Tras la digitalización, ¿ahora qué?

En la mayoría de las empresas, una vez escaneada la documentación, se pasará a realizar su destrucción de forma segura. Pero en algunos casos puede ser que exista información sensible que también se requiera mantener en formato papel. Esto será una decisión que dependerá del tipo de empresa y de la documentación en cuestión.

Otro aspecto importante será el realizar una copia de seguridad de la documentación digitalizada. Así, se facilitará el no perder la información en caso de que se elimine el archivo digital. Esto supondrá tener otra versión de los documentos que evitará futuros problemas ante la pérdida de información.

También hay que destacar que la digitalización por sí sola no sirve: es necesario que los documentos se encuentren ordenados por un índice o varios y que se pueda acceder fácilmente a ellos. Lo importante del proceso es hacer la información accesible para que se puedan realizar futuras consultas y gestiòn sobre ella.

Para potenciar y optimizar la digitalización de documentos, es muy recomendable hacer uso de un gestor documental esto permitirán mejorar el acceso y la consulta de la información, aportando orden y estructura a la misma.

Un gestor documental permitirá realizar un mayor número de tareas con la información digitalizada permitiendo optimizar y mejorar la exploración de la información y gestionarla.

Será necesario considerar una serie de requisitos a la hora de seleccionar un software u otro, en función de las necesidades de cada empresa. Por ello es sumamente importante contar con un partner que pueda aclarar y definir la mejor implementaciòn.