Formación y Evolución Continuas

En momentos como los actuales en el que las empresas necesitan prepararse para un punto de inflexión en su crecimiento es necesario que la fuerza que las mueve sea reorientada y preparada para los nuevos objetivos. Este re direccionamiento supone un esfuerzo en cada capa de la organización, el equipo directivo debe definir los nuevos objetivos a conseguir, transmitirlo al resto de la plantilla y preparar las condiciones adecuadas para que el resto de los empleados puedan cumplir con éxito sus nuevas tareas.

Ante estas nuevas estrategias y con la limitación de nuevas contrataciones las empresas se ven obligadas a reconvertir empleados o a extender su ámbito de actuación para que puedan dar soporte en múltiples áreas y ello implica darles el conocimiento adecuado en sus nuevas tareas.

Es en la base del equipo donde es necesario allanar los obstáculos y capacitar mejor a cada empleado para que tengan el conocimiento necesario, el entusiasmo y la ambición que necesitan para seguir las nuevas directrices. Decidir qué funciones son necesarias, qué habilidades y conocimientos son los adecuados, quién debe tenerlos y sobre todo conseguir que los empleados adquieran estas capacidades es un trabajo crítico donde cualquier herramienta que dinamice este trabajo supone un elemento enriquecedor.

El departamento de recursos humanos desempeña un papel clave en este esquema. Tanto el área de Formación como el área de Selección y en especial la intersección de ambas son el eje sobre el que girará una capacitación correcta dentro de la empresa para que tanto los empleados existentes como los nuevos entiendan los procesos que deben abordar y aporten un valor extra basado en el conocimiento y la experiencia en su día a día.

Disponer de sistemas de datos que faciliten la gestión de la capacitación es un hito comúnmente superado. En la actualidad los sistemas de información no sólo deben gestionar el día a día sino también deben de facilitar, predecir y acelerar estos procesos. Un sistema que no se limite a registrar datos sino que suponga un uso eficiente de los mismos debe apoyarse en las herramientas web 2.0 y abordar el procesamiento de la información con una visión radicalmente innovadora.

Tradicionalmente los sistemas de capacitación se limitaban a gestionar de forma administrativa cursos, alumnos, profesores, aulas y recursos necesarios en la formación. El seguimiento de incidencias y los procesos posteriores a la finalización de los cursos consumía el tiempo de gestión y daba por resuelto el proceso que se mantenía en movimiento en una rueda constante de formaciones y eventos. El ámbito de los cursos era limitado en el tiempo y el espacio. Los alumnos asistían al curso un determinado número de horas, interactuaban con el instructor y el resto de participantes durante ese tiempo y una vez finalizada la formación el proceso de aprendizaje o renovación de conocimientos decaía drásticamente a la largo del tiempo.

La formación online y la web 1.0 primero ofrecieron todo un abanico de nuevas posibilidades para ampliar el proceso y los alumnos empezaron a enviar correos al resto de asistentes y con dudas al profesor o a participar en listas de correos para difundirlos más fácilmente así como a compartir documentos en silos aislados de información.

El estallido de las redes sociales y herramientas web 2.0 generaron un marco nuevo donde las interacciones empezaron a generar nuevos flujos de información disparando el tráfico en los datos y también haciendo más difícil seguir y controlar el mismo con el consiguiente ruido y aumento de la entropía. Rápidamente quedó claro que un uso estructurado en la forma de compartir información ayudaría a reutilizar contenidos de forma eficiente.

En este entorno es donde las herramientas colaborativas han dado un salto cualitativo en el modelo. En la actualidad la formación se convierte en un proceso vivo más interactivo en el que no sólo el profesor se limita a ser la única fuente sino que se genera una red de intercambio de información entre todos los participantes con diferentes canales y métodos de actuar.

SAP SuccessFactors ofrece una integración total entre la gestión de la formación y la plataforma para entornos colaborativos JAM. La variedad de herramientas 2.0 que se pueden añadir en JAM para dar soporte en la formación es amplia:

• Perfiles
• Grupos
• Discusiones y comentarios
• Microblogging y feed (subscripción a contenidos)
• Notificaciones email
• Seguimiento de personas y objetos
• Compartir documentos y videos
• Carpetas privadas
• Chats online
• Foros de discusión
• Microblogging
• Blogs and wikis
• Encuestas
• Gestión de tareas de grupo
• Aplicaciones móviles

La propia forma en la que JAM estructura el contenido no sólo facilita la generación de los mismos sino que posibilita la búsqueda de información por etiquetas o palabras clave, objetos de contenido similares a los buscados y recomendación de contenidos basada en las preferencias del usuario. Así mismo los informes e índices clave facilitarán tener una medida del impacto en la formación asociada y detectar a las personas claves impulsoras del conocimiento. En otro ámbito los informes sobre incremento o decremento del uso de los entornos colaborativos indicarán donde es necesario reforzar, actualizar o ampliar la formación.