FACTHOR - Hacia la empresa sin PAPEL

En el año 2001 estaba trabajando sobre la tecnología de firma electrónica: Certificados digitales, PGP, criptografía, …, cuando Bill Gates anuncia el TabletPC, un ordenador que básicamente era una pantalla, sin duda, el precursor del iPad y los tablets actuales. La idea de mezclar firma electrónica con tabletpc dio origen a la empresa Facthor Innovación SA: Podría eliminar el papel en las empresas creando un Registro de Entrada/Salida del papel, y cuando tuvieras que mostrar un documento, tendrías un TabletPC. Los documentos, independientemente de su soporte, papel o archivo, y formato, pdf, word, excel, …, se podrían firmar digitalmente y guardarse en un Gestor Documental.

Creamos dos programas cliente: Impresora y Escaner Facthor: Si los documentos que entraban o salían de la empresa eran digitales podías llamar a la impresora facthor, firmarlos y enviarlos al gestor documental. Si los documentos E/S eran en soporte papel, podías llamar al escaner, lo convertías en digital, lo firmabas y lo enviabas al gestor documental.

Estuve estudiando el sistema de almacenamiento en los gestores documentales: formato de archivos, sistema de clasificación, métodos de búsqueda, …, y llegué a la conclusión de que el sistema debería ser parecido al funcionamiento de Google: guardabas los documentos en pdf con texto (por lo que el programa de escaner tenía un OCR, reconocimiento de caracteres) y podías buscar un documento por cualquier palabra que contuviera el mismo. Los documentos podías clasificarlos y agruparlos con un sistema de metadatos simple.

Dos años después tenía el sistema informático preparado, y comenzamos a buscar clientes.

La legislación comenzaba a equiparar los documentos de papel firmados, con los documentos digitales. Las facturas, escrituras, contratos, …, eran documentos que en un momento dado, principalmente en litigios judiciales, deberías aportar como prueba.

El modelo de negocio era simple: En una empresa no debe haber ningún papel. Cuando tuvieras que mostrarlo, tenías un TabletPC para ello. Los documentos en papel de la empresa estaban en un Almacén de papel.

Los documentos que se reciben y se emiten estarán en el Gestor Documental y los que deban guardarse por su naturaleza: Escrituras, contratos, facturas, …, se pueden almacenar fuera de la la oficina de la empresa, en algún almacén de papel. Sólo se necesitarán rescatar cuando un juez, notario o Hacienda te lo pida. Existen empresas en las que las estanterías de papel ocupan un espacio considerable y el metro cuadrado de oficina es muy caro.

Comenzamos con Endesa: emitía 10 Mill. de facturas mensuales. Intentamos convencerlos que la factura digital firmada tenía el mismo valor jurídico que la factura de papel. Sus servicios jurídicos rechazaron el proyecto.

En CajaMadrid tenían un proyecto de oficina bancaria sin papel. Estudiamos todos los procedimientos para hacer un prototipo de Oficina SIN PAPEL. El sistema actual con la firma digital en una tableta se la propusimos a la Caja, pero su departamento jurídico la rechazó. Por lo visto cuando firmabas en una tableta no era equiparable a cuando firmas en papel con un bolígrafo, ya que la presión que el bolígrafo ejerce en el papel no podría estudiarse en una tableta. Lo que hoy es normal, hace 15 años era inviable.

Hablamos con los grandes centros comerciales. Cada pago con tarjeta emitía 2 recibos, uno para el cliente y otro para el centro comercial. Le propusimos que el recibo de pago que se quedaba el centro comercial pudiera digitalizarse, firmarlo digitalmente y almacenarlo. El ahorro era considerable, pero como siempre nos estaba pasando, su departamento jurídico lo rechazó.

No podía creerlo. La legislación equiparaba los documentos en papel con los documentos digitales firmados, pero ningún departamento jurídico de las grandes empresas aceptaba esa medida y todos rechazaban proyectos de digitalización de documentos, aunque estuviesen firmados digitalmente.

En vista de que éramos incapaces de vender el Gestor documental con firma electrónica, diseñamos un sistema de Gestión de Expedientes. Gestor Documental más procesos y personas que intervienen en los procesos. Los documentos se firmaban (sello de tiempo) y las personas con su certificado digital firmaban los documentos. Un expediente sin papel. Por lo visto en el 2005 eso eran ciencia ficción.

Hablamos con notarías, despachos de abogados, registros de entrada de administraciones públicas, etc. Todo fue en balde. Siempre chocábamos con los departamentos jurídicos.

El papel firmado era insustituible, aunque nadie verifique en el momento de la firma, si es auténtica. Pero no sólo los documentos firmados manualmente, ya que también se negaban a sustituir por formato digital documentos tales como presupuestos, recibos, facturas, …

Facthor tuvo que dedicarse a la creación de software en otros sectores y en el 2008 murió sin haber implementado ni el gestor documental con sus programa de impresora y escaner, ni el gestor de expedientes.

Probablemente en el proyecto Facthor me adelanté 20 años al mercado, porque aún veo muchas empresas atiborradas de papel. C’est la vie.