Excel Reporting

Hace más de 20 años atrás conocí la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 y a muchas personas que lo utilizaban como una herramienta de apoyo para elaborar sus resúmenes y analizar sus datos de negocio, incluso algunas de estas personas gestionaban sus datos a través de macros e integraban archivos de texto generados en equipos mainframe.

Definitivamente Lotus 1-2-3 fue una gran herramienta, pero hoy día la aplicación Excel es la herramienta más común en todas las organizaciones, en este contexto, me atrevo a señalar que no hay alguien que no se apoye en Excel para realizar algún resumen, algún análisis o alguna gráfica que le permita mejorar el proceso de toma de decisiones o en todo caso mejorar su labor cotidiana.

En el mercado existen empresas que gestionan su negocio solamente con Excel (PYMES) y otras con un software robusto de gestión (Empresas Grandes/Corporativos), pero el denominador entre estas es que el usuario final sigue utilizando Excel. Se entiende que la PYME lo usa porque su presupuesto es reducido para adquirir un software de gestión y las Grandes/Corporativos lo usan porque su software de gestión no alcanza a cubrir aquellas necesidades de análisis de información que demanda el usuario final para su operación cotidiana del negocio. En ambos casos, Excel es una herramienta de apoyo que permite continuar operando el negocio o analizar información del mismo.

Aunado a lo anterior, la mayoría de los usuarios finales solo utilizan la funcionalidad básica de Excel (Formulas y Formato) y además invierten mucho tiempo/esfuerzo en integrar y preparar sus datos, esto conlleva a distraerse de su actividad principal. Son pocos los usuarios finales que explotan el potencial de Excel (Macros, Base de datos, Tablas/Graficas dinámicas, Formularios, Power BI, Power Pivot, etc.) automatizando sus reportes, resúmenes, dashboard’s e integración de su información, esto conlleva a focalizarse en su actividad principal.

En mi experiencia, he visto soluciones en donde Excel apoya al usuario final de distintas maneras y algunos ejemplos son:

• Generación de reportes y dashboard’s (Contables & Financieros, Ventas, Inventarios, Compras, Recursos Humanos, Marketing, Etc.) a partir de archivos de texto, bases de datos, hojas de Excel, archivos XML, etc.
• Aplicaciones para la gestión de cobranza y egresos con conectividad a base de datos
• Automatización de tablas y gráficas dinámicas a partir de base de datos
• Generación de dashboard’s para Power BI

Por último, estoy consciente que Excel no resuelve todas las necesidades del usuario final, pero si lo apoya en gran medida a mejorar su productividad.

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