No es Suficiente Comunicar, es Necesario Conversar para Sincronizar

Estamos perdiendo nivel de alineación entre las personas, lo he dicho y constatado, nos faltan conversaciones.

Comúnmente una conversación la concebimos como el acto de hablar con otra persona, pero podemos ir más allá, y es que la Real Academia de la Lengua Española también la define como: “Vivir, habitar en compañía de otros”.

Desafortunadamente los seres humanos hemos ido perdiendo la capacidad de conversar, desde las reuniones con los abuelos a la luz de la fogata, hasta esas conversaciones de sobremesa a la hora de la comida en la que la familia se enteraba de la vida de cada uno de sus miembros, compartían logros, solucionaban problemas, planeaban viajes, se acompañaban en la tristeza.

En las empresas y organizaciones no ha sido la excepción, y nos hemos acostumbrado a las notas breves, un e-mail, un mensaje a través de la red de la empresa (o grupos de WhatsApp), para “informar”, e incluso para que ese sea el medio por el cual se hacen planes y se toman decisiones.

Cada vez es más difícil tener una conversaciones proactivas.

Sin quererlo, se empiezan a crear barreras, porque no se genera confianza pero sí muchos juicios individuales o percepciones que ya están afectando la productividad.

Diariamente, a todas horas, se envían y reciben millones de mensajes, pero paradójicamente estamos lejos de una comunicación realmente efectiva. Así como una ola es parte, pero no hace un mar, un whatsapp o un email, no hacen una conversación.

En muchos casos hemos dado por hecho que las instrucciones se entienden, es muy común usar frases como "ya les había dicho", "ya lo deben de saber", "lo tienes en tu bandeja, ¿cómo es posible que no lo sepas?".

Una Historia

En la reunión de ingeniería, Rodrigo presenta los diseños en planos, explica su estructura y se dispone a someterlos a discusión, en ese momento Clemente, gerente general lo interpela y le dice: "estos planos son una porquería, así no me sirven".

El gerente da por terminada la sesión. Rodrigo se queda paralizado, sin pronunciar una sola palabra. El ingeniero Clemente con ceño fruncido se dirige al grupo: "y esta va para todos, o mejoran, o se van".

Al terminar la sesión, me acerco con Clemente y le sugiero “conversar” con Rodrigo, acerca del estándar que él requiere ver en los planos de ingeniería.

Me ignora y solamente balbucea: “Se supone que estamos entre profesionales, no les voy a estar recordando cosas de primaria”.

Esa fue la última gerencia general que ocupó el ingeniero Clemente.

La verdad absoluta

Todo está bien en los equipos hasta que una o más personas piensan que tienen la razón y el resto están equivocadas. En este momento se presenta la separación entre “nosotros y ellos”.

Se crean grupos contrapuestos por diferencias de opiniones, e insisto, esto es algo natural que sucede en cualquier grupo.

El problema es que con esto se crean bandos que tratan de defender lo que consideran como la “verdad”, a costa de pasar por encima de los demás, hasta que sea demasiado tarde y haya diferencias que no se puedan conciliar, o bien, que el error sea tan grande que ya no tenga solución.

Esto mantiene desincronizadas a las áreas funcionales de las empresas, su desempeño global se ve mermado.

Rehuimos a las conversaciones incómodas

La pérdida de tiempo y energía en las batallas internas obstaculizan el desarrollo personal y de la empresa, cuando todo podría solucionarse con tiempos de conversación. Sin embargo hacerlo implica compromiso y no queremos comprometernos.

No queremos conversar con el otro porque eso significa abrirnos y creemos que eso nos hace vulnerables, y también porque sabemos que es indispensable escuchar a nuestro interlocutor y simplemente no queremos hacerlo.

Como seguro lo habrás notado, esto va más allá de la esfera de lo verbal, de hecho, nos dice más una actitud y el lenguaje corporal que las palabras.

Tal vez te has encontrado con alguien que dice “buenos días” a todos, pero como una frase mecánica, frunciendo el ceño o haciendo mala cara, y lo que es peor, el resto del tiempo parece que se empeña en que no sea un buen día, sino una pesadilla en la oficina.

Otra excusa para rehuir a una conversación “es para evitar conflictos”, así que caemos otra vez en el engaño de que evitar a alguien es la solución a los problemas, pero si te das cuenta, es caer en una posición cómoda y hasta irresponsable.

Es importante realizar un autoanálisis, si tú eres el líder de un equipo, de un área o de una empresa, puede ser que en algún momento estés generando una división, recuerda que tú eres el modelo a seguir de tu equipo y lo que le estás enseñando es a escapar de los problemas.

