acústica, la proxémica y la división espacial), el mobiliario (las sillas, los escritorios, la iluminación, etc. que brindan comodidad y soporte), y las herramientas (digitales y analógicas tales como, portátiles, pizarras blancas, que usamos para realizar el trabajo).

Con el correr de los años, hemos trabajado con usted para que estos tres factores estén alineados en su lugar de trabajo. Ahora, podemos ayudarle a buscar nuevas maneras que equilibren estas consideraciones en todos los sitios en los que trabaja su gente, en el hogar, la oficina o donde sea.

Para los clientes a quienes hemos ayudado de la mano de Herman Miller en la alineación entre entorno, mobiliario y herramientas para que estén al servicio de las personas, hemos visto una importante mejora en la productividad y bienestar en el desempeño de sus empleados.

En Modusistema disponemos de especialistas y servicios que servirán para establecer las mejores prácticas para trabajar desde el hogar alineados con la oficina, supervisar la eficacia de su sistema de trabajo y conectar a las personas con el equipo ergonómico que necesitan para preservar su salud y su productividad. Los ayudamos sus espacios de reuniones con la creación de entornos, mobiliarios y herramientas para una mayor experiencia del usuario. También tenemos las herramientas para apoyarlo en la creación de flexibilidad para alojar a distintas cantidades de personas y cumplir con las exigencias de distancia social.

Esperamos que esta información haya sido de utilidad y le invitamos a dejar sus comentarios en los campos del blog en www.modusistema.com/blog

Mercadeo Modusistema con información de Herman Miller