¡Firmar sus contratos laborales nunca fue tan fácil, rápido y seguro!

Ahora puedes firmar tus contratos laborales sin salir de casa y con todo el respaldo legal correspondiente. Esto es posible gracias al Decreto 526 de 2021 el cual reglamenta la firma electrónica en contratos laborales. Con esta reglamentación Colombia sigue caminando hacía la inclusión digital en las relaciones contractuales que busca el desarrollo económico y social, promoviendo la modernización. De esta manera, se evidencia el amplio alcance que tienen las soluciones tecnológicas en las relaciones empresariales e interpersonales.

El uso de la firma electrónica en los diferentes sectores económicos se encuentra autorizado mediante la ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, la cual establece que dicho mecanismo de suscripción es viable si existe consentimiento de las partes que intervienen en el negocio jurídico. Sin perjuicio de lo establecido en las anteriores normas, recientemente fue expedido el Decreto 526 del 19 de mayo de 2021, en el cual se fijaron las condiciones bajo las cuales los contratos laborales pueden ser suscritos haciendo uso de las firmas electrónicas.

 El mencionado Decreto tiene como fin último garantizar que se le brinden condiciones adecuadas a los trabajadores para que estos puedan suscribir sus contratos laborales de manera electrónica, evitando así que la falta de recursos tecnológicos sea una barrera para el acceso al trabajo.

 Para cumplir con dicha finalidad, el Decreto contempla las siguientes reglas:

 -      La firma electrónica podrá reemplazar la firma manuscrita solo si cumple con los atributos de autenticidad, integridad y no repudio exigidos por ley.

-      En caso de que el empleador opte por la celebración de contratos firmados electrónicamente, deberá suministrar al empleado los recursos necesarios para hacerlo, ya sea a través de servicios contratados a terceros siempre y cuando sus servicios cumplan con todo el aspecto legal.

-      El contrato de trabajo suscrito electrónicamente por ambas partes, deberá ser puesto a disposición por parte del empleador al empleado siempre a través del medio electrónico autorizado por el empleado.

-      Este proceso no deberá generar ningún costo adicional para el empleado. Los gastos correspondientes deberán ser asumidos por el empleador.

-      Para que se considere la firma legítima deberá coincidir con la fecha del contrato.

-      Los empleadores deberán garantizar la gestión digital de los contratos firmados electrónicamente protegiendo su autenticidad, integridad y disponibilidad ya que estos deberán estar disponibles para posterior consulta en el formato en el cual fueron creados.

-      La imposibilidad de firmar un contrato de trabajo electrónicamente no será impedimento para el acceso al empleo.

 Gracias a esta reglamentación se aclara aún más el panorama para la digitalización de los procesos de contratación de personal y gracias a LEYPAL, dichos proceso pueden materializarse.

 Leypal es una plataforma web diseñada para la suscripción de cualquier tipo de documentos de manera online. En donde podrás habilitar un perfil, al cual podrás acceder y tener a tu disposición todos los documentos que firmes utilizando nuestro software, así mismo, te garantizamos pruebas inequívocas a través de nuestro documento probatorio donde evidenciamos la trazabilidad de la firma desde que se recibe la solicitud hasta cuando termina el proceso.

 Debido a las necesidades que se presentan durante el proceso de contratación del personal, se ha desarrollado Leypal Solutions, con el cual buscamos facilitar la administración de los documentos de los empleados. Este desarrollo esta creado para que las áreas de talento humano de las empresas puedan tener un gestor documental que les permita digitalizar y organizar todos los documentos que conforman el contrato laboral.

 Teniendo en cuenta lo anterior, Leypal Solutions y la firma electrónica se convertirían en tu aliado estratégico ya que implementar estas dos soluciones supondría un ahorro de tiempo por cada contrato firmado, se eliminaría la necesidad de imprimir y gestionar toda la documentación del contrato en físico, tus empleados no tendrían que ir hasta tu oficina para firmar ya que lo pondrían hacer desde cualquier lugar y dispositivo. Sin dejar de lado el impacto tan importante que tendría para el medio ambiente, reduciendo hasta un 90% el uso del papel en el proceso de contratación. Teniendo en cuenta lo anterior, estarías ofreciendo un mejor servicio a tus trabajadores y clientes a través de una mejor experiencia de usuario.