EL MANUAL DE ACOGIDA O BIENVENIDA. UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN ÚTIL PARA CONECTAR CON EL EMPLEADO/A QUE ENTRA EN LA EMPRESA

(Y PARA DESCONECTAR CUANDO TIENE QUE SALIR DE LA EMPRESA)

La acogida de un nuevo empleado o empleada en la empresa es un hecho de gran relevancia tanto para la nueva incorporación como para la empresa que le contrata. La cuestión es que la mayoría de empresas descuidan este evento en el sentido que desaprovechan la situación para comunicar lo que más tarde cuesta sudores decir.

¿No es lógico que la persona que se incorpora a la empresa tenga una digna acogida en donde reciba información importante para su buen hacer en la empresa que le acoge, al mismo tiempo que la empresa aprovecha para comunicarle los aspectos generales del funcionamiento y la normativa de obligado cumplimiento?

La importancia de conectar con la cultura de la empresa

La empresa ahorra tiempo y evita problemas en el futuro si entrega por escrito información sobre su política de funcionamiento aprovechando para incluir información que acerque al nuevo trabajador la cultura organizacional.

Participé hace unas semanas en la discusión de un caso de negocio en San Telmo Business Schoolcon ponencia del prestigioso profesor Santiago Álvarez de Mon. El título de la jornada fue; “Retos de la gestión del crecimiento en entornos altamente competitivos. Aprendizajes desde la empresa familiar”. Recuerdo que el profesor nos hizo una pregunta concreta a los participantes allí presentes: ¿Qué es para vosotros la culturade una empresa?, mi respuesta sincera e impulsiva porque la tengo muy interiorizada fue: la atmósfera de la empresa, ¡desarróllelo! me espetó. Tarea ésta no sencilla que requiere de otro artículo dedicado en exclusiva. Para lo que ahora quiero expresar creo que nos puede servir la definición que otro participante a mi derecha aportó en ese mismo instante (método del caso originario de #Harvard en estado puro).

Según la RAE, Atmósfera es el espacio a que se extienden las influencias de alguien o algo, o ambiente que los rodea (3. f.)

Él compañero dijo; “lo que se respira en la empresa”. No es una definición completa, pero suficiente para poner de relieve la importancia que tiene preparar bien una acogida y es que no podemos permitirnos fallar a la primera en una cuestión tan importante como la de crear una conexión que ha de ser duradera (en la misma  atmósfera) hasta que tenga que dejar de serlo. El empresario, la empresaria, los directores, o directoras de personas (HR), etc, han de crear los medios necesarios para que la nueva persona que se incorpora pueda cuanto antes "respirar" bien y cuando sea necesario recurrir a esa herramienta para facilitar la desconexión por falta de actitud o por cualquier otro motivo previsto en tal cultura (atmósfera) organizativa, única como lo es el ADN en cada persona.

El MANUAL DE ACOGIDA o BIENVENIDA es esa herramienta útil. Eso sí, útil cuando contiene los asuntos principales y siempre que se entregue en tiempo y forma dentro del conveniente proceso diseñado de acogida.

¡Atención!, no solamente se entregará a las nuevas personas que entran en la empresa, se aprovechará para entregar a toda la plantilla. Hay que dar por escrito, y a todo el mundo, las normas de conducta entre otros datos de interés.

Un índice de contenidos de un manual procedente de un caso real es el siguiente:

Como herramienta de comunicación, además de contener información útil, se recomienda que el manual sea lo más gráfico y esquemático posible. Que resuma la información hasta ser fácil de entender por cualquier empleado.

Constituye una oportunidad para comunicar  por escrito lo que interese trasladar. 

La importancia de entrar con buen pie desde la perspectiva de un empleado

Rara vez olvidamos nuestro primer día en las empresas que nos contratan a lo largo de nuestra vida laboral. Ese primer día, ese primer encuentro, esa primera conversación, nuevos compañeros y compañeras que por primera vez vemos, etc.

El primer día es cuando se comienza a percibir el lugar en el que vamos a pasar mucho tiempo e inevitablemente comparamos esas percepciones con las expectativas previas creadas durante las entrevistas en el proceso de selección. Sea cual sea el puesto al que accedemos, es un día en donde las emociones superan al trabajo en sí que hay que realizar y por tanto siempre queda en el recuerdo, para lo bueno y para lo malo.

El manual de bienvenida favorece la asimilación y la integración en una nueva organización. Es la carta de presentación para el empleado que necesita ayuda para comenzar con buen pie en una atmosfera desconocida.

Por mi experiencia en la reorganización de empresas y mejora organizativa, puedo asegurar que la mayoría de las empresas desaprovechan esta oportunidad para sentar las bases de una nueva relación humana en un contexto organizacional. Tanto para la persona que entra en la empresa como para la empresa que da la bienvenida (o la despedida), el manual de acogida es una herramienta práctica, útil y recomendada para cualquier organización sin excepción, sea cual sea su dimensión o tamaño.

José Manuel Cuadrado. Asesor y formador en dirección de empresas