Gastos deducibles: autónomos y sociedades

El ahorro fiscal supone uno de los mayores retos para empresas y autónomos. Por eso, conocer los gastos deducibles es muy importante, ya que nos permitirá pagar menos impuestos a la Agencia Tributaria. 

Si quieres ahorrar en impuestos y optimizar tus gastos, quédate con nosotros en este post donde te explicaremos qué son los gastos deducibles, cómo diferenciarlos de los no deducibles y cuáles son los más comunes para autónomos y para sociedades. 

¿Qué son los gastos deducibles? 

Los gastos deducibles son aquellos pagos que hacen los autónomos o empresarios y que son necesarios para poder desarrollar su trabajo. Como, por ejemplo, las herramientas que compra un carpintero para su taller.

Cualquier gasto deducible tiene una base imponible (el precio sin impuestos) y otros importes, que normalmente son impuestos (IVA e IRPF), pero también pueden ser otros, como costes de gestión o comisiones.

Por más que se pague todo junto, Hacienda trata estas dos partes de forma diferente. Por eso, muchas veces se confunde el gasto (base imponible) del impuesto (IVA), aunque se puede ahorrar por ambas partes:

Base imponible

Lo que se considera gasto en sí es la base imponible y tiene relación con el IRPF.

En la declaración de la renta, todos los gastos deducibles se restan a los ingresos netos. De manera que cuando Hacienda calcula los impuestos que tienes que pagar, la cifra en la que se basa es más baja y, por ende, se reducen los impuestos.

IVA

El IVA, aunque también se puede deducir, no se considera un gasto, sino que funciona como una recaudación de impuestos.

El IVA soportado (el que has pagado por los gastos deducibles) se resta del IVA Repercutido (el que has recaudado a través de tus facturas emitidas), de manera que la cantidad a pagar será más baja o, incluso, puede salir a devolver. 

Este es un proceso que se suele hacer trimestralmente.

Requisitos de los gastos deducibles

A pesar de que el concepto es relativamente sencillo, en la práctica puede resultar complicado. 

Sin un gestor, la deducción de gastos es el área donde más errores fiscales cometen autónomos y PYMES, ya que depende de muchas variables.

Para no tener problemas con Hacienda, debemos demostrar que los gastos deducibles cumplen con unos requisitos:

• Deben ser gastos necesarios para poder desarrollar tu actividad económica. 
• Siempre deben ir justificados y documentados con todos sus datos (facturas, nóminas, recibos, etc.).
• Deben estar contablemente registrados. Es decir, tienen que estar reflejados en las cuentas de pérdidas y ganancias del ejercicio correspondiente.
• Deben estar correlacionados con un ingreso. Tienes que poder demostrar que efectivamente has realizado el servicio/producto que ha motivado el gasto. 

¿Cuáles son los gastos deducibles?

En general, los gastos deducibles más comunes son: 

• Los propios del consumo de explotación (material para el desarrollo de la actividad).
• Cotizaciones a la S.S. por la cuota de autónomo y la cuota de empleados en caso de contratación.
• Se podrá deducir el 50% de las aportaciones a mutualidades de previsión social.
• Sueldos y Salarios de los trabajadores.
• Gastos asociados a la contratación de servicios profesionales (asesores, abogados, auditores…)
• Gastos de publicidad, relaciones públicas, página web, dominio y servidor.
• Primas de seguros.
• Amortización.
• Gastos financieros.
• Arrendamientos de locales, sus suministros y las reparaciones y gastos de conservación.

Gastos deducibles: autónomos

Hay una serie de gastos muy habituales entre los autónomos que presentan algunas peculiaridades y siempre generan dudas, debido a que se usan tanto para la actividad económica como para el uso personal. Esto se llama el grado de “afectación a la actividad”.

Hacienda viene siendo cada vez más exigente en cuanto a los requisitos para justificar este tipo de gastos. 

Estos son los más comunes:

Local u oficina, en alquiler o en propiedad

Generalmente, no presentan problemas, deberás notificar a Hacienda los datos de local en el momento de darte de alta, y de este modo, podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si es en propiedad.

