Experiencia en Gestión Documental Digital

No nos cabe duda de que comenzar algo, cualquier actividad humana, está llena de incertidumbre, retos pero sobre todo de expectativas positivas en su ejecución. Asignar una cantidad importante de recursos empresariales, es una tarea que requiere visión, planificación, ejecución, medición, control y verificación. Cuando esto se debe hacer en una Empresa del Estado, cuánto mayor es el reto y la necesidad de ser muy fiel a la consideración del “fin público” que persigue y el cuido de los “recursos públicos” que corresponde.

Así, con lo que esto significa, procedimos a analizar millones de documentos en papel, cientos de procesos internos, análisis de flujos documentales, determinación de responsabilidades, roles, tiempos entre otros elementos.

Podemos atestiguar la “paradoja de la digitalización”. Así le llamamos nosotros. Encontramos que al menos un 95% de los documentos tramitados tienen origen electrónico, es decir, nacen en sistemas de cómputo, pero la salida (output) de esos mismos sistemas, los presentan en documentos en papel. ¿Por qué? Algunas de las razones son:

1.   Interoperabilidad: No existe tanta interoperabilidad de sistemas, formatos y especificaciones técnicas como debería. Hemos encontrado un universo de sistemas operativos, software de muy diverso origen, fuente de datos, lenguajes de programación y estilos. Sistemas legados, muy antiguos, de código cerrado y plataformas propietarias. No es “culpa de nadie”, solo es así. Así debemos trabajar por algún tiempo más.

2.   Exigencias normativas: En nuestro país, Costa Rica, por ejemplo, en varias Instituciones del Estado que siguen pidiendo documentos impresos. Algo tan simple como la cédula de identidad, se nos pide copia tras copia a cada trámite que damos. La Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Nº 8454, dio un paso monumental hacia la utilización prominentemente de documentos digitales. Esa ley data de 2005. 17 años deberían ser suficientes para que, al menos, todo el Estado, sus Instituciones, funcionen con firma digital. Pese a ello seguimos dependiendo de firmas manuales, de trámites manuales. Y vemos con preocupación soluciones que dicen firmar digitalmente, pero se hace mal, con los riesgos que eso implica.

3.   Mentalidad analógica: Hemos sido testigos de trámites que se permiten hacen con firma digital, pero aparece un señor juez o señora jueza, pidiendo impresos. El poder judicial, hace secuestros de documentos “en papel”. Hay materia de contratación administrativa, que es enorme en cantidad y variedad, que también “gusta” estar en formato de papel. Trámites financieros, con facturas impresas, comprobantes de pago impreso. Cierre de trámites internos para fondos de trabajo o “cajas chicas” todo en papel. Gestión de activos internos, vacaciones, trámites de RRHH todo en papel. Seguimos empapelando el mundo.

4.   Lentitud en acciones claras, precisas y rápidas para disminuir el uso de material impreso. La frase “papelitos hablan” sigue vigente. No solo no existen estrategias de transformación digital, sino que existiendo, su ejecución es lenta, disociada de la realidad de las Empresas, muchas quieren hacerlo todo de una sola vez y se resisten a las “victorias tempranas”. Los modelos de gestión Agiles como Scrum facilitan en mucho tener una visión de rápidos beneficios, una adecuada gestión de riesgos con procesos iterativos e incrementales de evolución. Se requieren soluciones pensadas para este mundo digital.

Porque podemos avanzar.

Hay mucha tierra fértil qué aprovechar. Encontramos muchas funcionarias y funcionarios públicos, que entienden, promueven y facilitan la gestión digital de los documentos mayoritariamente, respetando las excepciones que deben atender.

Es aquí, en donde sistemas de gestión documental especializados, generan un enorme valor para las Empresas. Sistemas pensados, diseñados, programados con mejores prácticas en materia documental. Respeto completo a la normativa y los dictados internos de las Empresas que en esa materia se requieren respetar. Hemos producido enormes ahorros presupuestarios con gastos evitados. Mientras un documento en papel, en toda su tramitología puede costar hasta 2000 colones (3 USD) en digital representa solo un 10% de ese costo. La recuperación de la inversión, en nuestras soluciones es realmente corta, con aportes de esa magnitud.

La gestión digital de documentos detona una variedad incalculable de posibilidades que se asocian directamente con la eficiencia interna administrativa y de cara a los clientes o ciudadanos, en caso de las Empresas del Estado. Velocidad de acción, alta disponibilidad, ubicuidad, accesibilidad, seguridad y mejora en la calidad de los servicios, son algunos de esos beneficios. Adicionalmente no imprimir, no utilizar papel tiene muchos beneficios ambientales: uso de papel, tala de árboles, agua, electricidad y CO2 evitado. La gestión digital de documentos es un beneficio planetario.

Existe la solución inteligente para la gestión digital de documentos, segura, sencilla, corta en su implementación e inicio de utilización, con una corta curva de aprendizaje. Probada desde hace más de 20 años en grandes Empresas del Estado y Empresas Privadas.

Contácteme y conversamos, le aseguro un diálogo abierto y claro, en el que podremos intercambiar conceptos de beneficio mutuo. Le ofrecemos, experiencia, conocimiento, empatía para con usted y su negocio. Juntos lo podemos hacer de manera muy exitosa.

Ya se nos acaba el tiempo. Se debe actuar ahora.

Quedo a sus órdenes.