El uso de KPI para una exitosa gestión de contratos parte 3
Consejos o primeros pasos
Ahora que sabe cómo establecer, implementar y medir de manera efectiva los objetivos y los KPI para sus contratos, querrá comenzar a implementar estos procesos en su organización. Aquí hay tres herramientas simples que lo ayudarán a comenzar de inmediato.
Base de datos única
Mueva todos sus contratos a una base de datos única para limitar sus posibilidades de error durante el informe. Al crear una única fuente de verdad para todos sus documentos, sabrá dónde está todo en todo momento, sin contratos perdidos o extraviados, y se asegurará de que las personas correctas, y solo las correctas, tengan acceso a los contratos importantes de su organización y información.
Organizar
Organice sus contratos y documentación. Nueve de cada diez veces, será mejor que organice sus contactos primero por tipo. Crear secciones específicas en su base de datos de contratos le permitirá ubicar fácilmente los documentos.
Establece tus metas SMART.
Usando sus objetivos generales, determine sus objetivos y los KPI posteriores.
Utiliza servicios de gestión contractual.
Existen en el mercado una gran diversidad de herramientas que permiten realizar una administración y gestión de contratos, dependerá de las necesidades de la organización, la existencia de un departamento legal interno o las condiciones de negocio de la empresa.
Las gerencias legales externas deberán de cubrir perfiles de negocio internos, quitando cargas a las organizaciones, pudiendo en su caso capacitar a las gerencias legales internas, mejorando la productividad y tiempos de respuesta.
En resumen, no existe una fórmula estándar, debe atender a las necesidades del cliente, las gerencias legales externas deben planificar de forma integral el proyecto, creando matrices de distribución de trabajos, riesgos y demás variable, la utilización de softwares para generar los resultados a los clientes siempre debe ser un requisito de toda gerencia legal externa, en caso de que el cliente no posea conocimientos legales avanzados en administración y gestión contractual no es recomendable contratar directamente el software de gestión.
La inteligencia artificial sin una guía humana, no nos llevará lejos.
Asegurando el éxito
Los KPI son herramientas poderosas para alcanzar el éxito de los proyectos, siempre que se diseñen en base a objetivos articulados, siguiendo una meta conjunta.
Crear 3-5 categorías de áreas objetivo clave, para luego construir KPI dentro de esas categorías se puede configurar fácilmente su estrategia en acción utilizando metas SMART con objetivos tangibles y KPI.
Lo que es más importante, recuerde que pasar tiempo delineando los objetivos de los contratos de su organización solo es útil si ve el proceso hasta el final. Puede hacerlo utilizando métricas específicas de tiempo, períodos de implementación estrictos, informando sobre sus hallazgos y tomando decisiones informadas basadas en sus resultados.
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