¿Es relevante digitalizar sus documentos?

Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero. Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año.

Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la información de su empresa. Así se reducirían los tiempos de espera entre la solicitud de la documentación archivada hasta su posterior consulta.

Formas de digitalizar la información

Cuando se piensa en digitalizar sus documentos, es posible que la primera idea que nos venga a la mente sea la cantidad de tiempo que se necesita para escanear a mano múltiples documentos. Pero afortunadamente, este proceso ha cambiado en cuanto a la forma: existen escáneres con una gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, o bien, el proceso se puede subcontratar.

Al comenzar con el proceso, será necesario determinar si es mejor adquirir los medios necesarios para realizarlo con recursos propios (compra de escáneres y otros materiales necesarios) o subcontratar el servicio. Esto dependerá de las necesidades de la empresa: la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su realización o no, etc.

Si se hace de forma manual, es decir, la propia empresa escanea los documentos, existen softwares específicos que permiten la digitalización de documentos. Hay programas gratuitos si la información a digitalizar es muy baja; o de pago, si se busca realizar de forma más profesional. Por otro lado, también está la opción de implementar un gestor documental con el módulo de captura o digitalización de documentos. Existen dos tipos de gestores, por un lado, los específicos para digitalizar documentos y por otro, los gestores documentales más generales.

En Chepss, tenemos bastante experiencia e ingenieros capacitados para dar una solución en base a sus necesidades.