La sincronización como el liderazgo inician con la conversación.

"¿Pero qué es esto?, me cuestiona un director de empresa hace algunos años," ¿Cómo que al conversar iniciamos un proceso de sincronización y liderazgo?, ¿Me estás diciendo que ahora todo mundo se la va a pasar platicando?"

"Es impreciso", le dije: Tenemos en nuestra mente al líder como aquel orador en el templete con micrófonos que va a dictar la conferencia de visión de negocio para que todos la sigan; o por otro lado charlas informales mal enfocadas que generan "radio pasillo". Eso no es conversar.

No es suficiente ponerlo por escrito

Por otro lado, al hablar de sincronización, pensamos que con el hecho de poner todas las actividades en procedimientos ya la gente iba a entenderlos y a aplicarlos eficientemente. Error, el problema es que nadie se los ha explicado siquiera y por otro lado el personal nunca tuvo una participación en su elaboración.

Regresemos a lo básico

Estoy seguro que conversar es una de las capacidades humanas que se han ido perdiendo en las organizaciones a través del tiempo.

Como lo hemos insistido durante años en nuestros procesos de consultoría en empresas en OneSOUL, es necesario regresar a lo básico, y esto significa retomar interacciones humanas que hemos ido perdiendo.

Uno de los elementos esenciales a eficientar el nivel de conversación que cada persona que dirige personas requiere.

Hemos caído en la trampa de la solución rápida, solamente oigo lo que el otro dice, pero no lo escucho, es decir, no profundizo, solo tomo lo esencial para tratar de resolver lo inmediato y todo sigue en un falso escenario de control, que tarde o temprano se romperá, pues al final el jefe controlador terminará por ofender, y el ofendido, de forma natural, responderá.

Afortunadamente aprendí estos conceptos a temprana edad profesional gracias a mi primer jefe en la Industria minera.

Sin temor a equivocarme, el ingeniero Carlos, quien en ese momento era el Superintendente de Planeación e Ingeniería pasaba al menos el 80% de su tiempo en sesiones cara a cara con sus mandos principales.

Un día me llegué a preguntar: ¿a qué hora trabaja entonces este Ingeniero? En mi ignorancia temprana no me daba cuenta que ¡justamente ese era su trabajo! Estaba sincronizando a las personas que dirigía.

Cuando me retiré de esta compañía me di cuenta que en esa área todos compartíamos los mismos valores, la misma energía, conocíamos a detalle lo que cada uno hacía.

Todos habíamos mejorado sobremanera, pero todo lo que se hacía individualmente estaba sincronizao con el objetivo del equipo en general.

Esa era un área con verdadero trabajo colaborativo. Todos estábamos sincronizados hacia lo importante, es decir lo que generaba valor.

El día de hoy el ingeniero Carlos es un gran empresario en la industria minera.

El reto

Conversar es un mecanismo que permite que el yo se una al tú y se forme el nosotros, eliminando el ellos o los individualismos.

Se escucha tan sencillo de entender como tan complejo es de hacer.

Los seres humanos somos racionales si, pero más bien nos dejamos llevar por el lado emocional, somos también personas espirituales que en mayor grado buscamos darle un sentido a a lo que hacemos.

Como líder, tu labor es indagar en las motivaciones de tu interlocutor, y eso no se logra más que conversando para generar confianza, hazlo sentir cómodo, así que cuida tu lenguaje y tu tono de voz.

Da la debida importancia a lo que dice tu gente, deja de juzgar y dedícate a escuchar, deja el teléfono a un lado, elimina distracciones.

Míralo a los ojos, no para desafiarlo, sino para entenderlo y acompañarlo, y claro, también guarda silencio en los momentos apropiados, no para escapar de la conversación sino para hacerle saber a quien está frente a ti que estás ahí para él.

Parece algo sencillo, pero si lo analizas bien, cada vez es más complicado tener una conversación proactiva.

Este es el momento de retomar ese viejo, y efectivo arte, que hemos olvidado.

Como Líder Cerrador debes ser capaz de levantarte de tu silla y solucionar tus conflictos de manera humilde, madura y profesional con cualquier colaborador.

Eres un sincronizador de equipos, no un estratega que busca abatir “enemigos internos”, y menos perder el tiempo en batallas donde no hay vencedor, ni vencidos, porque seguramente todos tienen el mismo objetivo de crecimiento, pero visiones diferentes de cómo alcanzarlo.

Si lo haces así, verás los resultados, y claro, no te olvides que al final de cada conversación debe haber compromisos bien claros, pues aunque puede haber momentos informales dentro de ella, debes tener siempre objetivos contundentes y como Líder Cerrador debes concretarlos.

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