¿Eres dueño o gerente de pequeño hotel y necesitas mejorar la gestión y los resultados?

En Creadores de Soft SRL, llevamos 19 años desarrollando un sistema de gestión hotelera. Durante todos estos años, hemos ajustado y mejorado nuestras prestaciones para ofrecer hoy en día una herramienta completa, eficiente, amigable y a precios competitivos.

Primeramente, dejemos bien en claro el beneficio principal de un Software Hotelero que es ayudar a gestionar mejor el establecimiento con el menor costo operativo posible, tanto de recursos, como de personal. 

  En el ámbito del hotelería, existen muchas diferencias en la gestión dependiendo del tamaño, las características y los servicios que ofrece cada hotel. Por esto, es necesario buscar sistemas que cubran necesidades específicas.

Un sistema muy grande, brinda muchas herramientas, pero tiene también un costo muy elevado.

Para solucionar esto, años atrás fragmentamos las principales áreas de gestión. Así podemos atender las diversas necesidades que tiene cada pequeño hotel, manteniendo siempre una solución ajustada a un valor adecuado.

 Para ejemplificar, hay pequeños hoteles que aun trabajan las reservas y la facturación de forma manual. Existen hoteles que tienen un restaurante, otros que venden todo a través de su página web, y también los que, sin tener una web, trabajan con viajantes y empresas, para lo cual necesitan gestionar una cuenta corriente. También hay pequeños hoteles con Spa, ¡y los ejemplos continúan!  Para cada uno de estos, podemos brindar una solución ajustada con los módulos de gestión necesarios. 

Está probado que un sistema hotelero facilita y simplifica la gestión diaria de los pequeños hoteles. En un entorno cada vez más digitalizado, contar con una herramienta de trabajo, eficiente y fácil de usar no solo es una ventaja, ya es una necesidad.  ¡Ahora veamos en que aspectos debe focalizarte!

Para un pequeño hotel hay dos gestiones o áreas claves que deben ser sistematizadas.

1 -Conserjería. El modulo central

La conserjería: uno de los sectores con mayor importancia y en donde se genera tanto la venta de reservas a futuro, como alojamientos sin reserva previa (walk-in). Además, se maneja   información valiosa, como reservas, datos de clientes, precios, pedidos especiales, etc.

 En un pequeño hotel, la conserjería o recepción suele ser manejada por una sola persona por turno. Esta persona se encarga de las reservas, el  check-in, la facturación y los cobras, resolver todos los inconvenientes y/o necesidades de los huéspedes, atender servicios a la habitación, mantener su sector limpio y ordenado, tener una buena comunicación con los demás turnos, en muchos casos preparar el desayuno y muchas tareas adicionales que implican un insumo de tiempo considerable.

 Es por eso que tener un PMS, software o sistema hotelero o como quieran llamarlo, que reduzca los tiempos operativos, minimice errores, y facilite tareas del día a día es imprescindible. Las exigencias y la necesidad de respuestas en el mercado actual son cada vez más rápidas.

 Un software para pequeños y medianos hoteles tiene que resolver precisamente esto, ayudar al conserje a operar de forma fácil y rápida. Es decir, todas las operaciones que deben ser realizadas por el área, independientemente de su complejidad, deben ser resueltas por el sistema hotelero.

 Pongamos un ejemplo, un pequeño hotel que atiende mayoritariamente a viajantes, es muy común que el pasajero se aloje con sus datos personales, pero estos deben estar asociados a una empresa, a quien hay que facturarle y manejar una cuenta corriente.

 El conserje debe poder hacer tareas como ingresar una reserva, realizar el arribo del pasajero, ingresar cargos a la habitación, como ser, frigobar, etc. poder emitir facturas por controlador fiscal homologado o facturas electrónicas, ver el historial del huésped, entre otras funciones. 

 2 - Sistema de Reservas On Line:

 Otra herramienta muy importante a la hora de gestionar un pequeño hotel es contar con un sistema de reserva on line.  Este sistema actúa como un canal de venta propio, el cual debe ser creado y optimizado para generar muy buenos resultados, reducir la carga operativa y operar con comisiones muy bajas.

 Hablamos de contar con un sitio web propio que muestre las características principales del hotel, servicios, comodidades, con buenas imágenes de instalaciones y las habitaciones.   Asociado a un sistema de reservas on line, este se transforma en otro canal de venta que trabaja por nosotros las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

 Un sitio web bien desarrollado es excelente, pero se vuelve aún más valioso si incluye un sistema de reservas online”

En la actualidad, cada vez más personas reservan a través de internet, y es muy importante saber que el hotel compite en la venta de habitaciones directamente con los portales (booking, despegar, expedia, etc), el mejor vendedor se lleva la comisión de la venta.

 Por este motivo es imprescindible contar con un sistema de ventas on line que compita con los portales y permita que la comisión de la venta quede en el hotel. 

Otros módulos.

 Además de estos dos módulos esenciales debe tener un pequeño hotel, pueden existir la necesidad de otros módulos adicionales dependiendo de las características del hotel y como se gestione. Nombremos algunos para tener de referencia.

 Restaurant / Confitería: con una PC en el restaurante o confitería y conectado al PMS, se pueden cargar consumos directamente en las habitaciones, emitir tickets para que firme el cliente, llevar una carta de productos con sus precios, emitir pre-comandas de confirmación de consumo, enviar pedidos por comandera a la cocina para elaborar platos, etc.

 Stock e Inventario: Si bien un pequeño hotel no dispone de personal para mantener un inventario y hacer los controles estrictos, se recomienda llevar control de al menos los productos de mayor costo, ejemplo, ciertos artículos de limpieza que utilizan las mucamas al asear las habitaciones, como así también, en el caso de un restaurant los vinos o productos de mayor costo. Siguiendo esta recomendación, es posible gestionar el inventario de manera eficiente en poco tiempo.

 ¿Qué pasa si con poco personal disponible quiero llevar el stock de todo?

Simple, van a ir apareciendo diferencias por diferentes motivos, por ejemplo, el proveedor facturó un producto que no había y trajo otro similar, o la mercadería se venció. Y todo esto para mantener el stock correctamente se deben generar planillas de ajustes, con poco personal, y en base a nuestra experiencia, terminan abandonando.

 Resumiendo, si tienes poco personal, lleva stock de los productos que realmente inciden en tu bolsillo.

 Administración: Es un módulo pensado para los hoteles que disponen de un administrativo/a encargado de dicho sector, de no ser así, es un módulo prescindible. En él puedes llevar cuentas corrientes de tarjetas, clientes, proveedores, movimientos bancarios, etc.

Espero haber sido de ayuda para que tomes una decisión correcta a la hora de contratar un sistema hotelero y que debe tener o cómo debe ayudar en las tareas diarias.

Saludos

Joaquin