¿Es la Gestión del Conocimiento (KM), una herramienta, una caja de herramientas o un marco de gestión?

Traducción y adaptación de la publicación de Nick Milton, con permiso del autor.

¿Cuál es la solución de gestión del conocimiento? Esa es una pregunta que se ha debatido durante dos décadas, pero me gustaría adoptar un enfoque de alto nivel para la pregunta y preguntar: ¿es la solución una herramienta, una caja de herramientas o un marco de gestión?

 ¿Es una herramienta?

Muchas organizaciones comienzan el viaje de gestión del conocimiento creyendo que la solución a la Gestión del Conocimiento es una herramienta. Presentan a Yammer, por ejemplo, y esperan que la conectividad que vemos en la red mundial a través de Twitter se traduzca en el intercambio de valiosos conocimientos internos. O compran una wiki o software para bases de conocimiento, u obtienen SharePoint, y esperan que surja el equivalente interno de Wikipedia.

Por supuesto, los problemas no están resueltos. Una herramienta hace muy poco para resolver la gran situación que implica la KM. KM tiene muchos aspectos, y esperar que una herramienta entregue KM es como comprar un martillo, y asumir que las reparaciones de su hogar estarán cubiertas con él.

¿Es una suite, o caja de herramientas?

Muy pronto, la gente se da cuenta de que una herramienta no resuelve todos los problemas. Esto es especialmente cierto cuando se trata de procesos de KM: hay un conjunto de procesos que se pueden aplicar en diferentes situaciones; desde las "asistencias entre pares" hasta las "revisiones posteriores a la acción", hasta los "círculos de Intercambio de conocimientos", etc. Cualquiera de estos procesos no es suficiente, necesita una suite, colección o caja. Y las herramientas tecnológicas rara vez se mantienen solas, sin importar lo que le digan los proveedores. Cualquier tecnología de KM que afirme ser un "ajonjolí de todos los moles" es realmente "bueno para nada". Las diferentes necesidades de KM requieren tecnologías diferentes (aunque vinculadas) para satisfacerlas.

Entonces las compañías construyen una colección o caja de herramientas. "Aquí están las herramientas de KM" les dicen a los trabajadores del conocimiento: "Úselos cuando corresponda". La mayoría de nosotros tenemos una caja de herramientas en nuestra casa, para mejoras en el hogar. La mayoría de estas cajas de herramientas (que no sean las de los entusiastas del "hágalo usted mismo") permanecen intactas en el sótano o el garaje.

Lo mismo es cierto para las cajas de herramientas de KM. Los entusiastas los usan, pero nunca entran en el día a día.Adsfads

¿Es un marco de gestión?

Sí lo es. Las herramientas no se usan regularmente a menos que las personas sepan cómo usarlas, cuándo usarlas y se den cuenta en qué parte de su trabajo usarlas. El marco que necesita para la Gestión del conocimiento incluye no solo una lista de los procesos y tecnologías, sino también una definición de cuándo se espera que sean utilizados y por quién. El marco agrega el elemento de gobernanza (la expectativa) y el elemento de roles (el "por quién") a los procesos y tecnologías. El estándar ISO para KM, que es el ISO 30401, se basa en la visión de KM como marco de gestión (lo llaman "sistema de gestión").

Este marco de gestión define cómo KM está integrado en los procesos del trabajo, así como las responsabilidades en la organización. En lugar de la caja de herramientas sin abrir en el garaje, se trae y se pone sobre la mesa; fue una parte de cómo usted trabaja.

Si nos atenemos a la analogía de las herramientas, puede imaginar un quirófano como ejemplo de un marco. Sí, las herramientas quirúrgicas son vitales, pero la caja de herramientas quirúrgicas por sí sola no resulta en operaciones efectivas. También necesita los roles (el cirujano, el anestesista, la enfermera de quirófano) y el gobierno (las expectativas de cada parte, el apoyo y la capacitación que tienen, las listas de verificación que usan y las métricas que se recopilan). El solo hecho de tener una caja de herramientas quirúrgicas no significa que pueda realizar una cirugía efectiva.

La gestión del conocimiento no es cirugía cardíaca, es mucho más simple y mucho más fácil. Sin embargo, aún debe abordarse como un marco de gestión, no como una caja de herramientas, y ciertamente nunca como una herramienta única.

Contáctenos para obtener ayuda en el diseño de su marco de gestión del conocimiento.

Publicado originalmente por Nick Milton, el martes 10 de marzo de 2020.

Jorge Blanco, es Director General de Glumin Networks, representante de Knoco en México, que mediante su red global de consultores y aliados, ayuda a las organizaciones a entregar valor tangible a partir de su conocimiento .