¿Es necesario tener una oficina de gestión de proyectos (PMO)?
Para responder esta pregunta, en primer lugar definiremos lo que es una oficina de gestión de proyectos (PMO) y cuáles son sus funciones, lo que nos permitirá analizar si es necesaria su formación dentro de la estructura organizacional de la empresa.
La definición de oficina de gestión de proyectos (PMO) de acuerdo a la “Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK)”, es la siguiente “estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.”
Dentro de la empresa la PMO se encargaría de varios aspectos de gestión de los proyectos y procesos que se llevan dentro de la empresa, entre los que se tienen:
- Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida de los proyectos.
- Desarrollar metodología, mejores prácticas y estándares para la dirección de proyectos.
- Monitorear el cumplimiento de los estándares y procedimientos de la dirección de proyectos.
- Coordinar la comunicación entre proyectos.
- Gestionar recursos compartidos a través de los proyectos.
Importancia de la PMO dentro de la empresa
De acuerdo a los aspectos mencionados anteriormente, contar con una PMO permitirá a la empresa mejorar los resultados de los proyectos y aumentar la calidad de los mismos, ya que induce a la empresa a una mejora continua de sus procesos, analizando todos los proyectos que se llevan a cabo para detectar oportunidades de mejora que se puedan implementar en proyectos futuros.
Por otra parte, al no contar con el soporte de una PMO, toda la experiencia ganada en cada proyecto como lecciones aprendidas, recomendaciones y mejores prácticas, corren el riesgo de quedar solamente en el personal que ejecutó el proyecto y no como activo de la empresa, como resultado se obtendrá una empresa estancada en conocimiento, que a la larga será superada por otras empresas que si cuenten con una PMO dentro de su estructura organizacional.
Te invito a comentar cuales son otros beneficios de implementar una PMO dentro de la empresa.
Fuente: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK).
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3 añosVictor Moreno decididamente toda empresa que realice proyectos con el fin de agregar valor a la empresa, requiere de una PMO. Ahora la pregunta es: ¿Qué tipo de PMO necesita mi empresa? Las típicas PMO son: 1. APOYO; 2. SEGUIMIENTO Y CONTROL 3. GERENCIA Y APLICACIÓN DE RECURSOS 4. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAFOLIO 5. ÁGIL Una Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO) es una entidad que da soporte a los proyectos de las organizaciones con el fin de hacer que agreguen valor a la empresa, mejorar los resultados de los mismos y aumentar la calidad. Dr. FERNANDO MARTÍNEZ (WhatsApp +58 416 7217462) fmartinez.ucv@gmail.com Profesor Titular de la Universidad Central de Venezuela Presidente de la Fundación Gerencia de Proyectos en Venezuela
Ingeniero Senior Tuberìas en Wood Colombia
3 añosGracias Victor, excelente enfoque sobre la importancia de una PMO
Ing. Civil | Planificación | Administrador de Contrato | Gestión de Proyectos | Implementacion de Tableros de control | KPI
3 años👌 perfecto, comentar el beneficio de la asignación del director de proyecto para la ejecución y el control de la gestión, este en PMOs Directiva.
Lider de Proyecto TI
3 añosBuenas Noche, en complemento a lo otros beneficios que se obtendría con la existencia de una PMO es la posibilidad de alinear los portafolios, programas y proyectos con las estrategia de las organización, puesto que tiene una visión extendida de todos los proyectos y conexión directa con la alta gerencia. También podría apoyar en la resolución de conflicto entre proyectos donde se compite por recursos, mediante la priorización con base a los objetivos estratégicos de la organización.
Gerente, Asesor y Consultor de Proyectos y Construcción Lean
3 añosExcelente tema Victor Moreno, a lo expuesto podría agregar: El propósito principal de una Oficina de Gestión de Proyectos es centralizar y coordinar la gestión de proyectos de modo que se logren mejoras en la práctica y los resultados de dicha gestión. En definitiva, se trata de conseguir mejoras cuantificables en los resultados de la cartera de proyectos que tenga la empresa. El valor de la PMO debe ser medible, así como sus beneficios, para que resulte sostenible. Las funciones y responsabilidades de una PMO dependen de la estructura y diseño que le haya dado la Alta Dirección, así como del sector de actividad de la empresa. En cualquier caso, sí podemos hablar de cuatro funciones principales que comparten las PMO´s: - Asesoría y control de proyectos. Velar por las buenas prácticas en la gestión por proyectos - Desarrollo y formación de los Project Managers. Los jefes de proyecto cuentan con la asistencia de dicha oficina para desarrollar su trabajo y mejorar sus capacidades, y lograr los objetivos del proyecto del que son responsables - Soporte administrativo y de coordinación. Dar soporte a dirección (cuadros de mando de proyectos, etc.) en la toma de decisiones e incluso gestionar activamente el portafolio de proyectos - Definir estándares y metodología Luisa Elena Peña Barrios, Ernesto Camacho, William López Bellorín, Miguel Alfonso Rodríguez Salaverría, Noris Josefina Arias Sequera, Karina Mora, Sandra Milena Salazar Palacio, Maura Hernández O., Rafael Del Moral, Elaine Josefina Chechile Aparicio, Luis Alcantara, Gustavo Fernando Navarro Gareca, ,... Dr. Fernando Martínez