"To Protect and to Serve": lo que es y lo que no es una PMO

"To Protect and To Serve".

Seguramente les suene este lema que vemos en la peliculas gringas en el lateral de los coches de policía (para ser exactos en los coches de la LAPD). Pues esta simple frase puede resumir perfectamente lo que es una PMO.

La PMO es una función clave en muchas empresas y organizaciones, pero a menudo existe confusión sobre lo que realmente es y no es. En este artículo, voy a ayudarte a comprender mejor su importancia y cómo puede agregar valor.

Como definición, una PMO es un departamento o unidad dentro de una organización responsable de establecer y mantener estándares y prácticas consistentes en la gestión de proyectos. Hasta ahí lo tenemos claro. Normalmente se establece dentro del Área de Programa o Portafolio reportando directamente a su responsable o a la Dirección.

Su objetivo principal es brindar apoyo y orientación a los equipos de proyecto (To Serve), asegurando que los proyectos se ejecuten de manera efectiva y eficiente (To Protect).

Una PMO es responsable de:

• establecer políticas y procesos relacionados con la gestión de proyectos,
• definir y estandarizar la metodología de gestión de proyectos utilizada en la organización, proporcionar plantillas y herramientas de apoyo; y,
• asegurar que se sigan las mejores prácticas en la ejecución de proyectos.

Además, una PMO desempeña un papel importante en la recopilación y el análisis de datos sobre proyectos. Esto implica:

• realizar un seguimiento de las métricas clave del proyecto,
• generar informes y,
• ofrecer información que ayude a la toma de decisiones informadas.

También puede ser responsable de la gestión de carteras de proyectos, ayudando a la alta dirección a priorizar y asignar recursos de manera estratégica.

Sin embargo, una PMO no es simplemente un grupo de control o una entidad burocrática que impone reglas y restricciones sin valor agregado. No está diseñada para ser un cuello de botella o un obstáculo para los equipos de proyecto.

Una PMO exitosa trabaja en colaboración con los equipos de proyecto y otras partes interesadas para brindar apoyo y asesoramiento. No busca imponer procesos rígidos y estandarizados de forma inflexible, sino adaptarse a las necesidades específicas de cada proyecto y encontrar un equilibrio entre la flexibilidad y el control.

Una PMO no es un reemplazo para la responsabilidad individual de los equipos de proyecto.

Si bien la PMO puede proporcionar orientación y soporte, al final del día, los equipos de proyecto son responsables de la ejecución exitosa de sus proyectos. La PMO está ahí para ayudar y servir, pero no puede asumir la responsabilidad total de los resultados.

En resumen, una PMO es una función estratégica en una organización que establece y mantiene estándares y prácticas de gestión de proyectos. Al comprender claramente lo que es y lo que no es una PMO, puedes aprovechar al máximo esta función y aprovechar su valor.