Local u oficina en la vivienda habitual 

Deberemos notificar a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 10% y un 40% como máximo. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje.

Gastos de teléfono

Hacienda te permitirá la deducción siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Solo así podrás justificar que el gasto está “afecto a la actividad”.

Vehículo y gastos asociados (mantenimiento, seguro, gasolina…) 

A efectos del IRPF, solo se admiten íntegramente como gastos en el caso de que su utilización se destine a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. 

El resto no podrán deducirse estos gastos por el IRPF ni por IS, y solo hasta un 50% en el caso del IVA.

Gastos de viajes y representación

Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional.

Gastos deducibles: Sociedades

Partimos de que, para que el gasto sea fiscalmente deducible, el mismo deberá estar debidamente contabilizado, deberá estar justificado con soporte documental, deberá imputarse en el período impositivo en que se devenguen y deberá estar correlacionado con un ingreso.

Por tanto, los gastos que puedes deducir son:

• Consumos de explotación.
• Sueldos y salarios.
• Seguridad Social a cargo de la empresa.
• Otros gastos del personal.
• Arrendamientos y cánones.
• Reparaciones y conservación.
• Servicios de profesionales independientes.
• Otros servicios exteriores.
• Tributos fiscalmente deducibles.
• Gastos financieros.
• Amortizaciones.
• Provisiones.
• Otros conceptos fiscalmente deducibles.
• Seguros de enfermedad.
• Pérdidas por insolvencias de deudores.

¿Cuáles son los gastos no deducibles?

Sin embargo, bajo ningún concepto, podremos deducir los siguientes gastos:

• Las retribuciones de los fondos propios de la sociedad. Concretamente, los dividendos y otras formas de retribución a los socios por su participación en el capital social. Así como los préstamos participativos otorgados por entidades que formen parte del mismo grupo de sociedades. 
• Los gastos derivados del Impuesto de Sociedades. 
• Las multas y sanciones. 
• Las pérdidas del juego. 
• Los donativos y liberalidades (aquellas en las que no se acredita la relación del gasto con la promoción de la actividad). Sin embargo, sí que serán deducibles: 
• Los gastos de relaciones públicas con clientes o proveedores, como las comidas. No obstante, solo se pueden deducir los gastos con el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios de la empresa.
• Los que, con arreglo a los usos y costumbres, se efectúen respecto del personal de la empresa. Por ejemplo, las cestas de Navidad. 
• Gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios. 
• Aquellos que se hallen correlacionados con los ingresos.
• Los gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico.
• Los gastos por servicios prestados desde paraísos fiscales o pagados a través de personas o entidades allí residentes, salvo que el contribuyente pruebe que el gasto devengado corresponde a una operación o transacción efectivamente realizada.
• Los gastos financieros devengados en el período impositivo derivados de deudas con entidades del grupo según los criterios establecidos en el artículo 42 del Código de Comercio.
• Los gastos desproporcionados derivados de la extinción de la relación laboral, común o especial, o de la relación mercantil, cuando excedan de ciertos límites.
• Los gastos correspondientes a operaciones realizadas con personas o entidades vinculadas que, como consecuencia de una calificación fiscal diferente en estas, no generen ingreso o generen un ingreso exento o sometido a un tipo de gravamen nominal inferior al 10%.
• Las amortizaciones y provisiones que excedan de los límites y supuestos señalados en la norma.
• No serán deducibles los gastos por provisiones y fondos internos para la cobertura de contingencias idénticas o análogas a las que son objeto del Texto Refundido de la Ley de Regulación de los Planes y Fondos de Pensiones. Estos gastos serán fiscalmente deducibles en el período impositivo en que se abonen las prestaciones.

Conclusión

Como puedes ver, el ahorro fiscal es un tema complejo y amplio, que implica muchas variables y puede ser difícil de gestionar si no eres experto en la materia. Por tanto, se trata de un tema que la mayoría de empresas y autónomos dejan a cargo de su asesor. 

Si quieres optimizar tus gastos y ahorrar en impuestos, contacta con nosotros. Te ayudaremos a sacar un mejor partido de las finanzas de tu negocio, para que enfoques tu energía y recursos donde toca.