El maravilloso mundo de las Reuniones

Con independencia de tu puesto y nivel en una organización, con bastante probabilidad asistirás a muchas reuniones. Es una especie de “primer mandamiento” del mundo organizacional: las reuniones mueven a las compañías, son necesarias, pero como todo en la vida, hay usos y abusos.

Existe abundante material sobre el tema de cómo hacer reuniones eficientes, así que solo pretendo llamar la atención de situaciones comunes que derivan en poca productividad a través de una improvisada “clasificación” de reuniones. Reírnos de nosotros mismos suele ser un buen ejercicio y un mecanismo para mejorar si lo tomamos con actitud constructiva. Me auto-reconozco convocando y asistiendo a reuniones donde se dan situaciones como estas:

• Reunión “mini-congreso”: dos partes se reúnen en una sesión de una hora, y por cada lado se aparecen unas 7-8 personas para un total entre 15 y 20. El grueso del tiempo lo dedicas a los saludos y cafés iniciales, y a las despedidas con promesas de un pronto y productivo re-encuentro. Lo curioso es que terminan hablando “los de siempre”, uno por cada lado, y el resto es comparsa corporativa “para que estén informados”, como si no hubiese mecanismos más eficientes de comunicación.
• Reunión “juicio” (a veces sumarísimo). Se reúnen las partes, por un lado vienen 6-8 y por la otra vas tu solo. Uno suele pensar “a ver cómo salgo de esta”. O incluso tu subconsciente burócrata te traiciona y piensas “hubiera traído a los míos”, que por cierto, es así como se generan las reuniones “mini-congreso”. Típicamente deriva en una secuencia de preguntas/respuestas de temas variopintos no siempre conectados entre sí.
• Reunión “teatral”. Estas son muy buenas porque tienen un cierto componente lúdico que aprenderás a disfrutar. En estos casos, las dos partes tienen perfectamente clara su posición de forma previa al encuentro y lo defenderán a ultranza. Las partes se conocen y saben cuáles son los argumentos y consecuentemente llevan preparadas las respuestas, en una especie de ajedrez corporativo. El momento mismo de la reunión se convierte entonces en una “puesta en escena” donde los actores ejecutan el guión esperado. A veces se alcanza un momento de quiebre (coloquialmente conocido como “quitarse la careta”) y ya no valen guiones…Este tipo de reuniones requiere de altas dosis de capacidades negociadoras para llegar a algún lado, en otro caso, se sale como mismo se entró.
• Reunión “trampa”: Te citan para una cosa y te salen con otra que no tiene nada que ver con el tema original. Se pone a prueba tu capacidad de improvisación y/o de salirte por la tangente.
• Reunión “aventura”: Tienes una noción bastante vaga del objetivo de la reunión. Sin comentarios.
• Reunión “salida en falso”: Hay que volver a empezar porque “el jefe llegó tarde y es importante que lo oiga desde el inicio” o porque el asistente que se incorpora pregunta algo ya previamente tratado.
• Reunión “ciclo infinito”: Los participantes entran en bucle sin salida, cada 15 minutos regresas al mismo punto.
• Reunión “paralela”: Esta es muy común. Varias personas en la misma sala haciendo su propia reunión en paralelo con el organizador. Hay dos variantes: “paralelas mono temática” (todo el mundo habla al mismo tiempo del tema central), y “paralelas multi temática” (todo el mundo habla al mismo tiempo con dispersión de temas).
• Reunión “maratoniana”: Las de nunca acabar. A partir de cierto momento se pierde el interés, la atención y consecuentemente dejan de ser productivas. Pueden poner bajo sospecha cualquier reunión convocada con duración superior a dos horas. Por cierto, hay una relación inversa entre el número de participantes y el tiempo durante el cual logramos mantener el interés real del conjunto de asistentes. Así mismo hay una relación lineal entre el número de participantes y la probabilidad de caer en reuniones paralelas. Puro sentido común.

Desde luego, también se producen situaciones dependiendo del rol que te toca jugar. Así, hay reuniones tipo “paseando la corbata”, donde te toca ir acompañando al que realmente debe estar. Suele darse mucho esta situación con personas con puestos institucionales. En otros casos te toca hacer de “florero”. El convocante te pide que estés pero a diferencia de “paseando la corbata” no juegas el rol institucional, eres sencillamente un decorado en esa sala.

Las reuniones son importantes en una organización, pero con frecuencia caemos en el vicio de convocar encuentros innecesarios, mal planificados y/o peor ejecutados, que se traduce en pérdida de productividad, y desmotivación de las personas. ¿No les parece?

Nota: Si habéis leído todo esto y quieren seguir debatiendo, nos podemos juntar en una reunión!