El rol clave de los key users para asegurar el éxito de una migración brownfield a SAP S/4HANA

Como ya vimos en artículos anteriores, la migración brownfield consiste en convertir directamente el sistema SAP actual a SAP S/4HANA. Este enfoque permite a la empresa aprovechar las estructuras, procesos y datos existentes, minimizando la interrupción operativa mientras migra a la nueva plataforma. En esta estrategia, el foco está en la continuidad operativa. Los key users se aseguran de que las operaciones diarias se mantengan estables mientras se implementan las nuevas funcionalidades y optimizaciones.

Funciones y responsabilidades de los key users:

1. Validación de funcionalidad existente: Los key users deben revisar y validar que los procesos actuales sigan funcionando correctamente después de la conversión a SAP S/4HANA. Esto implica asegurarse de que las configuraciones existentes y las personalizaciones se mantengan efectivas en el nuevo entorno. Su conocimiento profundo de los procesos actuales permite identificar rápidamente cualquier discrepancia o error que pueda surgir durante la transición.
2. Pruebas de nuevas funcionalidades: Aunque se mantengan procesos existentes, SAP S/4HANA introduce mejoras y nuevas características. Los key users prueban estas funcionalidades para asegurarse de que se integren sin problemas con los sistemas actuales y contribuyan a la eficiencia operativa.
3. Supervisión de la migración de datos: La migración brownfield implica transferir datos históricos al nuevo sistema. Los key users supervisan este proceso para garantizar la precisión e integridad de los datos, identificando posibles problemas de calidad y asegurando la correcta correspondencia de la información.
4. Capacitación de usuarios finales en nuevas características: Aunque la estructura básica se mantenga, los usuarios finales necesitarán capacitación sobre las nuevas funcionalidades de SAP S/4HANA. Los key users se encargan de preparar y liderar estas sesiones, enfocándose en las mejoras y en cómo sacar el máximo provecho de las nuevas herramientas. 

¿Cómo descargar a los key users durante una migración brownfield?

Como hemos visto, el rol de los key users en un proyecto de migración a SAP S/4HANA es fundamental. Precisamente por ello, los key users se enfrentan a un reto complicado, que puede cargarles de trabajo y responsabilidades. Es cierto que, cuando se elige un enfoque brownfield de migración, las necesidades formativas son menores que en otros enfoques, ya que los usuarios están familiarizados con los procesos y procedimientos existentes. Sin embargo, SAP S/4HANA contiene muchas novedades entre sus capacidades y funcionalidades, que necesitan asimilarse por parte de sus usuarios. Para paliar la carga de trabajo añadida de los key users, y aprovechar todo el potencial de la nueva versión, hay dos medidas interesantes que pueden implementarse:

Uso de una Plataforma de Adopción Digital

El uso de una Plataforma de Adopción Digital (DAP), que ofrezca soporte en forma de recursos interactivos, guías paso a paso y asistencia en tiempo real desde la interfaz de SAP S/4HANA. De este modo, los usuarios pueden obtener la ayuda que necesiten de manera autónoma, descargando a los key users de su labor de soporte.

A través de la DAP, los key users pueden crear, administrar y actualizar los contenidos de soporte de manera fácil y ágil. De este modo, en una migración brownfield, podrán coexistir materiales relativos a los procesos y procedimientos heredados, con los nuevos materiales creados precisamente para las nuevas funcionalidades.

Contratación de formadores externos expertos en SAP

Hay situaciones en las que los key users no van a poder dar el soporte necesario a los usuarios durante una migración brownfield. Contar con personal experto puede descargarles de las tareas de capacitación de usuarios, desde la creación de materiales de soporte hasta la transmisión del conocimiento. El uso conjunto con una DAP puede facilitar aún más esta tarea.

Aunque una migración brownfield es bastante conservadora, cualquier cambio genera tensiones en una organización. Vencer la resistencia habitual de los usuarios puede ser más eficiente si la gestión del cambio la realiza un equipo externo especializado. 

La aplicación de estas dos soluciones no sólo descarga de trabajo a los key users, sino que fomenta un cambio cultural en la empresa, pasando a considerar el cambio como una oportunidad de aprendizaje continuo y mejora de la eficiencia y productividad de los usuarios.