USO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA EN LA RENOVACIÓN DE CONTRATOS DE TRABAJO TEMPORAL DURANTE LA VIGENCIA DEL AISLAMIENTO SOCIAL.
El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo comunicó el 31 de marzo de 2020, que en atención al estado de Emergencia Nacional “con la finalidad de proteger el empleo”, autoriza el uso de “tecnologías de digitalización, información y comunicación para sustituir documentos físicos y firmas ológrafas, conforme a las disposiciones vigentes en materia de simplificación administrativa”, señalando adicionalmente que, “excepcionalmente” la manifestación de la voluntad de las partes de contratar, también puede ser expresada mediante el uso de firmas escaneadas.
En este sentido, el estado de emergencia ha obligado a las instituciones a acercar la firma digital/electrónica a más personas, determinando que, excepcionalmente (esperando que la medida se implemente y mejore) más ciudadanos podamos acceder a contratos electrónicos, que serán suscritos con los recursos que a la fecha tenemos a nuestro alcance y que serán reconocidos por una entidad estatal sin tener que recurrir necesariamente a la tan complicada, costosa, poco conocida y, poco accesible, firma electrónica regulada desde el año 2000, mediante la Ley de Firmas y Certificados Digitales, Ley N° 27269.
Esta norma se orienta a que la situación de aislamiento social obligatorio no determine la ruptura de la relación laboral de trabajadores cuyos contratos hubieran vencido durante el plazo establecido como estado emergencia nacional, de tal forma que lo que busca es generar la posibilidad de la suscripción de adendas de renovación de los contratos de trabajo de personas que, antes del estado de emergencia actual, tenían previsto, conjuntamente con sus empleadores, mantener vigente su relación laboral.
Cabe resaltar que, el uso de la firma digital/electrónica propuesto por el Ministerio se apoya en lo dispuesto en el numeral 3.1 del artículo 3 del Decreto Legislativo N° 1310, Decreto Legislativo que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa, y sus modificatorias.
DATO IMPORTANTE
De otro lado, es importante observar que en el comunicado el ministerio no ha hecho referencia a nuevos contratos de trabajo, dejando de lado que la coyuntura actual, bien puede implicar la posibilidad de creación de nuevos puestos laborales en los sectores de primera necesidad que se mantienen funcionando. Esperemos que las circunstancias determinen el reconocimiento de las nuevas obligaciones generadas en este contexto.
Para reconocer la importancia de lo autorizado por el Ministerio, es necesario reconocer los antecedentes; por tanto, a modo de paralelo: hasta la emisión del comunicado, el Decreto Legislativo N° 1310, era considerablemente rígido en relación al uso de firma electrónica ya que autorizaba la utilización de la misma, conforme a lo regulado por el artículo 141-A del Código Civil o por la Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
Asimismo, era rígido pues establecía que la conservación del documento en el que constaba el contrato o adenda de trabajo, debía hacerse observando lo dispuesto por el Decreto Legislativo N° 681, sobre Uso de Tecnologías Avanzadas en Materia de Archivo, referente al uso de microformas.
Esta última norma, poco accesible o atractiva para ser puesta en práctica por empresarios de la mediana o pequeña empresa pues, el uso de una microforma, respecto de una relación laboral (de la que debería quedar registro a futuro y constancia de no ser manipulada en desmedro del trabajador), implicaba la intervención de un fedatario, lo cual constituye sin duda un costo adicional que no muchos están dispuestos a asumir.
Hoy por hoy, en caso de inspección de centros laborales o demás actividades de investigación relacionada a las condiciones de trabajo, las entidades estatales deberán valorar, tanto los registros electrónicos o digitalizados de los empleadores, como las pruebas electrónicas o digitalizadas que conserven los trabajadores pues, la remisión de mensajes que manifiesten la voluntad de continuar una relación laboral, se realizará sin la intervención del tercero depositario de la fe pública.
No es posible terminar la presente nota sin resaltar que el artículo 3, inciso 3.2. del Decreto Legislativo N° 1310 establece que “Cuando el pago de las obligaciones laborales económicas se deposite en cuenta por medio de empresas del sistema financiero (cuentas bancarias), el empleador puede sustituir la impresión y entrega física de las boletas o constancias de pago, por la puesta a disposición al trabajador de dichos documentos mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación (dígase whatsapp o correo electrónico u otro que la institución considere conveniente para la comunicación formal con sus trabajadores), siempre que el medio utilizado garantice la constancia de su emisión por parte del empleador y un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador”. Por tanto, para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, el empleador únicamente deberá conservar un registro electrónico de las transferencias e incluso archivos de los comprobantes de depósito digitalizados (escaneados) todo lo cual deberá ser considerado por las entidades administrativas o judiciales, según eventualmente, sea requerido.