Extrae automáticamente los datos de justificantes de gasto que en origen son un archivo digital

Con Sabbatic puedes extraer automáticamente los datos de los gastos que en origen son archivos digitales (pdf ó jpeg) y juntarlos con el resto de gastos de la empresa bien clasificados y a un solo click

Cada vez es más habitual que las facturas y tickets de gasto estén en formato digital (principalmente pdf y jpeg). A veces porque el propio proveedor los envía en este formato por email y otras veces porque los descargamos desde el portal web del propio proveedor.

Estos tickets y facturas de gastos que en origen, desde el proveedor, ya son digitales, conviven en las empresas con el resto de facturas y tickets que originalmente son en papel. Esto genera habitualmente algunas dudas en relación a la digitalización:

¿Cómo podemos digitalizar y almacenar estos gastos de diferente formato? ¿Qué valor legal tiene en cada caso el resultado de esa digitalización?

Para poder responder adecuadamente a estas preguntas, resulta imprescindible entender primero el marco legal que regula la llamada factura electrónica y analizar la casuística habitual a la que una empresa se enfrenta. Para ello, hemos contado con la colaboración del despacho Innotax, especializada en servicios legales fiscales y mercantiles.

Marco legal

El Reglamento de Facturación, en vigor desde 2013, ha venido a flexibilizar, de cara a las comunicaciones y envíos telemáticas, los requisitos exigidos para la consideración de una factura como electrónica. Anteriormente la factura electrónica era un documento enviado mediante medios telemáticos y firmado de forma digital a través de un certificado reconocido por la Administración (lo que garantizaba su contenido).

Ahora, según el artículo 8 del Reglamento de Facturación, las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

Por tanto, es factura electrónica aquella que ha sido expedida y recibida en formato electrónico, sin que se generen diferencias entre aquellas que han sido firmadas electrónicamente y aquellas que no.

Para que una factura electrónica sea válida debe cumplir los siguientes requisitos:

• Contener los datos del emisor y receptor, tener un número, fecha de expedición, describir los productos o servicios y desglosar el IVA.
• El cliente ha de dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas mediante el e-mail, mediante autorización expresa y por escrito, donde se indica la cuenta de envío.
• Que se garantice la autenticidad del origen e integridad del mismo. Por ello, se acostumbra a utilizar el correo corporativo de la empresa y un formato PDF donde no se puede alterar el contenido. Se aceptan los formatos xml, pdf, html, gif, jpg. y puede remitirse por correo electrónico o mediante puesta a disposición del cliente en un sitio web para su posterior descarga e impresión, si se desea.

En el caso de la factura simplificada no es necesario incluir los datos del receptor y tampoco desglosar el IVA.

De ahí que, las facturas electrónicas con firma digital o no, están equiparadas en valor legal desde la entrada en vigor del Reglamento.

Casuística más habitual

Atendiendo al formato de origen con el que un proveedor ha emitido un ticket o una factura de gasto, nos podemos encontrar con los siguientes formatos de justificantes de gasto:

• Justificante en papel: justificante expedido y recibido en formato papel que cumpliendo con los requisitos del Reglamento de Facturación, garantiza la autenticidad e integridad el mismo.
• Justificante digital con firma digital: justificante expedido y recibido en formato digital que cumpliendo con los requisitos del Reglamento de Facturación, garantiza la autenticidad e integridad el mismo y está firmado digitalmente.
• Justificante digital sin firma digital: justificante expedido y recibido en formato digital que cumpliendo con los requisitos del Reglamento de Facturación, garantiza la autenticidad e integridad el mismo.

En la mayoría de los casos, todavía hoy, la mayor parte de los tickets y facturas de gasto que se gestionan en las empresas son en formato papel. Sabbatic cuenta con digitalización certificada homologada por la AEAT y por todas las Haciendas Forales por lo que podrás digitalizar estos justificantes originales en papel a través de una fotografía hecha por medio de nuestra aplicación móvil o escaneando en lote a través de tu propio escaner conectado siempre a nuestra solución Sabbatic Oficina. Esta digitalización realizada a través de Sabbatic contiene firma digital, cumple con los requisitos del Reglamento de Facturación y garantiza por tanto la autenticidad e integridad del mismo. Al cumplir con todas las garantías legales, las empresas pueden prescindir de los justificantes originales en papel y eliminar todo el trabajo de archivado así como ahorrarse el espacio dedicado a ello.

Para los casos en los que un justificante en origen es expedido como un archivo digital (tanto con firma o sin firma digital) tienen ya en origen el valor legal de una factura electrónica. Ya son facturas digitales de pleno valor legal y por lo tanto no necesitan ser digitalizados. De hecho, no es posible digitalizarlos en tanto en cuanto ya son imágenes digitales de los justificantes en origen. Para el caso de estos justificantes expedidos en formato digital, Sabbatic cuenta con la posibilidad de subirlos a la Plataforma web de gestión de Sabbatic junto al resto de gastos digitalizados, extrayendo de manera automática los datos contables y añadiendo las etiquetas de clasificación necesarias que ayuden a almacenar dicho gasto de forma ordenada. De esta manera, la empresa, contará con una copia de seguridad de la imagen del justificante, de todos sus datos (los datos contables extraídos automáticamente y los analíticos añadidos por el usuario) y todo accesibles a un solo click.

Para añadir en Sabbatic un justificante que en origen está expedido como un archivo digital, solo tienes que acceder a tu Panel web de gestión y en la sección Mis gastos, donde habitualmente consultas todos tus gastos ya digitalizados, y utilizando el botón "Subir gasto" podrás seleccionar el archivo digital (pdf ó jpeg) que tienes guardado en tu ordenador. En ese momento en el que seleccionas el archivo a subir, podrás añadirle las etiquetas de clasificación (personalizadas para tu empresa) de manera que al subir dicho justificante digital, se extraen automáticamente todos los datos y se guardan junto a las etiquetas de clasificación asignadas. Te mostramos a continuación cómo se ve en el Panel web de gestión:

Un error grave con consecuencias legales que no debe hacerse es el caso de:

•  Justificante en papel digitalizado por un medio no certificado: se trata del justificante recibido en formato papel, que ha sido digitalizado por un medio convencional no certificado y que por tanto, carece de validez legal ante cualquier organismo oficial.

 ¿Te interesa esta funcionalidad? ¿Tienes dudas? ¿Hablamos? Contacta con el equipo de Sabbatic y te ayudaremos. Además, puedes consultar todas las funcionalidades disponibles para cada uno de los Planes SABBATIC en nuestra sección de la web PRICING.