El virus de las reuniones

Las reuniones siempre han sido necesarias. Es una de las mejores maneras de mantenerse informado, tomar decisiones en conjunto, coordinar acciones y tantas otras funciones que ayudan al buen quehacer de los equipos de trabajo. Cuando son bien llevadas, aportan valor. Cuando no, representan una pérdida de tiempo que limita considerablemente la productividad.

Antes de la situación generada por el COVID 19 tuve la oportunidad de facilitar diversos talleres para ayudar a los equipos a maximizar la productividad de las reuniones. Allí analizábamos los vicios más comunes de las reuniones e incorporábamos técnicas para combatirlos. En las últimas semanas he tenido la oportunidad de interactuar con diferentes personas que me reportan su inquietud por la pérdida de tiempo en las reuniones a distancia. De inmediato me he dado cuenta de que los vicios son los mismos de antes replicados en la para muchos nueva modalidad online. Es como si el mismo virus se hubiera replicado en la nueva realidad.

Aquellos que tienen la potestad de convocar reuniones online deben tener presente esa realidad que están viviendo muchos colaboradores desde sus hogares. Algunos están  a salvo de interrupciones caseras, gozan de bastante libertad en sus horarios y están disponibles la mayor parte del tiempo. Otros están sujetos a presiones familiares, falta de un espacio adecuado para trabajar e interrupciones que, en algunos casos, no pueden evitar. Hay toda una gama de grises entre estos dos extremos. Otra circunstancia que se añade es que muchos supervisores sienten la necesidad de reunirse con sus colaboradores para asegurarse de que estén trabajando y no se dan cuenta de que están restando tiempo productivo que podría ser usado para adelantar el trabajo.

Tomando en cuenta estas consideraciones es imperativo que las reuniones se eviten siempre que sea posible. En este sentido, recomendamos lo siguiente:

• Elimina las reuniones informativas y sustitúyelas por videos, audios o comunicaciones escritas que puedan ser revisadas por los colaboradores en el momento en que lo decidan. 
• Los gerentes toman decisiones. Cada vez que puedas, hazlo y comunícalas. Evita reuniones para tomar decisiones en conjunto a menos que sea totalmente necesario.
• Intenta establecer un horario para reuniones donde todos puedan asistir con un mínimo de inconvenientes. Colócate en sus zapatos.

El resto de recomendaciones son prácticamente las mismas que para las reuniones presenciales.

• Invita solo a aquellos que sean necesarios.
• Usa una agenda y comunícala con anticipación. En ella debes establecer el objetivo de la reunión y los temas a tratar. Ordénalos en orden de importancia, de mayor a menor. Concéntrate en lo importante y evita temas que no aportan valor.
• Fija un horario para la reunión. Comienza puntualmente y termina a la hora fijada. Al principio no será fácil pero si creas el hábito, tus colaboradores se adaptarán a esa modalidad. Si ordenaste los temas por importancia y te faltó uno, será el menos importante y puedes incluirlo en la próxima reunión si es necesario.
• Siempre que sea posible intenta que todas las cámaras estén abiertas. Sé tolerante en casos especiales.
• Actúa como moderador o asigna esa función a alguien que lo  haga bien. Como moderador, sigue la agenda, no permitas que se traten temas fuera de ella, limita los tiempos de intervención y mantén al grupo enfocado en el objetivo y el tema que se está tratando.
• Elabora una minuta y distribúyela a tiempo. 

Una última observación. Hoy, más que nunca, es importante que los colaboradores tengan claros cuáles son sus objetivos y todos los días avancen en su consecución. Algunos de ellos modificarán sus horarios según sus circunstancias especiales y esto no es ningún problema si cada día cumplen con lo planificado. Concéntrate en los objetivos, se tolerante a las circunstancias especiales y controla el cumplimiento, no los horarios. De nuevo, evita las reuniones innecesarias y, de ser así, concéntrate en que sean efectivas y representen una ayuda, no una carga adicional.